Llegamos a ustedes gracias a:



Noticias

Komatsu apuesta por Google Apps

Para una mejor comunicación

[09/07/2012] Contar con un antiguo sistema de correo electrónico generaba ya demasiados problemas para Komatsu Perú. La empresa -subsidiaria de Mitsui & Co. y Komatsu Chile- decidió entonces que era necesario realizar un cambio drástico para sus 1.350 empleados y ocho sucursales; e inició un proceso de búsqueda de una solución que eliminara sus problemas. La solución llegó bajo la forma de Google Apps for Business.
Necesidad de cambio
La empresa contaba con un servidor de correo llamado Kerio MailServer licenciado, que corría en Linux CentOS con un cliente Outlook. Uno de los inconvenientes -quizás el más grande- era que su reducido espacio para las casillas obligaba a descargar todos los correos frecuentemente.
Según Javier Quevedo, gerente de Sistemas de la compañía, este proceso podía demorar hasta dos horas, especialmente cuando el usuario se encontraba fuera de la oficina. Asimismo, los tiempos de respuesta eran muy lentos, ya que se producían cuellos de botella en la línea de datos, lo que llevaba a detener el servicio e identificar los archivos que estaban causando el problema, para luego eliminarlos. Esto muchas veces impedía tener un respaldo de toda la información contenida en las cuentas de correo.
En marzo del 2010 se decidió el cambio y se optó por Google Apps for Business; siendo Soluciones Orión Perú, partner de Google Enterprise, el encargado de la implementación.
El proceso tuvo una primera fase. Ésta consistió en la implementación de un plan piloto en el que participarían 30 usuarios líderes de diferentes áreas, todo el personal de TI y el gerente general; luego de este piloto se tomó finalmente la decisión de migrar a la nube. La siguiente parte de la implementación tuvo como objetivo el pase del resto de los usuarios a la nueva solución.
Beneficios
Aunque el objetivo inicial era mejorar el servicio de correo electrónico, al implementarse la solución en Komatsu Perú, los usuarios encontraron en el chat una nueva herramienta para interactuar.
Y la interacción que han logrado no solo se ha hecho realidad entre los miembros de la organización, sino que ha incluido a otras organizaciones con las que la firma tiene relaciones, es decir, con su ecosistema.
 Ahora que más empresas tienen Google Apps, nos podemos conectar vía chat con clientes y proveedores, señala el gerente de Sistemas de Komatsu, al comentar el tema.
Pero además de las comunicaciones, las alternativas de colaboración han significado una gran diferencia con el entorno que se tenía anteriormente en la empresa. Primero con el uso de Google Docs y ahora con Google Drive, hemos logrado que al compartir la información se eviten los problemas que existían antes, donde todos tenían una versión diferente, señala el ejecutivo.
Otra herramienta que Komatsu ha aprovechado son los Sites, con los que el área de TI ha elaborado páginas de capacitación e información para el seguimiento de sus proyectos. Además, también ha utilizado formularios para la implementación de encuestas de satisfacción del cliente interno.
El cambio
Quevedo sostiene que el adquirir este tipo de soluciones no solo significó una gran mejora en los servicios de comunicación y colaboración a las áreas de negocio, sino también una enorme simplificación en las labores administrativas del servicio de correo electrónico dentro del área de TI. Esto ha permitido que se optimice el recurso humano, dirigiéndolo hacia labores que aporten más valor a la empresa.
Luego de casi dos años, Pablo Massis, country manager de Soluciones Orión Perú, hace un balance positivo de esta implementación. El cambio en la forma de trabajar que se generó en Komatsu gracias a las herramientas de Google Apps for Business fue muy positivo, ya que, además de solucionar el problema con los correos electrónicos, permitió aumentar la colaboración y la comunicación entre sus trabajadores, optimizando sus tiempos y recursos, concluye.  
CIO, Perú