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Reportajes y análisis

Organizar todo con notas de texto sin formato

[10/09/2012] Como todos los demás, tengo que hacer un seguimiento de muchos bits de información. Algunos de esos fragmentos son tan simples como la marca de aderezo para ensaladas que le gusta a mi esposa, mientras que otros son tan complejos como el esquema de un proyecto de varios años en el trabajo.
Sea cual sea el tamaño, el origen y propósito de estos bits, me mantengo al tanto de todos al guardarlos en un sistema fiable de notas de texto sin formato -un sistema que me permite encontrar cualquier bit de información cada vez que la necesite, en una forma que tenga sentido para mí.
Este sistema se basa en dos principios simples: todas las notas se guardan en archivos de texto sin formato, y siguen algunas pautas básicas, pero estrictas, para crearlas y almacenarlas.
¿Qué es una nota?
Para los principiantes, distingo claramente entre las notas y las tareas. Para mí, una tarea es algo que requiere acción. Soy un usuario de OmniFocus, y todas mis tareas se almacenan allí.
Las notas, por otra parte, contienen una sola idea o un plan concreto. Por ejemplo, tengo una nota de texto sin formato que contiene una lista de mis libros favoritos y otra con los libros que quiero leer en el futuro. Tengo una nota que explica cómo reprogramar mi equipo estéreo del auto cuando mi batería se agota; otra con las mediciones de todas las habitaciones y los muebles de nuestra casa (a veces ocurren compras inesperadas de muebles para la casa).
Mi sistema se basa ampliamente en muchas notas cortas, cada una es simple y específica, en lugar de ser largas. Pero esas notas cortas se pueden agregar y buscar, formando una compleja red de información relacionada.
Las herramientas que uso
Guardo todas mis notas en Dropbox. Hacerlo significa que puedo tener acceso a ellas desde cualquier computadora o dispositivo, y a través de la web; también tengo el control de versiones (a través de las funciones de historia y restauración de Dropbox), que han sido un salvavidas en esas ocasiones cuando una aplicación se come mis notas. Mientras que iCloud se está convirtiendo cada vez más en una opción de sincronización en la nube entre los editores de texto, todavía tiene un largo camino por recorrer para ser tan ubicua y confiable como Dropbox.
Todas mis notas de texto sin formato se guardan en un único directorio de Dropbox titulado, curiosamente, Notas. Almacenar todas mis notas de texto sin formato en un solo directorio significa que tengo un solo lugar para buscar lo que quiera.
Utilizar ese único repositorio también hace que sea más fácil usar una variedad de editores de texto. Puedo crear y buscar notas en tres tipos de dispositivos -mi Mac, mis dispositivos iOS, y mi PC de trabajo- y utilizo editores de texto habilitados para Dropbox en todos ellos.
En mi Mac, yo uso NVAlt de Nonational Velocity. Puedo encontrar cualquier nota en mi carpeta Notas de Dropbox utilizando la barra de búsqueda: NVAlt puede buscar tanto el título de una nota como su contenido. NVAlt también soporta las etiquetas OpenMeta para su uso con aplicaciones como Tagit.
En iOS, mi aplicación principal para la toma y la búsqueda de notas es WtiteRoom de HogBay software. La aplicación es simple y rápida, pero su mejor característica es que (como NVAlt) puede buscar el contenido de todas mis notas. WriteRoom es universal, así que puedo utilizarla en mi iPad y en el iPhone.
También uso Nebulous Notes en mi iPad. No busca tan bien como WriteRoom, pero tiene un poderoso teclado suplementario que me hace más eficiente al escribir.
En mi PC de Windows, uso la aplicación Web TextDrop. TextDrop se puede configurar para usar cualquier carpeta de Dropbox, y proporciona vistas previas MultiMarkdown (ver más abajo). Mientras TextDrop no hace una búsqueda plena de notas de texto, puede buscar títulos. También puede darle a cada nota su propia URL directa para marcarla.
¿Cómo funciona realmente?
