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Cómo manejar mejor sus datos

[23/07/2012] ¿Se queda en la parte superficial de sus datos? Si es así, ¿es capaz de aprovecharlos?
Según un nuevo informe de Symantec, el tamaño total de la información almacenada por todas las empresas hoy en día es de 2,2 zettabytes. Las grandes empresas, en promedio, tienen 100 mil terabytes de información, mientras que las empresas pequeñas y medianas (Pymes) tienen un promedio de 563 terabytes de datos. Por otra parte, se espera que este número crezca 67% durante el próximo año para las grandes empresas, y 178% para las Pymes.
Esos números pueden ser difíciles de visualizar. Así que trate esto: 10 kilobytes es el equivalente a una sola hoja de papel llena de texto. Si va a apilar las hojas de papel, un millón de terabytes (o de hojas de papel) le daría una pila tan alta como el Empire State Building (443.179 metros). Y 2,2 zettabytes serían suficientes para 1.287 pilas de papel del tamaño del Empire State Building,  601.894 kilómetros.
"La información se está convirtiendo en algo muy crítico", señala CJ Desai, vicepresidente senior del grupo de gestión de la información de Symantec. "El crecimiento de la información es muy rápido. Las organizaciones necesitan tener una comprensión completa de cómo, dónde y por qué está creciendo".
Desai señala que un gerente con 20 años de experiencia en TI de una firma de servicios financieros señaló que ahora está añadiendo más datos a sus centros de datos, por día, de lo que solía añadir por año en la década de 1990.
Las grandes empresas gastan 38 millones de dólares al año en los datos
La razón por la que las organizaciones necesitan entender el crecimiento de la información es clara, señala Desai: El gasto mundial en información empresarial es ahora 1,1 mil millones por año. Las grandes empresas gastan un promedio de 38 millones de dólares al año en la información, de acuerdo con Symantec, mientras que las Pymes gastan en promedio 332 mil dólares.
"La gran cantidad de información que las organizaciones producen hoy en día puede ayudarles a servir mejor a sus clientes y aumentar la productividad", afirma Francis de Souza, vicepresidente del grupo de productos y servicios empresariales de Symantec. "Sin embargo, la misma información también puede convertirse en una gran desventaja si no está debidamente protegida. Las empresas que utilicen su información adecuadamente tendrán una gran ventaja competitiva sobre quienes no pueden hacerlo, y en algunos casos puede ser la diferencia entre el éxito y el fracaso. Con su creciente valor y costo creciente, las empresas de éxito encontrarán formas de proteger más eficazmente su información y dar rienda suelta a la productividad que ésta puede aportar".
En promedio, los encuestados señalan que la información representa el 49% del valor de sus organizaciones. Y eso significa que la pérdida de la información podría ser catastrófica debido a la pérdida de clientes, daños a la marca, disminución de los ingresos, mayores gastos y mucho más.
"Las compañías están diciendo que es casi la mitad de su valor", agrega Desai. "Toda su propiedad intelectual está en sus datos. Si esa información se pierde, y no tiene una posibilidad de recuperación, a causa de algún desastre natural o una falla de la máquina, ¿de qué valdría?"
Las organizaciones siguen luchando para proteger los datos
Y, sin embargo, a pesar del peligro, las organizaciones están teniendo problemas para asegurar esos datos. Symantec encontró que en los últimos 12 meses:
* 69% de las organizaciones perdieron importante información del negocio, debido a un error humano, falla de hardware, fallas de software y pérdida o robo de dispositivos móviles
* 69% de las organizaciones expusieron información confidencial
* 31% de las organizaciones tuvo fallas de cumplimiento
Cuando se trata de la exposición de las fallas de información confidencial y de cumplimiento, una de las pistolas humeantes es la expansión de la información. 30% de los encuestados señaló que la expansión de la información fue un factor significativo en estos percances. "Nuestra preocupación más grande de TI acerca de la información es la capacidad de controlarla y normalizarla para comprender realmente lo que tenemos", señala el gerente de TI de una gran empresa de servicios financieros. "Tenemos tanta información que es difícil juntarla. Con todas las diferentes regulaciones en la industria financiera, se hace muy difícil".
De hecho, agrega Desai, tanto como el 42% de los datos almacenados por las empresas es información duplicada de los datos almacenados en un recurso compartido de archivos, respaldados en una computadora de escritorio, que se adjunta en un archivo de correo electrónico o se copia en un dispositivo móvil.
Dada la cantidad de información acumulada y los peligros potenciales que representa si no está protegida, ¿cómo pueden manejarla las organizaciones?
"Tiene que asegurarse de que la información esté en la parte superior de su mente", señala Desai. "Enfóquese en la información, no en el dispositivo o centro de datos. Haga un seguimiento de su flujo de información. ¿En dónde almacena la información? ¿Está siguiendo su información sensible?"
Desai señala cinco maneras de mejorar la gestión de datos:
* Enfóquese en la información, no en el dispositivo ni en el centro de datos. Abóquese a la construcción de una infraestructura de información que optimice la capacidad de su organización para encontrar, acceder y consumir información crítica del negocio. Las tecnologías clave incluyen la virtualización, la computación en nube y los dispositivos y aplicaciones móviles.
* Obtenga una comprensión completa. Conozca a su información y reconozca que no toda la información es igual. Muchas organizaciones carecen de conocimientos básicos como saber quién posee información específica, la importancia de los datos, o incluso si son de naturaleza personal o de negocios. Es necesario asignar y clasificar la información para descubrir su valor relativo. Una vez que haya hecho esto, le será más fácil priorizar los recursos de seguridad, protección y gestión de la información que realmente importan.
* Sea eficiente. Utilice la deduplicación y archivado de las tecnologías para proteger más mientras almacena menos. Solo almacene lo que realmente necesita.
* Establezca prioridades coherentes. Es esencial establecer políticas coherentes en materia de información que siempre se puedan aplicar en los lugares donde reside la información, ya sea en entornos físicos, virtuales o de nube. Esto unifica la clasificación de la información, automatiza el descubrimiento de quién posee y utiliza información específica, controla el acceso y la distribución, automatiza la retención y eliminación de información y agiliza el proceso de descubrimiento electrónico.
* Sea ágil. El planeamiento de las necesidades futuras de información necesita la implementación de una infraestructura flexible que soporte el crecimiento continuo.
Thor Olavsrud, CIO.com