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Office 2013: Todo lo que necesita saber

Microsoft da el salto a la nube con Office 2013/Office 365

[03/03/2012] Con Office 2013, Microsoft pone la valla alta. La renovada suite de aplicaciones se ejecuta en una amplia gama de dispositivos, incluyendo las nuevas tablets de Windows. Tiene un nuevo aspecto, que es rápido y fluido, con comandos conocidos, responde al tacto y al puntero, así como al teclado y al mouse, y todo está conectado a la nube.
La vista previa para el cliente que hemos probado está disponible en cuatro planes a través del servicio en la nube de Microsoft, Office 365. Seleccionamos Office 365 Enterprise Preview ya que satisface las necesidades de las organizaciones medianas y grandes. Esta suscripción incluye Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Access, OneNote, Publisher, InfoPath y clientes Lync. Además, las empresas tienen acceso a Exchange Online (incluyendo nuevas capacidades legales y de archivamiento), SharePoint Online y Lync Online para llevar a cabo las reuniones.
En la vista previa, los administradores pueden crear 25 cuentas de usuario, cada una de las cuales permite cinco instalaciones de las aplicaciones en diferentes sistemas. Microsoft no ha anunciado el precio ni la escalabilidad de su nueva oferta de Office. La versión actual de Office 365, que es compatible con más de 50 mil usuarios, cuesta de ocho a 22 dólares por usuario al mes. Los planes empresariales de primer nivel incluyen una suscripción a Office Professional Plus 2010 para un máximo de cinco dispositivos por usuario.
Además, hemos probado el software cliente de la suite tradicional Office Professional Plus 2013 que se puede instalar en un solo equipo. Hemos instalado también las versiones 2013 de los servidores Exchange, SharePoint y Lync en máquinas virtuales que ejecutan Windows Server 2008 R2. Nuestro hardware cliente era una mezcla de computadoras portátiles y de escritorio de Lenovo y Dell cargadas con Windows 7 Enterprise, y una tablet de Lenovo X220 con la Preview Release de Windows 8.
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El nuevo servicio Office 365 tiene la misma interfase de usuario moderna de Windows 8, que ofrece una consola de administración limpia y ordenada. Sin embargo, el software está claramente inconcluso, ya que encontramos inconsistencias en la apariencia y la cooperación entre las diferentes áreas, tales como la consola principal y Exchange Online. Sin embargo, al igual que encontramos en nuestra visita anterior a Office 365, es muy fácil añadir nuevos usuarios, asignar licencias de software y vigilar la salud de los distintos servicios.
Microsoft utiliza Click-to-Run, su tecnología de transmisión y de virtualización, para instalar productos de Office. En Office 2010, esto se limita solo a los consumidores individuales, pero con Office 2013, Click-to-Run soporta implementaciones de grandes empresas a través del servicio hospedado de Office 365.
Le vemos varias ventajas a este enfoque. En primer lugar, está la experiencia del usuario, donde los trabajadores pueden comenzar a utilizar las aplicaciones casi de forma inmediata. Empezamos creando un documento de Word tras un minuto de haber iniciado la descarga (conectado a una red Wi-Fi) y la suite Office completa se termina de instalar en cinco minutos.
En segundo lugar, dado que la virtualización Click-to-Run ejecuta productos Office en un entorno autónomo, puede utilizar los productos de Office 2013 junto con Office 2003, 2007 y versiones de 2010. Para los grupos de TI, tal vez el mayor beneficio de Click-to-Run es que una vez que se haya descargado e instalado Office 2013, es mantenido al día automáticamente por Microsoft -no más parches ni Service Packs.
Pero, ¿qué hay de las instalaciones en casa? Su personal puede utilizar las herramientas comunes de gestión de software, como Microsoft System Center Configuration Manager Management, para mantener los productos de Office Click-to-Run y MSI (basados en el Windows Installer), por ejemplo, ambos pueden utilizar el mismo conjunto de configuración de directiva de grupo para administrar la seguridad o los complementos.
