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Casos de éxito

Nissan Maquinarias pasa a Google Apps

En búsqueda de la innovación

[12/06/2012] La elección de una nueva plataforma es una tarea difícil pero ayuda el que las alternativas sean bien conocidas. Eso es algo que está ocurriendo actualmente con las soluciones de nube, en donde una de las opciones es la conocida plataforma Google Apps for Business.
Nissan Maquinarias optó este año por pasar a esta plataforma. Conversamos sobre los detalles del proceso con Daniel Tamashiro, gerente de Procesos y Tecnología, y con Stephanie Rivera, gerente de Negocios de Tigabytes, empresa implementadora de la solución.
La elección
En la actualidad son dos opciones las que dominan el mercado de nube: Office 365 y Google Apps for Business. Nissan Maquinarias optó por la segunda pues tenían un afán de innovar, aunque las consideraciones económicas también jugaron un rol considerable.
Daniel Tamashiro, gerente de Procesos y Tecnología, y con Stephanie Rivera, gerente de Negocios de Tigabytes.
Creo que Google, por un tema de costos también, nos daba la oportunidad de hacer un giro de 180 grados y obtener lo mismo a un menor costo y de una manera más divertida, sostuvo Tamashiro.
Nissan Maquinarias calculó que con la solución de Google podría ahorrar un poco más de 100 dólares anuales por usuario, frente a la solución de Microsoft.
Lo que calculamos fue cuánto nos costaba renovar la licencia a cada usuario -o una licencia nueva de Office-, y cuál era el costo detrás de todo esto (hosting, administración, antivirus, etc.,). Calculamos un costo por persona de, aproximadamente, 160 dólares; mientas que el costo anual de una licencia de Google es de 50 dólares, sostuvo el ejecutivo.
Una vez hechas estas comparaciones se decidieron por Google Apps for Business.
Tamashiro señaló que con la antigua plataforma de correo se topaban con el clásico problema de que los correos rebotaban cuando la bandeja de entrada de la cuenta se encontraba llena. Además, ese era un signo de que la capacidad asignada era muy reducida.
Por otro lado, no ofrecía mayor interacción entre las personas. Era una plataforma que debía ser cambiada.
Y eso ocurrió en febrero del presente año.
La implementación
Ese mes, luego de decidir por la solución, fijaron un proceso de implementación que se desarrollaría en tres grupos. El primero estaría conformado por los miembros del equipo de TI más el gerente general.
Este grupo fue denominado Core IT fundamental por dos motivos: el primero, porque fue el primer filtro para cuestionar la solución -es decir, donde se levantaron primero las preguntas de cómo se hace tal cosa-; y, segundo, por que sirvió como parte de la estrategia el incorporar al gerente general, Carlos Chiappori, quien ejerce un gran liderazgo en la empresa. Su presencia en el primer grupo de la implementación, le ofreció empuje y liderazgo al proyecto.
Carlos Chiappori es una persona que tiene mucho liderazgo en la empresa; y las cosas que el hace y dice son tomadas en cuenta por todos. Fue parte de la estrategia también que Carlos nos ayude a liderar este proceso, sostuvo Tamashiro.
El trabajo con este grupo duró aproximadamente un mes, pero en paralelo se trabajaba con un segundo grupo: el de los Early Adopters. Este grupo estaba conformado por las personas que ya tenían una cuenta de Gmail -y por tanto les iba a ser familiar la solución de correo- o que ya contaban con experiencia en el uso de algún servicio de correo en web.
Contra la que podría pensarse, de las más de 600 personas con las que en ese momento contaba la empresa, solo unas 40 pudieron ser parte de este grupo. Una estimación con la que no contaban los implementadores.
Por tanto, este grupo representó una primera prueba de fuego. Y de hecho, este grupo -a decir de Tamashiro- fue el más ácido en sus comentarios en cuanto a la nueva plataforma. Sus cuestionamientos se dirigían principalmente a como hacer esto que hacía antes en la plataforma anterior.
Nuevamente, Tigabytes se encargó de resolver todas las dudas de este segundo grupo, y tener todo listo para pasar al tercer grupo: el resto de la compañía.
Al ser un grupo grande y sin experiencia había que prepararse. De hecho, Tamashiro relata que se implementó toda una estrategia del cambio para poder trabajar con este grupo. Con este conjunto de personas se trabajó durante otro mes, pero de esas cuatro semanas tres se dedicaron a preparar al grupo para el cambio.
Se visitó los 18 locales de la empresa, incluso los que se encuentran en provincias, y se llevó a mimos que ofrecían una forma más relajada de preparar a las personas para el cambio. Incluso se dieron obsequios relativos al proceso.
La estrategia funcionó. De hecho, este último grupo fue el que menos cuestionamientos ofreció a la implementación; en parte, claro, debido a que se dio información en base a los cuestionamientos que aparecieron con los dos grupos anteriores.
El proceso se inició en febrero y culminó en la segunda semana de marzo.
Nosotros, en nuestra evangelización, encontramos un cliente especial que es Nissan Maquinarias. Es especial porque tenia en claro que quería apostar por la innovación, convencerlos no fue difícil, recuerda ahora en perspectiva Stephanie Rivera de esta experiencia.
Beneficios
Una de las ventajas de esta innovación -la que más valora Tamashiro- es el uso del chat al interior de la organización. Esta herramienta ha sido ampliamente adoptada por todos los niveles, y se ha convertido en uno de los métodos predilectos de comunicación en la firma.
En la implementación no se calculó un ROI sino que la decisión se basó en el cálculo que explicamos líneas arriba.
Recomendaría identificar las principales dolencias con la antigua plataforma, los beneficios que se van a obtener con la nueva y vender estos beneficios. El tema del manejo del cambio es muy importante y planificar esto es básico, finaliza Tamashiro.
Jose Antonio Trujillo. CIO Perú