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Columnas de opinión

Cómo asegurar que los proyectos de TI cumplan con la entrega

Por: Ray Blackman, jefe de los servicios profesionales y de consultoría en Attenda

[31/07/2012] La creciente popularidad de las soluciones rápidas, la nube y los proyectos de telefonía móvil, ofrecen la promesa de entregar soluciones ad-hoc a los desafíos de los negocios.
Las mismas reglas fundamentales de la entrega siguen siendo válidas; sin embargo, a menos que se haga una preparación adecuada y los requerimientos del negocio estén claramente definidos, el proyecto puede ser condenado a caer por debajo de las expectativas.
Los departamentos de TI generalmente son llamados a un proyecto para específicamente construir, probar y entregar. Pero, involucrarlos en las primeras etapas de la definición y desarrollo del proyecto, puede resultar en un mejor uso de los recursos y asegurarse de que el proyecto se alinea más estrechamente con los objetivos del negocio.
Si bien cada proyecto que implique la entrega de TI tiene sus propios desafíos, el seguir los siguientes principios rectores puede ayudarle a asegurarse de que los planes del proyecto son realistas, que los recursos se gestionan correctamente y que los controles están en su lugar para hacer cambios, si esto fuera necesario.
Evaluación
Incluso antes de que la etapa de planificación de un proyecto esté en marcha, la evaluación eficaz es el primer componente del éxito de los proyectos de TI.
La evaluación adecuada de las ideas debe definir su valor real de negocio. Muchos proyectos de TI no cumplen bien porque no fueron adecuadamente evaluados, priorizados y probados antes de que el trabajo empiece realmente.
A menos que todas las ideas posibles para la mejora se prioricen y se alineen con los objetivos del negocio, los departamentos de TI pueden hacer frente a una avalancha de proyectos diferentes, que compiten por su atención.
Esta primera etapa es fundamental para garantizar, desde el primer momento, que el departamento y los recursos de TI se utilizarán de la manera más eficaz.
Al establecer en primer lugar que la idea del proyecto es buena, entonces se le puede dar prioridad frente a una línea de tiempo que se alinea con la hoja de ruta general de la organización.
Preparación
La preparación debe llevarse a cabo a lo largo de una metodología estructurada que consta de tres componentes básicos:
Definir: Establezca los objetivos y establezca claramente el alcance del proyecto. Asigne una serie de arquitecturas y procesos. Evalúe la potencial interrupción de operaciones y establezca su contexto con otros proyectos en el programa.
Diseño: Si el diseño no es adecuado, entonces el proyecto no se concluirá. La lista de verificación de "diseño" siempre debe incluir:
1. Activación del proyecto
2. Record de 'cómo es'
3. Análisis de 'cómo es'
4. Soluciones de diseño
5. Record de 'como ser'
6. Proponer el cambio
Verificación: En esencia, el mecanismo de control para la etapa de preparación de un proyecto; por ejemplo, para asegurarse de que los procesos estén en su lugar para darle forma a los cambios y analizar el impacto, por lo que los planes pueden modificarse en consecuencia a ello.
Gobierno
Asegurarse de que se integre un gobierno continuo en la ejecución del proyecto permite un enfoque más estructurado para la resolución de problemas.
El gobierno debe ser administrado por la función de TI, ya que está más cercano a la entrega del proyecto y comprenderá:
* La presentación de informes sobre el estado del proyecto, incluyendo las actividades, los problemas y los riesgos
* La revisión de las medidas que deben adoptarse para solucionar estos temas.
Comunicación
En cada etapa, las líneas de comunicación con todas las partes involucradas deben mantenerse abiertas, ya sean gestores, reguladores o proveedores.
La comunicación debe incluir informar a todos los que participan del plan del proyecto y escuchar a las partes interesadas.
Si el alcance de un proyecto tiene que cambiar, se pueden tomar las medidas adecuadas porque todo el mundo se ha mantenido informado. El mantra para el éxito de la comunicación durante la entrega de un proyecto es informar, escuchar y adaptarse.
Ray Blackman, CIO (Reino Unido)