DLP incrustado
Después de configurar los usuarios de Office 365 e instalar la suite de Office, nos cambiamos al Exchange Administration Center (EAC), una interfase de administración basada en web. La interfase de usuario con estilo Windows 8 disminuyó la cantidad de tiempo que pasamos gestionando las funciones existentes y el nuevo sistema de correo. Por ejemplo, pudimos crear grupos de distribución fácilmente, y establecer una advertencia que se adjuntó a todos los mensajes que se enviaron fuera de nuestra organización.
Nos gustaría imaginar que su personal técnico utilizará una PC de escritorio con el teclado y el mouse para navegar por la interfase del servidor. Sin embargo, la interfase de usuario utiliza la misma disposición ordenada, táctil, de las aplicaciones de Windows 8 y de Office 2013, así que estábamos a gusto con la realización de tareas en nuestra tablet Windows 8 de prueba.
Lo que más nos gustó de Exchange 2013, sin embargo, fueron sus características de seguridad y cumplimiento. Sus defensas incrustadas contra virus y spam, prevención de pérdida de datos (DLP) y funciones de reglamentación que no siempre coinciden con la flexibilidad que está disponible en las extensiones de terceros, pero se acercan bastante.
La nueva característica de DLP, por ejemplo, nos permite crear rápidamente políticas que detectan información de identificación personal y la información financiera dentro de los mensajes; PolicyTips en Outlook, alertan al creador de mensajes sobre violaciones de política antes de que la información confidencial haya sido enviada. Las políticas integradas se basan en las normas reguladoras, tales como PII y PCU. Aunque el número de reglas es escaso, los profesionales de la seguridad pueden crear sus propias políticas personalizadas.
Los oficiales de cumplimiento pueden utilizar el eDiscovery Center del nuevo Exchange para evaluar los datos de Exchange, SharePoint y Lync. En esta prueba, creamos una consulta que buscaba buzones específicos para los mensajes que contenían determinadas palabras clave y colocaba esos buzones en suspenso por un número específico de días.
La gestión del almacenamiento le cuesta mucho trabajo y dinero a las empresas y Exchange 2013 parece hacer un buen trabajo aquí. Para los consumidores, SkyDrive de Microsoft es la opción preferida de almacenamiento en nube. Sin embargo, las empresas a menudo se niegan a usarla debido a su estricta seguridad y los requisitos de cumplimiento. Por estas razones, Exchange 2013 le permite mantener todos los datos en un solo lugar con las políticas de archivo, buzones de gran tamaño y retención de Exchange.
Funciona así: el almacenamiento y el versionado de documentos es proporcionado por SharePoint, mientras que la mensajería es dada por Exchange. En nuestras pruebas fue una experiencia perfecta. A modo de ejemplo, los usuarios con un buzón de correo de gran tamaño podían salvar el correo electrónico en su buzón principal o mover mensajes al archivo. Luego, creamos una política de retención para contener el correo electrónico que se guardó en el archivo durante cinco años.
Mejoras de SharePoint
Descubrimos una serie de importantes mejoras en SharePoint 2013 (que fue examinado utilizando nuestra configuración de servidor virtual), sino también unas partes algo confusas. En esta última categoría está SkyDrive Pro. Se trata básicamente de SharePoint Workspace 2010 mejorado, donde puede sincronizar una biblioteca de documentos de SharePoint con su escritorio. Esta función es útil si necesita tener a la mano documentos personales, pero es menos útil a la hora de compartir documentos con sus colegas (aunque se puede establecer permisos en los documentos y carpetas personales). Creemos que con estas medidas adicionales, las bibliotecas de documentos tradicionales de SharePoint son una mejor opción para la colaboración.
Dejando de lado esta objeción, la cantidad de nuevas y mejoradas características de SharePoint 2013 son muy apreciadas. Al igual que con el resto de Office 2013, la interfase simplificada hace más fácil la realización de tareas -para usuarios y administradores. Caso en cuestión: cuando creamos un sitio de publicación, SharePoint 2013 le mostró las opciones con claridad a los arquitectos de la información y a los diseñadores visuales, lo que resultó en un sitio funcional en al menos 25% menos tiempo en comparación con SharePoint 2010.
