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Reportajes y análisis

Hoy en día, impresoras. Mañana, ¿"periféricos integrados"?

[29/05/2012] Salieron 42 viejas máquinas copiadoras en blanco y negro con interfases adaptadoras que les permitían servir como impresoras. Ingresaron 42 nuevas impresoras miltifuncionales (MFP, por sus siglas en inglés) que pueden imprimir en color, copiar y escanear directamente a e-mail, fax o archivos. Y el dueño, el Park Hill School District en Kansas City, MO, ahorra 19 mil dólares al año.
"El escaneo ha sido importante, a medida que ingresamos a la era digital y digitalizamos recursos acumulados en papel", señala el director de tecnología del distrito, Brad Sandt.
Su experiencia parece ser parte de una tendencia mundial, que ha estado sucediendo desde hace bastante tiempo: ha medida que más documentos se leen en la pantalla en lugar de en papel, los fabricantes de impresoras están luchando por ofrecerle a sus usuarios medios  avanzados, las MFP que escanean, envían fax y sacan copias, además de imprimir. (Las unidades de Sandt, de Konica Minolta, también engrapan, perforan y hacen encuadernación). Se pueden integrar al software de negocios para, por ejemplo, automatizar el flujo de documentos. Y, por supuesto, imprimirlos.
Caída de las impresiones
La búsqueda de un nuevo papel para las impresoras de gama media y alta al parecer proviene de una constatación de que la oficina sin papeles -que los expertos han estado prediciendo desde hace décadas- por fin puede estar sucediendo. Con base en la retroalimentación de sus clientes en América del Norte, la firma de investigación Gartner Inc. ha concluido que el número de páginas impresas por mes en las oficinas, por empleado, se ha reducido de alrededor de mil en el 2005 a la mitad en el 2012, señala el analista de Gartner, Federico de Silva.
"¿Cuándo fue la última vez que creó un documento en papel?", pregunta De Silva. "En vez de folletos impresos en las reuniones, los gerentes llevan material electrónico".
El fabricante de impresoras Hewlett Packard ha visto una reducción menos dramática, señala David Laing, director de marketing de producto en HP. "En los mercados emergentes estamos viendo un crecimiento dramático en el volumen de las páginas que se imprimen, pero en los mercados maduros estamos viendo pequeños descensos año a año", añade.
En cuanto a las impresoras en sí, la firma de investigación IDC informa que la demanda mundial de periféricos de impresión creció menos del 1% en el 2011 y disminuyó 3,4% durante el último trimestre del año. Pero dentro de ese flácido mercado, las impresoras multifuncionales sobresalen, con un crecimiento de ventas anual del 17%.
Mientras tanto, hacer que las impresoras cuesten menos al imprimir más páginas por minuto con una resolución más alta, parece haber llegado a un punto en el que está disminuyendo el rendimiento. "Más barato, más rápido y mejor ya no importa", señala Larry Jamieson, analista de Photizo Group, una firma de investigación de mercado en Midway, Kentucky.
Los proveedores prefieren confiar en las nuevas características (como ocurre con las MFP) e iniciativas de marketing para diferenciar sus productos. Estas incluyen el poder de procesamiento y aplicaciones nativas adecuadas para la integración en los flujos de trabajo, impresión remota, características de seguridad, compras contractuales con condiciones más favorables y servicios gestionados de impresión, donde los vendedores se preocupan por optimizar la flota de impresoras del cliente.
Nuevas aplicaciones
Las MFP (o impresoras multifuncionales) han existido por años, pero la nueva generación incluye procesadores y memoria que soportan aplicaciones accesibles por el usuario, pantallas táctiles para el control local, API publicadas para ayudar a establecer vínculos con las aplicaciones informáticas, y flujos de trabajo e interfases de red para que puedan ser compartidas por múltiples usuarios finales.
Muchas impresoras MFP pueden realizar un análisis ad-hoc a un archivo o a una aplicación determinada, pero las multifuncionales más recientes pueden realizar una tarea más sofisticada llamada captura de transacciones, señala Harvey Spencer, jefe de la sede en Nueva York de Harvey Spencer Associates, especialistas en la captura de datos.
Mike Morper, vicepresidente de Notable Solutions Inc., describe a una típica solución de captura de transacciones basada en multifuncionales: un usuario inicia sesión y selecciona una aplicación de una lista en el panel de control de la MFP, como un "sometimiento al envío" en el tratamiento de una factura.
La pantalla le pedirá información básica, como el número de factura, la cantidad y el nombre del proveedor. Por último, el software accederá a un servidor de base de datos a través de la red de oficinas y le presentará al usuario una lista de proveedores con órdenes de compra abiertas. El usuario elige el proveedor correcto, presiona un botón y la factura es escaneada. La imagen será enviada a un procesador de aplicaciones por separado, que puede extraer más información de la factura a través del reconocimiento óptico de caracteres, explica Morper.
"Estamos viendo la adopción por los mismos usuarios que pasaron por alto el concepto de captura hace 15 años", añade Morper. "Pero en lugar de enviar todos sus documentos a un buzón central, puede hacer que el experto en la materia ponga uno o dos documentos a la vez en una MFP y los entregue al proceso correspondiente del negocio".
El lado negativo es que un integrador debe ser compatible con cerca de 500 diferentes dispositivos multifuncionales, añade. "Los dispositivos del mismo fabricante pueden no ser muy diferentes, pero los dispositivos de diferentes fabricantes pueden ser tan diferentes como Windows y Macintosh. Partiendo de cero, solo hacer que el cliente funcione dentro de un dispositivo puede tomar de cuatro a seis meses", señala Morper. El software detrás de los paneles de control de las MFP también está dividido entre los sistemas propietarios, Java y navegadores, añade.
Mientras tanto, los datos emitidos por la impresora multifuncional tienen que estar en cualquiera de los cerca de 30 formatos de software, como IBM Content Manager o Microsoft SharePoint, muchas de las cuales están sujetos a revisiones periódicas, añade, por lo que el software de la MFP también tendrá actualizaciones periódicas.
Algunas impresoras tienen aplicaciones integradas o para descargar. Sin embargo, en comparación con los cientos de miles de aplicaciones que han surgido para los entornos de teléfonos inteligentes iPhone y Android, los expertos no están impresionados.
"Estas son las características de conveniencia para los usuarios que desean alguna información rápida de la Internet", señala Keith Kmetz, vicepresidente de IDC. Esta instalación "no puede ser algo que impulse a la tecnología".
Impresión remota
Los vendedores también han estado apresurándose para que sus impresoras en red soporten la impresión a distancia o remota, y a la vez soportar la cada vez mayor cantidad de usuarios de dispositivos móviles. Hay varias maneras de hacer esto y ninguno se ha convertido en estándar.
Por ejemplo, el enfoque de HP incluye dar a cada impresora una dirección de correo electrónico para que el usuario pueda enviar sus archivos. Sin embargo, dado que la aplicación que hace la impresión no reside en la impresora, la impresora solo puede imprimir los archivos de determinados formatos estándar.
Lexmark, por su parte, propone una impresión remota a través de la nube, sin usar el correo electrónico como intermediario. A través de Lexmark Solutions Platform (Cloud Printing), es posible imprimir desde cualquier dispositivo en cualquier lugar del mundo y liberar el trabajo de impresión en cualquier equipo Lexmark conectado a la nube. Por otro lado, Lexmark Mobile Printing permite que los usuarios de iPhone, Blackberry o sistemas Android puedan descubrir equipos e imprimir directamente desde sus dispositivos móviles, e identificarse y liberar trabajos a través de la pantalla de estos dispositivos.
Otro ejemplo es el de Konica Minolta, que tiene algunas impresoras que se pueden conectar a través de WiFi e imprimir en formato PDF, Microsoft Office y la mayoría de los formatos de imagen, señala Dino Pagliarello, director de marketing de producto de Konica Minolta.
El enfoque de Xerox implica que el usuario envíe un documento por correo electrónico desde un smartphone a un servidor de impresión dentro del firewall de la organización, donde el usuario puede hacer que se imprima después de ingresar un código que el servidor envía al teléfono inteligente, añade Shell Haffner, gerente de marketing de productos de escritorio en Xerox. El documento se imprimirá por la aplicación que lo ha producido, indica.
Las cuestiones de seguridad
Con las impresoras dependiendo de la red, en teoría, están expuestas a ser hackeadas. Sin embargo, las fuentes de minimizan ese peligro, diciendo que hay demasiadas garantías.
"Creo que es una tormenta en un vaso de agua", dice el analista Jamieson.
Pero hay otros graves problemas de seguridad, como el mostrado en un informe especial de la CBS News de abril del 2010. Los reporteros fueron a un almacén repleto de copiadoras que habían sido devueltas por arrendamiento, compraron cuatro y examinaron el contenido de sus discos duros en busca de las imágenes de los documentos que las máquinas habían copiado o escaneado. Ellos encontraron listas de delincuentes sexuales en Buffalo, Nueva York; 95 páginas de talones de cheques de una empresa constructora con los números de la seguridad social; planes de construcción de un edificio en Manhattan, cerca de la Zona Cero y 300 páginas de registros médicos.
