Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Sáquele partido a su software de gestión de proyectos

[22/10/2012] El mejor software de gestión de proyectos no va a ayudar a que su organización complete los proyectos más rápido o de forma más eficiente, si los empleados no lo usan o no lo usarán. Entonces, ¿cómo elegir la solución (software) de gestión de proyectos adecuada para su negocio? CIO.com encuestó a docenas de ejecutivos de TI y expertos en gestión de proyectos para averiguarlo. Los siguientes son sus consejos para sacar el máximo partido del software de gestión de proyectos.
1. Comienza con un análisis de las necesidades. "Las soluciones de gestión de proyectos vienen en todas formas y tamaños. El primer paso es determinar qué tipo de gestión de proyectos y/o colaboración necesita", señala Catherine Brown, vicepresidente de Marketing en Mavenlink, un proveedor de soluciones de colaboración y gestión de proyectos.
"Por ejemplo, ¿todos sus proyectos son internos, o también está trabajando con proveedores y clientes externos?", agrega Brown. "¿Necesita asignar tareas o simplemente crear un espacio donde todo el mundo puede colaborar? ¿Sus proyectos incluyen presupuestos y facturas?"
2. Considere la posibilidad de un servicio basado en la nube. "He escogido un sistema de gestión de proyectos basado en la nube por una serie de factores, incluyendo la facilidad de implementación y el costo total de propiedad", señala Sid Haas, vicepresidente de desarrollo de negocios en LKCS, un proveedor de servicios de marketing.
"Hemos estado utilizando la misma plataforma de nube durante unos tres años y hemos ahorrado decenas de miles de dólares sobre una solución de software que hubiéramos instalado y administrado", añade Haas. Además, dice, debido a que su solución de gestión de proyectos está basada en la web, "los usuarios pueden acceder al sistema desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo, y las mejoras y actualizaciones del sistema se envían automáticamente a medida que estén disponibles".
3. Asegúrese de que el software sea fácil de usar. "Busque software de gestión de proyectos que sea a la vez intuitivo y que esté generalmente en línea con la forma de trabajo de su organización", señala Jon Payne, presidente de Ephricon Web Marketing. "Si no se ajusta a sus características específicas fuera de la caja, a continuación, asegúrese de elegir una solución que permita campos personalizados y la posibilidad de cambiar el nombre de los campos y categorías", añade. "Debe cambiar las etiquetas en su software para adaptarse a su negocio, no al revés".
4. Elija una solución de gestión de proyectos que pueda escalar. "La implementación de una solución de gestión de proyectos a través de una organización es un proyecto a largo plazo en sí mismo", agrega Haas. "Así que seleccione una solución que crecerá con usted, y que ofrezca características que puede que ni siquiera piense utilizar al principio".
5. Solicite aportes de los departamentos y las personas que realmente van a utilizar el software. "La elección del software que será un buen ajuste global es importante. La mejor manera de hacer esto es incluir a todo el equipo en el proceso de selección", señala Lynne Henslee, presidente de e2b Teknologies, un proveedor de tecnologías y servicios para los negocios.
"Obtenga información de otras personas y departamentos, ya que cada departamento puede tener metas que le gustaría alcanzar, o una idea diferente de lo que le gustaría/necesita que haga el software", agrega Henslee. "Esto también ayudará con la implementación y uso del software en sí, y si los miembros del equipo sienten que son parte de la toma de decisiones y que sus necesidades están siendo satisfechas, se involucrarán más en el proceso".
6. Asegúrese de que el software PM se integra con las aplicaciones básicas, como el correo electrónico. "Otros criterios importantes de selección al elegir un producto es su capacidad de integración", señala Brown. "Por ejemplo, todo el mundo utiliza el correo electrónico". Por lo tanto, "una solución que también publica mensajes de correo electrónico aumentará la participación de los usuarios y ampliará el alcance del producto", indica.
7. Elija una solución que ofrece un buen soporte del vendedor y comunitario. "Al seleccionar software de gestión de proyectos, busque un vendedor que tenga una rica comunidad de usuarios, para que cuando surjan preguntas o busque las mejores prácticas, usted pueda acudir a estos usuarios para que le asesoren (mediante foros en línea)", señala Joanna Wyganowska, PMP, directora de marketing de Intelligent InSites, un proveedor de sistemas de ubicación de cuidados de la salud (RTLS por sus siglas en inglés).
8. Compare las soluciones de gestión de proyectos. "Cree una lista de verificación sobre la base de sus necesidades y compare productos entre sí", aconseja Brown, quien señala que muchas soluciones de gestión de proyectos ofrecen pruebas gratuitas. A continuación, "tiene tanto al director del proyecto como a los miembros del equipo revisando el software". Y si las partes externas (por ejemplo, contratistas, socios comerciales, proveedores) también van a utilizar el software, también solicíteles su opinión.
9. Establezca metas desde el principio. Pregunte, ¿qué estoy buscando con la utilización del software de gestión de proyectos?, señala Mark Kenny, presidente de Hippo Solutions, un proveedor de soluciones de gestión de proyectos. ¿Para qué lo quiere? ¿Crear informes de estado? ¿Pronóstico? ¿Para que sirva como una herramienta de colaboración? "Una vez que defina sus metas, tendrá claridad sobre la forma de configurar el software, cómo utilizarlo y cómo entrenar a las personas sobre él. De lo contrario, la puesta en práctica es como un barco sin timón".
10. Proporcione una formación adecuada. "Ofrecer múltiples sesiones de entrenamiento para asegurarse de que todo el mundo pueda asistir", señala Brown de Mavenlink. "Al final de cada sesión, asegúrese de que todos tengan una cuenta, un login y una contraseña fácil de recordar. Entonces, establezca un proyecto de inmediato para que los empleados practiquen la creación de posts, adjunten archivos y usen el sistema", aconseja. Para reforzar lo que han aprendido, y responder a cualquier pregunta, ofrézcales capacitación de seguimiento un par de semanas después de la sesión inicial de formación -así como tutoriales de vídeo en línea (que el vendedor o un tercero debe ser capaz de proporcionar).
11. Asegúrese de que haya al menos un responsable del seguimiento de los proyectos en tiempo real. "No espere a una reunión semanal para darse cuenta de que su proyecto se ha incendiado", advierte Avinoam Nowogrodski, CEO de la empresa de administración de proyectos basada en la nube, Clarizen. Asigne un gerente de proyecto para "seguir el progreso en tiempo real y corregir todos los problemas antes de que se conviertan en líos catastróficos". Por otra parte, el gerente de proyecto debe estar en comunicación regular con el equipo del proyecto y asegurarse de que todo el mundo está utilizando el software -y mantener actualizado al equipo.
Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)