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Reportajes y análisis

Cómo sacar provecho de un océano de datos

Por: Marita Huamán, CEO de Ciclus Group

[21/08/2012] La inmensa cantidad de información que generan las numerosas transacciones que cualquier empresa genera, puede parecer un enorme laberinto. La Inteligencia de Negocios (BI, por sus siglas en inglés), es una herramienta para el aprovechamiento de la información de cara a la toma de decisiones de ventas, marketing, operativas, financieras, de proveedores, etc. 
Conformar un equipo de trabajo
Lo primero y esencial es designar un líder de proyecto que conozca muy bien los procesos de la organización, preparado y que tenga la capacidad de relacionarse con todos los líderes de la empresa. Este líder también debe poder administrar y movilizar recursos en la organización.
Siendo que toda empresa necesita información, es necesario precisar la unidad organizacional con la que se va a iniciar -por lo general se inicia con las unidades comerciales. Además del líder de proyecto y el personal de la unidad, el equipo debe de estar conformado por una empresa consultora con experiencia en el tema.
Registrar y almacenar la información
Normalmente, todo aquello que se tiene en facturas, cuadernos de cargos, llamadas telefónicas, horas de ingreso de documentos inventarios, etc., es decir, los datos de la empresa no están registrados. Lo ideal sería registrarlos en algún medio electrónico, que puede ser desde los más sencillos, como Microsoft Excel, hasta los más especializados.
Para implementar este paso es necesario conocer, entender y tener controlados los procesos de negocio de la unidad elegida; identificar el flujo de datos y asegurarse de registrarlos adecuadamente en el sistema de información de soporte; identificar la información necesaria, ya sean métricas, indicadores, tendencias, listas de clientes y todo lo que nos haga falta para direccionar adecuadamente la estrategia, monitorear las operaciones; es decir, listar todas aquellas necesidades de información que los ejecutivos requieren. Clasificar las necesidades es esencial para poder diseñar la estrategia de implementación: hay que clarificar todas las entidades en datos, información y sistemas de información que van a tomar parte del proyecto
Business y data discovery
Al tener clarificada la información requerida, debemos llevar a cabo un análisis exhaustivo de todo lo que demande dicha información: responsables, objetivos, fórmulas, reglas de negocio, manejo de excepciones, entre otros. Es decir, detallar la necesidad de negocio, proceso que se conoce como business discovery. Una vez detallado esto, debe procederse a buscar los datos en los sistemas de información que dan soporte a las transacciones de la empresa. Este paso debe ser bien documentado, ya que constituirá la Ficha de Especificaciones Funcionales y Técnicas (FEFT) de la información requerida.
Desarrollo informático
Ahora dará inicio a la fase de desarrollo informático, el proceso de modelamiento dimensional, un modelo de datos que represente el modelo de negocio cuyo diseño se desarrolla usando los datos identificados de los sistemas que dan soporte a los procesos de negocio. Un modelo de datos se constituye por tablas de hechos, donde se efectúan los cálculos, y tablas de dimensiones, que representan los criterios de análisis que requiere el negocio (tiempo, vendedores, zonas, áreas organizacionales, etc.). Esta tabla será la base para el desarrollo de cubos de análisis, que consiste en organizar los datos de forma que permita incluir los criterios de análisis requeridos. Finalmente, se desarrollan las capas de visualización, según lo requerido por los ejecutivos de negocio en la FEFT.
Implementar el sistema de inteligencia de negocios
Preparar plan de pruebas de datos y funcionales. Las pruebas de datos son altamente críticas ya que se trata de validar las métricas, informes y todo aquello que los ejecutivos de negocio requieren. Para ello, la metodología parte de la Ficha de Especificaciones Funcionales y Técnicas en la que se especifican los detalles de la información solicitada.
Seguidamente, se debe impartir capacitación a nivel ejecutivo y operativo, puesto que a partir de la implementación del datawarehouse, la organización deberá aprovechar al máximo dicha herramienta. Impartir capacitación a los responsables de tecnologías de la información significa garantizar la disponibilidad del sistema y los afinamientos respectivos cuando la base de datos alcance un volumen muy alto.
Finalmente, habría que efectuar el pase a producción considerando todas las políticas y lineamientos de la organización.
CIO, Perú