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Casos de éxito

InVita se vuelve móvil

A través de Google Apps

[19/06/2012] A inicios del año pasado Lorena Rojas, gerente de Operaciones y Tecnología de InVita, había ingresado a la compañía y comenzaba a empaparse de las necesidades tecnológicas de la firma. Una de las primeras áreas que llamó su atención fue la comercial. Los colaboradores de este grupo deseaban contar con un mejor servicio de correo electrónico, pues el que tenían era limitado.
Rojas realizó un diagnóstico ampliando su pesquisa hacia otras áreas de la compañía, y concluyó que era necesario mejorar las comunicaciones de toda la firma. Fue así que comenzó a buscar alternativas y al poco tiempo, en junio, ya se encontraba convencida que deseaba una solución de nube. Luego de más análisis, concluyó también que la mejor opción evaluada era la de Google Apps. Entonces, junto con Soluciones Orión, implementador de Google Apps, comenzó el proceso de cambio hacia esta solución de nube.
Las necesidades
Digamos que lo que te anima inicialmente es el correo. Mi negocio no es manejar el correo ni las comunicaciones sino los seguros, y lo que debo hacer es dar ventajas competitivas a los comerciales para que puedan cerrar sus transacciones de forma móvil, en cualquier lugar. Y es ahí donde interviene una plataforma colaborativa, sostiene Rojas.
InVita contaba antes de la implementación de Google Apps con un sistema de correo basado en Zimbra, que ya quedaba corto para las actuales necesidades de la empresa. La movilidad se estaba instalando como una de las características que debía ofrecer TI a sus colaboradores comerciales, y por ello era necesario realizar el cambio hacia una plataforma que ofreciera movilidad.
Google Apps fue entonces una solución atractiva pues posibilitaba que los colaboradores pudieran revisar sus correos desde la calle, utilizando los nuevos smartphones con Android con los que la empresa los estaba dotando.
La movilidad es toda una estrategia, pues es la carretera por donde van a correr todas las aplicaciones que ya estamos desarrollando. Los dispositivos van de la mano con la tecnología que vamos a aplicar para ganar una movilidad geográfica con Android, con nube y con virtualización, sostiene la ejecutiva.
Y como señala Rojas, el correo fue el atractivo inicial pero más tarde percibieron los otros beneficios que otorgaba la solución. Pero primero veamos la forma en que se realizó la implementación.
Implementación
La decisión se terminó de tomar en julio y, rápidamente, en semanas, se realizó el proceso de implementación que concluiría en setiembre.
La firma cuenta con un total de aproximadamente 600 usuarios que se dividen en diferentes áreas. El plan consistió en realizar -en primer lugar- la migración con las personas que habían manifestado primero su necesidad: los colaboradores del área comercial. Éstos conforman un grupo de más de 300 personas que pasaron a Google Apps con la ayuda de un equipo conformado por Soluciones Orión.
Uno de los pasos fundamentales fue escoger a un grupo de capacitadores que fueron, a su vez, capacitados en la nueva herramienta, para que pudieran luego contagiar al resto de sus compañeros de trabajo con los conocimientos que se les dio de la solución.
Capacitamos primero a un grupo que pensábamos que eran líderes o facilitadores de tecnología, y ese grupo contagiaba al resto de los equipos. Pero igual la primera semana sonaba el help desk, estábamos todos atentos a resolver cualquier incidencia, sostuvo Rojas.
El segundo grupo fue el de las áreas administrativas, y entre uno y otro grupo tan solo transcurrió una semana. A decir de Rojas, lo que más tardaba en el proceso fue subir todo el contenido al servicio Postini, ya que efectivamente se debía volcar todos los mensajes de correo electrónico a la nueva herramienta; no se quería perder nada de él.
Para Rojas el principal reto que tuvieron que afrontar fue la gestión del cambio, en especial en cuanto a la difusión del tema de la seguridad de la nueva plataforma.
Hay un tema oculto que a la gente le preocupa: no tener las cosas en su PC. Es un tema de falta de difusión por eso pienso que debemos reforzar toda la difusión del tema de la seguridad, sostuvo la entrevistada.
Los beneficios
Aunque el correo fue el cambio inicial más visible, pronto los usuarios percibieron que el paso a Google Apps es más que un simple cambio de correo. Una de las herramientas que más han valorado los usuarios -como en otros casos de éxito mencionados antes- es el chat.
Rojas sostuvo que los usuarios han valorado en gran manera la capacidad de poder comunicarse de forma rápida mediante esta opción. Incluso cuando la empresa tuvo problemas por los que no podían usar parte de sus oficinas, los usuarios se mantuvieron conectados desde otras locaciones gracias a la posibilidad de poder acceder a la plataforma desde cualquier lugar.
El chat, e incluso las videoconferencias, han atrapado la atención de los usuarios quienes ya no perciben las distancias que los separan de la misma forma en que lo hacían antes. Incluso, señala Rojas, ha podido utilizar el sistema de videoconferencia desde su Smartphone, algo que simplemente mejora su capacidad de colaborar entre ellos.
Yo pensaba que iba a haber un rechazo al cambio. Pero no, todo lo contrario; hacen uso del chat, detalla la entrevistada.
Otro de los beneficios es el económico. Como parte de los argumentos para escoger la solución se estimó que la inversión retornaría dentro del primer año, pero además se detectó que la cifra invertida fue un 30% menor a lo que hubiera tenido que utilizar con otras herramientas.
¿Porque no Microsoft? Si se evaluó. Pero Microsoft -a la que le reconozco muchas fortalezas- empieza a desviar la atención en cuanto a los costos. No ha variabilizado sus costos como tiene que ser ahora, señaló.
Rojas sostuvo, por otro lado, que aconseja tres cosas a otras empresas que deseen realizar una implementación similar. Lo primero es no pensar que es un simple cambio de correo, de lo contrario los colaboradores tenderán a comparar la solución nueva con la anterior, todo el tiempo.
Segundo, es necesario comprometer a todos los lideres. Y tercero, se debe vender los beneficios colaborativos que tiene este tipo de soluciones.
Finalmente
De Soluciones Orión, Rojas sostuvo que fue un partner para la empresa. Fue quien primero los introdujo en la nueva solución; ya que es muy diferente acercarse a esta solución desde una perspectiva solamente teórica, que hacerlo desde la experiencia de un partner que ya ha realizado otras implementaciones.
Además, fueron bastante condescendientes con la necesidad que tenia de hacerlo en corto tiempo. Este tipo de proyecto tiene que ser un proyecto de corto tiempo, casi en un shot tienes que cambiar a la mayor parte posible. Si te tardas se pierde todo sentido y se complica la implementación, finalizó Rojas.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú