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Gestión de proyectos: Doce errores comunes y cómo evitarlos

[08/10/2012] Muchos proyectos, mucha mala gestión. Ese es el estribillo de muchos ejecutivos de TI. De hecho, incluso con el software de gestión de proyectos, a menudo los proyectos de TI terminan durando más (mucho más) de lo previsto y cuestan más de lo presupuestado.
¿Por qué los buenos proyectos van mal? CIO.com encuestó a docenas de ejecutivos de TI y administradores de proyectos, y se acercó con una lista de 12 errores comunes en gestión de proyectos -junto con las formas de evitar estos problemas que a menudo requieren mucho tiempo y son potencialmente costosos.
Error Nº 1: No asignar a la persona adecuada para dirigir el proyecto
"Por lo general durante la asignación de recursos, la mayoría de los esfuerzos se centran en encontrar los recursos adecuados Además de encontrar al director adecuado para el proyecto", explica Sudhir Verma, vicepresidente de los servicios de consultoría y oficina de gestión de proyectos de Force 3, un proveedor de soluciones tecnológicas. De hecho, muy a menudo "los gerentes del proyecto son tomados en cuenta por su disponibilidad y no necesariamente por sus habilidades". Sin embargo, un jefe de proyecto inadecuadamente capacitado y/o inexperto puede hundir un proyecto.
Solución: Elija un gestor de proyectos cuya habilidad(es) estén acordes con los requisitos del proyecto.
Error Nº 2: No poder conseguir que todo el equipo esté detrás del proyecto
Con demasiada frecuencia, los proyectos están condenados al fracaso porque no recibieron suficiente apoyo de los departamentos y las personas afectadas e involucradas en el mismo. Incluso los gerentes: "1) no dejan claro cuál fue el papel de todos. 2) No describieron la recompensa personal que cada uno obtendría cuando el proyecto se completara con éxito. 3) no dijeron cómo serían evaluadas las contribuciones de cada persona en el proyecto. Y/o 4) No se pudo generar un sentido de urgencia sobre el proyecto, llevando a que el equipo piense que el negocio siempre iba a estar bien", sostiene Bill Rosenthal, CEO de Communispond, que proporciona capacitación a los empleados sobre la manera de comunicarse de manera efectiva.
Solución: "El director del proyecto debe comenzar por juntar al equipo (asegurándose de incluir el personal que se encuentra fuera de las instalaciones a través de la mejor tecnología disponible), y entregar una presentación sobre el proyecto y su importancia, de modo tal que todos se sientan incluidos y motivados".
Error Nº. 3: No involucrar a los ejecutivos
Solución: "Alguien en los niveles superiores de la organización debe poseer el proyecto de principio a fin y estar personalmente involucrado en su éxito", señala Casey Halloran, co-fundadora y directora de marketing de Costa Rican vacations & Panama Luxury Vacations. "Cuando un proyecto no tiene una cabeza clara, las cosas tienden a desmoronarse".
Error Nº 4: Poner demasiados proyectos en producción a la vez
"La mayoría de los gerentes creen que pueden hacer más cosas al comenzar todos los proyectos a la vez, pero en realidad, es contraproducente", comenta Sanjeev Gupta, CEO de Realization, una empresa de Silicon Valley que ayuda a que las organizaciones completen proyectos más rápidamente. "El multitasking frena a la gente, perjudica la calidad y, lo peor de todo, los retrasos que causa se multiplican a través de la organización, ya que las personas que están más abajo en la línea esperan a que otros puedan terminar las tareas de requisito previo".
Solución: "Para detener estas pérdidas de productividad, un buen primer paso es reducir el trabajo en proceso (WIP, por sus siglas en inglés) en un 25 – 50%", señala. "Esto reduce hacia atrás y adelante, y hace que los directivos y expertos sean más sensibles en el tratamiento de cuestiones y preguntas. Aunque contrariamente a la intuición, la reducción del número de proyectos abiertos en un 25 – 50% puede duplicar las tasas de finalización de tareas".
Error Nº 5: Falta de reuniones/comunicación (regulares)
"La comunicación es el factor más importante de una gestión exitosa de proyectos", indica Tim Parkin, presidente de Parkin Web Development, que ofrece servicios de consultoría de estrategia en línea para que las empresas alineen sus negocios con la tecnología con el fin de alcanzar un alto crecimiento y rentabilidad. "Sin una comunicación clara y regular, el proyecto se vendrá abajo".
Solución: Elija un día y hora para reunirse cada semana (ya sea de forma virtual o en persona) que se adecue al equipo (no solo al director del proyecto) -y aférrese a él. "Tener determinados días y horas programadas, de antemano, le ayudarán a mantener a todos en la misma página y mantiene el proyecto a flote".
Error Nº 6: No ser lo suficientemente específico con el rango/permiso para cambiar con frecuencia
"Cualquier proyecto que no tenga un objetivo ultra claro está condenado al fracaso", indica Halloran. Oz Nazilli, gerente de mercadeo de Easy Projects, una herramienta de gestión de proyectos basada en la web, añade: "el cambio de alcance es una de las cosas más peligrosas que pueden sucederle a su proyecto. Si no se maneja adecuadamente, puede conducir a la superación del tiempo y los costos". Incluso algo pequeño, como cambiar el color de un logotipo o agregar una página a un sitio web puede causar retrasos inesperados, añade.
Solución: Defina el alcance de su proyecto desde el inicio y siga el proyecto con regularidad para asegurarse de que usted y su equipo se mantienen dentro del ámbito de aplicación. Y para evitar demoras y desviaciones del ámbito original, "siga las solicitudes de cambio por separado del alcance del proyecto original, y proporcione estimaciones sobre cómo afectará a la programación - y consiga aprobación explícita de los clientes/interesados para cada cambio", sugiere Nazilli.