Dadas estas herramientas, así es como mi flujo de trabajo funciona típicamente:
Digamos que estoy camino al trabajo por la mañana, y recuerdo que tengo que empezar a planificar una fiesta de cumpleaños. Agarro mi iPhone, abro WriteRoom para crear la siguiente nota breve:
Cumpleaños de Michael
Fecha: 2012-07-19_112226
Tags: @casa
Proyecto: _fiesta
Fecha actual, 10 de octubre
A celebrarse el 13 de octubre
Más tarde ese día, estoy en la oficina y es la hora del almuerzo, así que me tomo un par de segundos para volver a la planificación de mi fiesta. Entro a TextDrop en el navegador web mi PC de Windows y comienzo a compilar una lista de invitados. Debido a que no quiero amontonar todos los detalles de la fiesta en una nota larga, creo una nueva solo para la lista:
Lista de invitados a la fiesta de cumpleaños de Michael
Fecha: 2012-07-19_112226
Tags: @casa @contactos
Proyecto: _fiesta
 - Kevin and Judy (+2)
- Don y Courtney (+2)
- Beth
- Erik
- Kristen
Esa noche, en casa, estoy sentado en mi Mac y abro NVAlt para crear una lista de ideas para regalos. Una vez más, no necesito encontrar mis otras notas o averiguar dónde insertar la nueva información, yo solo creo una nueva nota para los regalos:
Ideas para el regalo de Michael
Fecha: 2012-07-19_112226
Tags: @casa @Compras
Proyecto: _fiesta
- Toaster fridge
- Case de IPhone
- Nuevo teclado
- Suscripción a Macworld
A medida que pasan las semanas, voy a construir una colección de notas similares para otros detalles de la fiesta -texto para la invitación, una lista de compras para los ingredientes de la torta de cumpleaños, etc. Cada nota es independiente de las otras, pero todas juntas forman un proyecto. La clave: todas están conectadas por metadatos.
Unidas por metedatos
Se dará cuenta de que cada una de esas notas contiene material -a menudo separado con puntuaciones como @ y _ , que no forman parte del cuerpo de la nota. Son metadatos.
Por ejemplo, yo añado la fecha en que se creó la nota. Puede ser que los sellos de tiempo de los archivos no sean confiables a largo plazo, en especial cuando se sincronizan a través de un servicio en línea como Dropbox. Así que inserto una fecha en la parte superior de cada nota. También incluyo información para establecer el contexto. Por ejemplo, mis notas de la fiesta de cumpleaños tienen _fiesta en el campo Proyecto. Eso me permite buscar todas las notas con esa etiqueta y ver todas las notas relacionadas con este proyecto.
También sigo la sintaxis de MultiMarkdown en mis notas, que proporciona formato rudimentario en texto plano y permite convertir dicho texto a HTML, Microsoft Word, formatos PDF y otros. MultiMarkdown define algunas cabeceras de documentos estándar, y en las notas anteriores, la fecha: es una de ellas.
Puedo añadir etiquetas a las notas también, para identificar las notas más específicas y que sean más fáciles de encontrar. Yo uso un número limitado de variables en los títulos de notas pero muchos más en los encabezados de nota. Estas últimas son las cuerdas con el prefijo @. Algunas de mis etiquetas comunes son @trabajo, @casa, @receta y @Mac.
Tal vez la parte más importante de los metadatos para cualquier nota es su título. Tengo una regla cuando le doy nombre a una nota: el título debe servir a un propósito en el futuro lejano. Debe decirme algo acerca de lo que hay en la larga nota después de que haya olvidado escribirla. Un título como torta es relativamente poco informativo, pero una nota titulada Receta de la torta de cumpleaños de Michael es más fácil de identificar.
Nunca tire una nota
Un comentario final. Yo rara vez elimino una nota. Si he terminado con una, la muevo a una carpeta de archivo. ¿Por qué mantener todas esas notas inútiles y viejas? Debido a que las puedo necesitar algún día, aunque no las necesito ahora.
Así, por ejemplo, voy a archivar mis notas sobre el cumpleaños de Michael, ya que hará que la planificación de la fiesta del próximo año será mucho más fácil. Mi archivo completo asciende en la actualidad a alrededor de 3MB. Al mover las notas cuando he terminado con ellas, limito la biblioteca de las notas activas que uso todos los días, pero todavía tengo el acceso a la información existente en cualquier momento.
Gabe Weatherhead, Macworld.com