"Antes de aquel informe, ninguno de los vendedores encriptaban los datos en los discos duros", señala el experto en captura de datos, Spencer. "Ahora, todos lo hacen".
Otras formas de seguridad incluyen los procedimientos de autenticación destinados a controlar el uso mediante la identificación de los usuarios. Cada usuario puede tener un perfil de configuración que limita o controla el uso. Por ejemplo, solo los usuarios del departamento de marketing pueden usar el color y todos los usuarios pueden tener un límite en el número de páginas que pueden imprimir. La autenticación se puede hacer a través de inicio de sesión, o con lectores de tarjetas o tarjeta de identificación conectadas al servidor de impresión, como en el caso de Park Hill School.
"Cualquier cosa que cueste más de mil dólares tiene características de seguridad que le permiten controlar el acceso", señala Jamieson. "Es una cuestión de la aplicación real de estas características".
Las fuentes añaden que esas limitaciones a veces también son impuestas sobre la base de la aplicación que realiza la impresión. Por ejemplo, el software que imprime el correo electrónico se puede limitar a blanco y negro, mientras que las presentaciones de PowerPoint y hojas de cálculo están autorizadas a utilizar el color.
Sandt señala que la mayor parte de los ahorros de Park Hill vienen de una reducción del 11% en la impresión que es el resultado del uso de la impresión de arrastre o pull printing. (Vea el recuadro). También descubrió que, previamente, el 8% de las impresiones no fueron recogidas, lo que supone un riesgo para la seguridad.
Cuestiones contractuales
Monitorear quién imprime qué es importante por razones financieras y de seguridad, ya que una mayor gama de impresoras se adquieren con contratos de servicios que incluyen el remplazo de tinta o tóner (y posiblemente de papel). Al comprador se le cobra por cada página impresa, a una tasa general menor que el costo al por menor de tinta o toner. Sandt de Park Hill, por ejemplo, señala que él era capaz de cortar el costo por impresión de página en su distrito en un 70% a través de este tipo de contrato.
Las fuentes están de acuerdo en que la tarifa es de un centavo o dos en blanco y negro, y de ocho a 13 centavos de dólar a color. Pero si se imprime un mensaje de correo electrónico que incluye una única dirección URL con un subrayado azul, ¿es que una página a color? La respuesta varía según el proveedor.
Por ejemplo, Haffner señala que el software de Xerox diferencia entre el estricto blanco y negro, diminuto uso del color, usos moderados de color y color. El sistema cobrará la tarifa de blanco y negro si solo hay direcciones URL, y la mitad de la tarifa a colores para las hojas de cálculo con celdas resaltadas, añade. Los folletos a color son, por supuesto, considerados como a todo color. Alrededor del 70% del consumo cae en la categoría de blanco y negro o uso parcial del color, añade.
Sandt, cuyo contrato es con Konica Minolta, señala que una dirección hará que la página sea considerada a color, por lo que los controladores de impresión se establecen en la escala de grises por defecto. Los usuarios individuales, por su parte, tienen una cuota de páginas en color que pueden imprimir.
Servicios gestionados de impresión
Si una flota de impresoras va a tener funciones para controlar los costos, los compradores también querrán utilizarlas para fines de planificación, y los vendedores a menudo ofrecerán ayudar sus esfuerzos a través de un acuerdo llamado servicios gestionados de impresión.
"Muchas empresas grandes lo están haciendo, y ahora incluso las empresas pequeñas y medianas le están prestando más atención", añade Jamieson. "Los vendedores les dicen que remplacen las máquinas poco usadas por dispositivos compartidos para eliminar los costos innecesarios".
Estos servicios han sido la razón principal para la adopción de dispositivos multifuncionales, agrega Barbara Richards, una consultora de InfoTrends, una firma de investigación de mercado, ya que permiten a los usuarios reducir el número de dispositivos que poseen, proporcionando ahorro de costos solo mediante la reducción del consumo de energía.
"Ya no se ven copiadoras solas, se ven impresoras con escáner, fax y gestión de documentos", señala. "Es una espada de doble filo para los vendedores, ya que no quieren perder el negocio. Ellos han sido muy inteligentes al respecto, y han estado ofreciendo soluciones de flujo de trabajo. La MFP es la rampa de acceso a todo ello".
Lamont Wood, Computerworld (EE.UU.)