La familiar barra Ribbon significa que aquellos contribuyentes que ya utilizan SharePoint 2010 necesitarán capacitación adicional mínima. Sin embargo, creemos que los cambios menos visibles son los más importantes. Los autores ahora pueden copiar contenido desde Word a varios tipos de elementos Web de SharePoint, y el marcado HTML semánticamente correcto aparece automáticamente -completar con estilos que fueron definidos por los diseñadores del sitio.
Cuando subimos videos, se crea una miniatura de vista previa automáticamente, lo cual anteriormente era un paso manual extra. Además, introdujimos un elemento iFrame en un campo HTML para mostrar un mapa de otro sitio. La interpretación de la imagen nos permitió generar imágenes de diferentes tamaños para diferentes secciones del sitio; se utilizó una imagen grande de fuente para un artículo y una versión más pequeña para una tabla de contenido -todo ello sin tener que cargar varias imágenes.
Una de las deficiencias en el pasado era la falta de flexibilidad de SharePoint cuando trataba con sitios web o intranets internacionales. Sobre la base de nuestras pruebas, nos parece que Microsoft escuchó las necesidades de los clientes globales. En la vista previa de SharePoint 2013, la función de las variaciones se utiliza ahora exclusivamente para los sitios multilingües. Cuando creamos una variación en japonés, SharePoint copió nuestro sitio en inglés y redirigió a los visitantes al sitio en japonés con base a la configuración de idioma de su navegador. El sistema mantuvo sincronizados los cambios que hicimos en el sitio de origen Inglés con la variación. Lo más significativo, sin embargo, es que SharePoint 2013 nos permitió seleccionar ciertas áreas de nuestro sitio japonés para la traducción humana, mientras que otras partes fueron marcadas para la traducción automática.
Es también digno de mención que el nuevo conjunto de herramientas de Office 365, con nombre en código "Napa", puede ser utilizado también para crear aplicaciones de SharePoint. Estas aplicaciones ("Agaves") pueden ser alojadas en la nube, estar disponibles a través de la tienda de Microsoft, o ser distribuidas a través de un catálogo de aplicaciones internas. La codificación Napa se realiza a través de un navegador y de escribir en HTML, ASPX del lado del cliente, CSS y JavaScript. En pocas horas, escribimos una aplicación de SharePoint que se integró con una base de datos externa; entonces hicimos que esta aplicación esté disponible a través de nuestro catálogo privado de aplicaciones. Para proyectos más complejos, puede extender su código con Visual Studio.
El servidor y cliente Lync 2013 sigue con la misma experiencia consistente que el resto de Office 2013. No hay muchas características de administración nuevas en comparación con Lync 2010. Sin embargo, los usuarios empresariales apreciarán la posibilidad de conectarse con otras organizaciones a través de Skype. Además, las reuniones pueden incluir varias secuencias de video. Además, la posibilidad de crear y compartir blocs de notas de OneNote dentro de las reuniones de Lync aumentó la productividad de nuestras sesiones, porque las decisiones que grabamos estuvieron disponibles inmediatamente para todos los participantes.
Office 365 y Office 2013 muestran un gran potencial. Más allá del nuevo aspecto y las importantes mejoras funcionales, representan la visión de Microsoft en la que la nube es el futuro de Office. Dicho esto, Microsoft ha creado un camino claro donde las empresas pueden llegar a su propio ritmo. Puede instalar Exchange, SharePoint y Lync en su centro de datos -y darle soporte a los usuarios que se quedan con su infraestructura tradicional en las instalaciones utilizando licencias perpetuas de clientes de Office. Office 365 se basa en la misma tecnología de servidor -así que no hay compatibilidad con los trabajadores que consumen servicios de la nube.
La verdadera pregunta, creemos, es si las empresas comprarán este modelo. E incluso si lo hacen, es probable que sea un viaje de varios años.
Mike Heck, Network World (EE.UU.)