Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Nueve maneras de reducir los costos de consultoría outsourcing

[30/08/2012] Los consultores outsourcing de TI no son baratos. Si los líderes de TI no tienen cuidado, el costo de la asistencia de terceros en el establecimiento de un acuerdo de servicios de TI rápidamente puede salirse de control. Y eso sin contar los costos de los abogados.
Aunque puede ser poco probable que los ejecutivos de TI cierren un acuerdo importante de outsourcing sin consultar a terceros -como mínimo, para incorporar información sobre el mercado actual y fijación de precios- hay maneras de fijar un tope en los costos de consultoría.
"Aunque muchas grandes empresas de consultoría hablan de su proceso único y la riqueza de su experiencia, el pequeño secreto es que son solo mano de obra especializada temporal", señala Adam Strichman, fundador de la consultora de outsourcing Sanda Partners. "La moraleja de la historia es que se puede hacer con un menor número de consultores, si tiene gente al interior de su empresa que haga el esfuerzo al 100%".
Aquí hay nueve consejos para frenar los honorarios de consultoría en su próximo acuerdo de outsourcing.
1. Establezca expectativas claras
"Yo he estado en situaciones donde las personas han ordeñado la solicitud de propuesta (RFP, por sus siglas en inglés) y es lamentable", señala Mark Ruckman, consultor de outsourcing en Sanda Partners. "El cliente y el consultor deben ser claros desde el principio acerca de las expectativas y los plazos de que comience el proceso de RFP, de lo contrario no estará satisfecho". Espere tomar un trato sencillo y directo de un mes, las ofertas de tamaño mediano son de dos a tres meses, y los acuerdos por 500 millones de dólares o más son por cuatro a nueve meses.
2. Deshágase de los cuerpos ocupados
Un contrato de outsourcing requiere de dos a siete profesionales a tiempo completo. La mayoría de los departamentos de TI no pueden permitirse el lujo de perder esa cantidad de gente por mucho tiempo, así que ahí llegan los  consultores. Sin embargo, solo uno o dos de ellos son en realidad profesionales expertos de TI, señala Strichman. "El resto son solo cuerpos ocupados ensamblando la información financiera. La mayor parte de lo que hacen lo puede hacer cualquier persona". Considere la posibilidad de ocuparse de ello en las instalaciones de la empresa. "Por ahora, muchas personas se han ocupado de los temas de outsourcing de TI", señala Strichman. "Incluso las empresas de tamaño medio suelen tener personas internas con una gran experiencia".
3. Tome el control
Cuando Honorio Padrón era un cliente de outsourcing, él era un fan del modelo de "elevación y desplazamiento". "Déle todo a los consultores y ellos se lo darán a los subcontratistas. Pero el 80% de esos acuerdos tienen un rendimiento sub óptimo", señala Padrón, quien ahora lidera la práctica de servicios de empresas globales en Hackett Group. "No existen los incentivos o conocimientos adecuados". Padrón aconseja poner a un empleado interno a cargo del proceso de selección y hacer que un experto en la materia de la empresa sea el responsable del proyecto. "solo reparta a los consultores en dos áreas -hacer el trato y la parte legal", señala Padrón.
4. Ni hablar de las presentaciones
Cuidado con el agujero negro de PowerPoint. "Muchas organizaciones requieren una capa tras otra de participación ejecutiva (en un acuerdo de outsourcing), cada una con nuevas presentaciones", señala Strichman de Sanda Partners. "Es muy fácil que el consultor se vea inmerso en esto, lo que consume gran cantidad de tiempo".
5. Contrate por su cuenta
Los líderes de TI que se embarcan en grandes contratos o compromisos de outsourcing con múltiples proveedores deben considerar la contratación de sus propios servicios de expertos en TI a tiempo completo. "Si puede encontrar a alguien que lo haya vivido y respirado, puede ser costoso en el corto plazo", señala Scott Holland, director del grupo de transformación de TI en Hackett Group. "Pero en el largo plazo, se pagará por sí mismo". Solo asegúrese de que tengan la oportunidad de estar al tanto de las tendencias del mercado, aconseja Padrón.
6. Escoja y elija
Los consultores de outsourcing le pueden decir que pueden aportar un valor solo si siguen participando de todo el proceso. Si quiere mantener a raya los costos, no les haga caso, comenta Strichman de Sanda Partners. Dígales que necesita ayuda, cuál es su presupuesto, "y lo van a hacer", agrega.
7. Hágalo usted mismo primero, consulte después
"Un enfoque interesante que no ha sido ampliamente aceptado por el mercado es hacer que el cliente negocie su mejor oferta con el proveedor, y luego hacer que los consultores entren y ajusten el precio y los términos, además de descubrir las trampas", señala Ruckman de Sanda Partners. Eso reducirá los costos de consultoría, y puede extender el tiempo para completar la operación.
8. Considere la posibilidad de un acuerdo de precio fijo
Algunas consultorías -e incluso algunas firmas de abogados- ofrecen servicios de asesoría en outsourcing a un precio fijo. Se pueden presentar asuntos inesperados, y tendrá que pagar más cuando lo hagan. "Pero al final, gastará mucho menos que en el juego de la tarifa por hora", señala Strichman de Sanda Partners.
9. Elija sabiamente
"Tómese su tiempo para mirar el valor que puede traer un consultor y luego elija cuidadosamente al adecuado para el trabajo", comenta Edward J. Hansen, socio de la firma de abogados Baker & McKenzie. "El consultor adecuado no puede ser el menos costoso -o el más caro para el caso- pero tiene el potencial de crear valor de una manera que no pueda ser plenamente comprendida sin los años de experiencia que la persona trae a la mesa. Si un consultor está ofreciendo un buen valor durante el proceso de selección, los honorarios serán pagados de manera exponencial en áreas como evitar el costo de transición y la realización de valor".
Stephanie Overby, CIO.com