Error Nº 7: Proporcionar líneas de tiempo demasiado/agresivamente optimistas
"Las intenciones son nobles, así como los directores de proyectos que a menudo tratan de mantener felices a sus clientes", explica Jay Melone, un desarrollador de software y ex jefe de proyecto que actualmente es el CEO de la agencia digital DigitalXBridge. "Pero perder un plazo tras otro solo dará lugar a la desconfianza e irritación por parte de su cliente".
Solución: "Un buen software de gestión de proyectos le permitirá manejar muchos elementos de trabajo y el ancho de banda de los recursos disponibles", señala. Sin embargo, todavía es importante añadir un buffer -algo de dinero y tiempo extra para su proyecto, "especialmente en el mundo de la tecnología".
Error Nº 8: No ser flexible
Mientras que usted puede pensar en el plan del proyecto como si fuera su Biblia, "que le dice lo que hay que hacer, por quién, y cuándo hacerlo para llegar a su meta... no dude en escuchar la nueva información y las sugerencias que vienen a lo largo del camino", señala Carol Woolfe, directora de proyecto en Blackbaud, proveedor líder de software y servicios para organizaciones no lucrativas.
Solución: "En varios intervalos es bueno retroceder y tomar una nueva mirada a la totalidad del proyecto, revisar cómo han ido las cosas hasta ahora, y cómo se puede mejorar su trabajo futuro sobre la base de lo que ya ha cambiado a lo largo del camino", explica. Eso no significa que usted deba o necesite hacer cambios constantemente -solo estar abiertos a sugerencias si ayudan al proyecto.
Error Nº 9: No tener un sistema establecido para la aprobación y seguimiento de los cambios
"A menudo, el éxito o el fracaso de un proyecto depende de los cambios que se producen después de que comienza", señala Christen Bergerud, vicepresidente ejecutiva de Eco Sys, un proveedor de software de planificación y control de costos. Sin embargo, con demasiada frecuencia, no hay ningún sistema establecido para la aprobación y el seguimiento de los cambios.
Solución: "Tener un claro proceso a seguir es la mejor manera de asegurar los detalles pertinentes -cuánto va a costar, por qué es necesario, el impacto sobre el proyecto en general- son conocidos antes de que el cambio sea aprobado. También es eficaz para la evaluación de resultados durante y después de la finalización del proyecto".
Error Nº 10: Proyectos de microgestión
"No sea muy vigilante", advierte Michael Beck, especialista senior de marketing en OpticsPlanet, una tienda online que vende una variedad de productos relacionados con la óptica. "Es muy común que los directores de proyecto en ciernes traten su trabajo como un mentor, vigilando al equipo del proyecto para ver su progreso y actualizaciones".
Solución: "En lugar de vigilar en demasía al equipo del proyecto, hágales saber desde el principio (es decir, desde la primera reunión) que habrán actualizaciones programadas con regularidad mientras dure el proyecto. Esto le permite a su equipo saber que las actualizaciones de estado y progreso serán cada semana y les animará a comunicar cualquier problema o retrasos en el avance".
Error Nº 11: Contar con software para resolver todos sus problemas de gestión de proyectos
"He visto que muy a menudo la gente utiliza software para resolver los problemas, y aunque los proyectos se vuelven enumerados y más visibles, el proceso subyacente todavía está roto", explica Tim Yocum, director de operaciones de tecnología en ServerCentral. "En ese caso, termina con una pieza de software potencialmente costosa que solo servirá de referencia de los proyectos en marcha sin ninguna acción pensada en hacer avanzar efectivamente cada proyecto".
Solución: Elija el software de gestión de proyectos sabiamente -algo con lo que todos los miembros del equipo se sientan cómodos de usar. A continuación, asegúrese de capacitar a los usuarios correctamente y establecer un sistema de seguimiento de los proyectos. Sobre todo, no deje que el capital humano sea "eclipsado por el encanto de las soluciones de software", advierte.
Error Nº 12: No tener una métrica para definir el éxito
Solución: "La primera cosa que un gerente de proyecto debe hacer es asegurarse de que entiende lo que los usuarios finales consideran que es un proyecto completado con éxito", señala Kevin White, director de relaciones con los clientes en Netage Solutions. "La comprensión de lo que va a hacer un proyecto exitoso... asegura que cuando se complete el proyecto todas las partes estarán satisfechas".
¿Hay un error común en la gestión de proyectos que no incluimos? Por favor, deje un comentario haciéndonoslo saber, junto con la solución.
Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)
COMENTARIOS
jcarrill   mar, 09-oct-12

Otro error es que el proyecto no este alineado o claramente identificado con algún objetivo estratégico del negocio o de la unidad de negocio que lo promueve y como tal el beneficio que conlleve no garantizará el compromiso de la organización y del equipo de proyecto en el mediano y largo plazo. Es conveniente que para aquellos proyectos o iniciativas que demandan una importante inversión para el negocio o que implican un importante esfuerzo de cambio organizacional, o que son de larga duración, previamente se desarrolle un perfil de alineamiento estratégico que sea avalado y apropiado por quien(es) tienen responsabilidad gerencial en el direccionamiento estratégico del negocio, en consecuencia se logrará un mejor compromiso durante su ejecución y en su exitosa culminación.


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