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Adobe presentó la versión XI de Acrobat

[17/10/2012] El negocio de Acrobat hoy en día es mucho más que generar PDF, sostuvo Hugo Espinoza, gerente regional de Adobe Systems, al inicio de una conferencia en la que presentó junto con Martín Rivera, gerente de cuenta de Nexsys del Perú para los productos de Adobe Systems, el nuevo Acrobat XI.
El ejecutivo sostuvo que aproximadamente el 50% de las tareas de una persona al interior de una empresa tienen algo que ver con la gestión de algún tipo de documento y que, por ello, es lógico pensar que se puede incrementar la productividad al facilitar el uso de los documentos. Dado que uno de los formatos de documentos más usados en el mundo es el PDF las mejoras que la corporación ha realizado en la nueva versión no solo ayudará a mejorar la productividad del individuo sino que también ayudará en los campos de la colaboración, la seguridad y la movilidad.
Desde el lunes 15 ya se encuentra disponible la nueva versión de Acrobat, la cual podrá encontrarse en su versión Pro o Estándar y los cambios que trae consigo son auspiciosos, asegura el ejecutivo.
El objetivo es posicionar a Acrobat como la mejor solución para intercambiar y gestionar documentos a nivel corporativo en un entorno de múltiples dispositivos, sostuvo Espinoza.
Y para ello han comenzado con cambios tan simples pero tan útiles como la edición de los documentos PDF. Con Acrobat XI se podrá tomar un documento PDF y editarlo con la misma facilidad con la que se edita un documento de texto. Esto permite que toda la enorme cantidad de documentos que se encuentran en este formato puedan volver a ser usados de manera sencilla por los propios usuarios, sin necesidad de tener que acudir a un diagramador para realizar tareas tan sencillas como la de cambiar un par de líneas en un contrato en PDF, indicó Espinoza.
Al pasar a la opción de edición se sombrea todo el contenido del PDF, incluyendo las imágenes. Y la edición puede realizarse por párrafos y no por líneas, como antes se tenía que hacer. Incluso se tiene la opción de buscar y reemplazar que es muy utilizada en los procesadores de texto. Además, las imágenes también se pueden editar, pues al seleccionarlas se abre una herramienta de edición de imágenes.
Otra de las mejoras dentro del campo de la productividad individual es la capacidad de generar portafolios con diferentes tipos de documentos. Con esta capacidad uno puede tomar un Word, un Excel y un PowerPoint y unirlos todos en un solo documento PDF para enviarlo en un correo en un solo adjunto en lugar de enviar tres adjuntos distintos. Esto ayuda a ordenar el flujo de información entre un grupo que colabora en algún proyecto, por ejemplo, añadió el ejecutivo.
Rivera, quien estuvo a cargo de las demostraciones, sostuvo que esta funcionalidad se tenía también en Acrobat X, pero la diferencia es que ahora en el XI se puede escoger qué partes de los documentos se van a utilizar para formar el portafolio. Así, si uno desea incorporar una parte de una presentación puede escoger los slides que desea incorporar en lugar de utilizar todo la presentación. Esta funcionalidad ayuda en el flujo de información pero también en la optimización del almacenamiento.
Otra de las funcionalidades que mostró Rivera es la capacidad de transformar un PDF al documento original (Word, Excel, PPT) del cual fue generado. Esto ayuda a editar un documento en su formato nativo para luego volver a pasarlo a PDF.
Un segundo campo abordado por las demostraciones de Rivera fue el de la colaboración.
En Acrobat XI se puede abrir un documento en línea que se encuentre en Acrobat.com, en Office 365 o en SharePoint. Simplemente se escoge el repositorio donde se encuentre el documento y luego se puede descargar a la PC para trabajar con él. Incluso se puede combinar un documento en línea para formar uno de los portafolios de los que se habló anteriormente, señaló Rivera.
Una vez trabajado con el documento, éste se puede enviar por correo utilizando el correo empresarial pero también utilizando opciones de webmail como Gmail o Yahoo, u otro que se añada a las alternativas.
Como forma de colaboración, en el documento que se tiene en la PC se puede realizar comentarios y subir, por ejemplo, a Acrobat.com con el comentario hecho para que los otros miembros del equipo puedan ver el documento con el comentario, en tiempo real. A su vez ellos también podrán realizar comentarios que luego los otros miembros del equipo verán al momento de realizar la actualización del documento subido, aunque una señal -un globo- les indicará en vivo que se ha realizado un comentario adicional. La ventaja de esta funcionalidad es que tan solo uno de los miembros del equipo necesita el Acrobat para subir el documento, los demás pueden seguir los cambios en el comentario con tan solo el Reader que sigue siendo de descarga gratuita.
Otra de las opciones de colaboración es la creación de formularios. Con el FormsCentral, que se encuentra en la versión Pro, se pueden confeccionar formularios desde la PC o en web para luego ser distribuidos a través de servicios como Acrobat.com. La ventaja de este tipo de funcionalidad es que ahora el usuario puede realizar encuestas y sondeos similares sin la necesidad de acudir a una herramienta centralizada de la empresa.
Finalmente, en el campo de la seguridad, los expositores resaltaron que, dado que los miembros de una organización siempre van a intercambiar documentos con alguien externo a ella, es necesario cuidarse de lo que a uno le envíen. Eso se puede hacer en Acrobat XI con una funcionalidad que se llama Sandboxing. La idea es que si alguien recibe un PDF del exterior el Acrobat XI lo abre dentro de un entorno seguro -la sandbox- del cual no podrá salir si es que tuviera algún tipo de malware.
Los ejecutivos también destacaron que esta nueva versión tiene una gran versatilidad en los dispositivos móviles. Sin embargo, no pudieron proporcionar el precio de la nueva versión ya que esa información aún no se encontraba disponible para la región.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú