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Cómo racionalizar su cartera de aplicaciones

[31/10/2012] ¿Su cartera de aplicaciones está a punto de explotar? Lo más probable es que lo esté, y es probable que muchas de las aplicaciones de su cartera no sean utilizadas o subutilizadas, y eso podría estar costando millones de dólares.
"Estos resultados apunta a la necesidad de que TI obtenga el control sobre el exceso de aplicaciones y piense dos veces acerca de si es necesario añadir nuevas aplicaciones", señala John Newsom, vicepresidente y gerente general de supervisión de rendimiento de aplicaciones de Quest Software de Dell, que en conjunto con Harris Interactive, encuestó recientemente a las empresas acerca de su exceso de aplicaciones. "De lo contrario, podría costarles al negocio más de lo que lo ayudan".
Las empresas tienen una tendencia a acumular aplicaciones
A menudo, las aplicaciones son desarrolladas por las razones correctas: para darle a los usuarios el acceso a nuevas capacidades que, en teoría, les permiten hacer su trabajo mejor o más eficientemente. A veces las aplicaciones se agregan a la cartera como parte de una fusión o adquisición. Las organizaciones también tienden a crear aplicaciones a medida para apoyar sus procesos de negocios específicos. El problema, señala Newsom, es que hay poca disposición para la racionalización de las aplicaciones más viejas. En algunos casos, un grupo de usuarios pueden seguir utilizando una aplicación más por razones de familiaridad -o incluso por conjuntos de características- que una aplicación más reciente carece. En muchos casos, las aplicaciones no han sido utilizados o subutilizados debido a una falta de conexión entre la empresa y los equipos de TI que diseñan y construyen las aplicaciones. Cualquiera que sea la razón, las aplicaciones no utilizadas o subutilizadas permanecen en la red, consumiendo recursos.
"Cuando Alcatel se fusionó con Lucent, heredamos un entorno de TI donde la mayoría de las aplicaciones estaban duplicadas o multiplicadas dado el historial de compras anteriores", señala Pascal Bataille, arquitecto de la empresa en Alcatel-Lucent, Francia. "Sin embargo, hemos tenido que conectarlas y mantenerlas para darle soporte a todos nuestros clientes y todas las particularidades del negocio desde el día 1. Tomó un poco de tiempo ocuparse de las políticas habituales a esta situación y evaluarlas técnicamente en contra de la estrategia de nuestra nueva empresa, y conseguir un panorama estratégico y plan de desmantelamiento validado".
La mitad de las empresas tienen más de 500 aplicaciones, muchas poco usadas o en desuso. Harris Interactive encuestó a 150 directivos de TI encargados de tomar las decisiones con 500 millones de dólares o más en ingresos anuales. El 50% de los encuestados dijeron que su empresa cuenta con más de 500 aplicaciones desplegadas (34% tiene más de mil aplicaciones desplegadas). Sin embargo, el 57% de los encuestados dijeron que sus usuarios utilizan menos de 249 aplicaciones en un día normal y 28% dijeron que sus usuarios utilizan menos de 50 aplicaciones al día.
Eso concuerda con los resultados de la gestión de la forma consultora de TI Capgemini, que en el 2011 entrevistó a más de 100 directores de TI a nivel mundial, el 85% de ellos dijo que su cartera de aplicaciones necesitaba ser racionalizada (60% dijo que actualmente soportaba "mucho más" aplicaciones de las que necesitaba).
"Lo que encontramos confirma nuestra hipótesis inicial: las organizaciones de TI de hoy están llevando una pesada carga de aplicaciones, que a menudo no están entregando su valor total a la empresa", escribió Capgemini en su informe Application Landscape (paisaje de aplicaciones), edición 2011. "La mayoría de las compañías tienen muchas más aplicaciones de las que necesita el negocio, y se ven obligadas a gastar valiosos recursos en darle apoyo a sistemas obsoletos del pasado en lugar de centrar sus activos en el crecimiento a futuro".
Los costos de la expansión de aplicaciones cuestan cientos de miles de dólares o más
La expansión de aplicaciones no es puramente académica. Newsom señala que las aplicaciones lentas, fallidas o que no responden, le cuestan fajos de billetes a las empresas. Más de la mitad de los encuestados dijeron que les cuesta cientos de miles de dólares al año (22% informó que los costos eran de millones de dólares, y el 7% dijo que les cuesta decenas de millones de dólares o más).
"Tienen que obtener un control sobre lo que esté consumiendo recursos", señala Newsom. "Definitivamente hay un problema de gestión allí".
Hacerlo de una manera significativa requiere visibilidad en sus aplicaciones -quién las está utilizando, cómo se están utilizando y cuáles son los recursos que consumen. Newsom apunta a un fabricante de automóviles que lleva años desarrollando una nueva aplicación de préstamos para sus distribuidores. Pero el día que la aplicación entró en la producción en vivo, poco a poco alcanzó un punto muerto (aunque no del todo). La aplicación quedó inutilizable y el equipo de TI no podía entender por qué.
"Se pasaron meses tratando de averiguarlo", comenta Newsom, señalando que el fabricante trajo consultores y proveedores de plataformas para ayudar y se desplegaron numerosas actualizaciones y parches.
Después de cinco meses, el fabricante se dirigió a una solución de manejo de rendimiento de la aplicación (APM), que identificó el problema en dos horas: Los usuarios salían de la aplicación de una manera que los desarrolladores no habían previsto, provocando una pérdida de memoria severa.
Estrategias para racionalizar su cartera de aplicaciones
La lucha contra la expansión de aplicaciones requiere una estrategia que le permita mantener una cartera de aplicaciones sana y racionalizada. Capgemini recomienda siete pasos que usted puede tomar:
Construya aplicaciones que se puedan mantener. El aumento de la colaboración entre los grupos involucrados en el diseño, desarrollo y mantenimiento de la aplicación le permitirá crear aplicaciones que sean fáciles de mantener, y a TI le dará la oportunidad de optimizar las operaciones, reducir costos y lograr una mayor agilidad. Capgemini señala a Cummins, un fabricante de motores y tecnologías relacionadas. El departamento de TI de Cummins ha dividido las responsabilidades para el desarrollo de aplicaciones en capas. La primera consta de los usuarios de negocios vinculados con los analistas de negocios y arquitectos funcionales que comprenden los requisitos y la estructura de las aplicaciones. Luego el diseño de la aplicación al equipo de arquitectura de hardware, lo que asegura que Cummins tenga la arquitectura correcta para darle soporte a la aplicación. El equipo de arquitectura de hardware a continuación, le pasa el diseño al centro de desarrollo de aplicaciones y soporte técnico para cada área principal de la aplicación, que tiene la responsabilidad del desarrollo del soporte de esos sistemas. El grupo de normas y procesos controla la forma de administrar el desarrollo y despliegue (en esencia, un equipo de excelencia funcional), el desarrollo de las herramientas necesarias para ejecutar el desarrollo de aplicaciones y centros de soporte técnico. Por último, el siguiente nivel de TI soporta y mantiene la infraestructura de aplicaciones y respalda los datos de la aplicación.
Implemente estrategias de gobierno de cartera. Una estrategia clara de gobernabilidad es un requisito para la precisión con la que dar prioridad a la demanda de TI y mantener al departamento alineado con las necesidades del negocio. Poner en práctica prácticas y herramientas de gobernabilidad de cartera ofrece la posibilidad de revisar cada proyecto de TI para que encaje en la arquitectura general de la empresa.
Busque un mayor alineamiento con el negocio. La empresa inicia la mayoría de los proyectos de desarrollo de aplicaciones, no TI, según Capgemini. Esto significa que se necesita fomentar una verdadera "fusión" de negocios y TI -una que empiece con asegurar la alineación entre los usuarios de negocio y los equipos que desarrollan y apoyan las aplicaciones, pero luego ir más allá al permitir que TI se convierta en un catalizador y un conductor para la innovación a través de su mayor conocimiento del negocio.
Supere la resistencia al cambio. Los usuarios suelen resistirse a adoptar nuevas aplicaciones. A menudo están cómodos con aplicaciones antiguas, aunque sean ineficientes. No basta con construir una aplicación. Es necesario que los usuarios la adopten. Para superar esta resistencia, involucre a los actores empresariales en el diseño de la estrategia de aplicación y asegúrese de que cada paso del proceso de desarrollo -la implementación por fases, introducción y aprendizaje- se monitorea de cerca y de forma alineada.
Obtenga visibilidad. Antes de realizar cambios o embarcarse en un nuevo producto, es necesario utilizar análisis y métricas para entender las interrelaciones entre las aplicaciones y sus dependencias. Las herramientas de descubrimiento automatizado y de mapeo de relaciones pueden ayudar a identificar y mapear las relaciones entre las aplicaciones y la infraestructura subyacente. Las herramientas APM pueden ayudarle a entender quién está usando sus aplicaciones, cómo se están utilizando y qué recursos consumen. El contexto es esencial. La cantidad de usuarios que tiene una aplicación a menudo es mucho menos importante que la comprensión de la criticidad del negocio de cada sistema específico y cómo la aplicación afecta a los ingresos de la compañía.
Externalice la solución, no el problema. Capgemini señala que el 74% de todas las carteras de aplicaciones son parcial o totalmente externalizadas, pero el outsourcing puede crear más problemas que soluciones a menos que haya racionalizado su cartera primero. El mantenimiento de complejos sistemas de TI a menudo requiere un conocimiento especializado local contenido dentro de la empresa, por lo que la curva de aprendizaje es empinada. Como resultado de ello, Capgemini señala, sus costos podrían subir a pesar del hecho de que el proveedor de outsourcing se está beneficiando de las economías de escala y la optimización del uso de los recursos. Para evitar ese resultado, la racionalización debe ser una parte integral del contrato.
Aplicar un enfoque de ciclo de vida real a aplicaciones y datos. Si una aplicación ya no se usa para apoyar un proceso de negocio actual y sus datos ya no están creciendo de manera significativa, debe ser retirada y sus datos archivados. Si lo hace, reducirá las facturas de energía, reducirá la huella y dará libertad a los ingenieros para centrarse en el desarrollo de nuevos e innovadores sistemas de TI en lugar de mantener los obsoletos.
Thor Olavsrud, CIO (EE.UU.)