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BYOD: ¿En dónde radican los costos?

[19/11/2012] Pocas tendencias tecnológicas han inspirado tantas dudas -y mucha desinformación- como BYOD, o "traiga su propio dispositivo". La idea de permitir que los empleados adquieran y utilicen sus propias computadoras portátiles y dispositivos móviles, ¿Es una pesadilla de seguridad? ¿Una bendición de productividad? ¿Una fuga en la mesa de servicio? Y tal vez la pregunta más importante de todas, ¿Una nirvana en el ahorro de costos?
Con información contradictoria -y algunas bien gestionadas implementaciones de BYOD de las que hay que aprender- abunda la confusión en cuanto a si BYOD ahorra dinero o cuesta más. En una encuesta realizada por Xigo, un proveedor de gestión de gastos basado en la nube, los encuestados mencionaron el ahorro de costos como un objetivo favorito para los programas de BYOD. Sin embargo, la mayoría (67%) dijeron que sus gastos de telefonía móvil no han cambiado después de tener algún tipo de BYOD, mientras que casi una cuarta parte los vio subir. Mientras tanto, en una encuesta realizada por Lieberman Software, la mayoría de los encuestados (67%) dijeron que BYOD aumentaría los costos de TI y de seguridad.
"La gente puede pensar: Ya no tengo que comprar laptops o tablets nunca más, así que esto me va a ahorrar dinero", señala Paul DeBeasi, vicepresidente de investigación de Gartner. Pero debido a que los gastos de hardware son mucho más bajos que otros costos ocultos de BYOD, agrega, la cuestión no es si los costos bajarán, sino si van a subir o permanecer igual. "BYOD probablemente no va a ahorrarle dinero", indica DeBeasi.
Mientras que otros creen que se pueden tener ahorros de costos, solo son alcanzables cuando los costos son reconocidos y gestionados estratégicamente a través de políticas bien diseñadas, señala Hyoun Park, principal analista de Nucleus Research. Sin embargo, "la mayoría de las empresas no hacen BYOD de una manera costo-efectiva", agrega.
Con esto en mente, hemos investigado los costos que deben ser contados o frenados para perseguir un BYOD rentable.
Categoría de costos 1: Dispositivos
En la mayoría de los programas de BYOD, los costos de hardware son los primeros en desaparecer, razón por la que probablemente la tendencia a menudo se percibe como una gran victoria, en lo referido al costo. En la actualidad, sin embargo, debido a que muchas empresas gozan de descuentos por volumen, la cantidad de ahorro en hardware es de alrededor de 10 dólares por mes, cuando se extendió sobre el típico tiempo de vida de un dispositivo de 18 a 24 meses, señala Park. Esto es trivial comparado con los otros costos de soporte, uso y gestión relacionados con la movilidad, agrega.
También puede surgir una complicación para los empleados con dispositivos más antiguos, que pueden solicitar estipendios de actualización si las aplicaciones empresariales requieren más potencia de procesamiento de la que proporcionan los modelos que tienen, añade DeBeasi. "La política debe exigir que los empleados mantengan su hardware y software en los niveles mínimos especificados", señala. "Tener una política adecuada hoy ahorra dinero a largo plazo".
Categoría de costos 2: Soporte
Un error similar de BYOD es que los costos de soporte se pueden dejar completamente del lado del empleado. En realidad, ya que el dispositivo es parcialmente un activo corporativo y apoya las funciones del negocio, es necesario un cierto nivel de soporte por parte de las empresas, señala Park. "Es difícil dejar gran parte de los gastos de soporte", añade. "Al final del día, cuando los empleados están teniendo problemas para entrar en la red o en negociaciones con las empresas de software, van a tener que volver a la mesa de ayuda".
Las empresas pueden controlar los costos al compartir las responsabilidades de soporte con los empleados, pero la clave es definir claramente el nivel de apoyo que proporcionarán, agrega DeBeasi. Por ejemplo, las empresas podrían estar de acuerdo en cubrir los problemas de acceso al correo electrónico e Internet a los datos corporativos, pero no al hardware o sistemas operativos. Jeff Hunter, vicepresidente de Booz Allen Hamilton, está de acuerdo. "Si tengo un problema, por el control de versiones en una aplicación determinada, no puede llamar a la mesa de ayuda, sino al proveedor del servicio", indica.
Los mecanismos de autoayuda también pueden sufragar los costos, comenta DeBeasi, como las listas de distribución de correo electrónico para que los empleados BYOD se comuniquen entre sí, y las bases de conocimiento o de los sitios de SharePoint para almacenar preguntas frecuentes, instrucciones útiles y respuestas a problemas comunes e información sobre a quién llamar para asuntos particulares. Con la creación de un sistema de respuesta de voz interactiva, se puede asegurar que la mesa de ayuda no se enrede con temas que no está dispuesta a resolver, al darle a los empleados un número al que llamar que ofrece instrucciones para guiarlo hacia quien pueda manejar su problema, ya sea la mesa de ayuda, el operador del servicio, el proveedor del dispositivo o del software, indica Park.
La manera más efectiva de controlar los costos de soporte, agrega el ejecutivo, es limitar la variedad de dispositivos que está de acuerdo en apoyar, aunque esto sin duda le resta valor a la propuesta de BYOD.
Categoría de costos 3: Infraestructura
Al permitir BYOD, la empresa se abre a una serie de nuevas inversiones en software, señala Hunter, incluyendo el software y los sistemas para gestionar los dispositivos, asegurar los datos, las aplicaciones, los dispositivos y la red, y permitir la conectividad empresarial. Esto puede ir desde sistemas de gestión de datos móviles (MDM), redes virtuales y sistemas inalámbricos de seguridad LAN.
Según DeBeasi, los sistemas MDM solo cuestan tres a cinco dólares al mes por dispositivo, lo que equivale a apoyar a cientos o miles de dispositivos. Las capas de VPN y seguridad de red pueden alcanzar hasta 15 o 20 dólares mensuales por cada dispositivo, y más para las organizaciones con el cifrado y necesidades específicas de cumplimiento, señala Park. "En este momento, los teléfonos inteligentes y las tablets requieren el mismo nivel de seguridad que existe en las PC", agrega.
Categoría de costos 4: Infraestructura inalámbrica
Con más dispositivos en la red, las empresas invariablemente deberán aumentar su infraestructura inalámbrica, comenta DeBeasi, ya sea que eso signifique actualizar, añadir más puntos de acceso, crear otro SSID o un rediseño de la red completa. Lo mismo ocurre con la red celular móvil, si los empleados se suscriben a numerosas compañías. "Los empleados pueden traer dispositivos de diversos proveedores, y si hay zonas muertas, pueden ser necesario invertir en un sistema de antenas distribuidas o actualización celular", agrega DeBeasi.
Categoría de costos 5: Software y servicios
Ya que BYOD anima a que los empleados trabajen desde cualquier lugar, puede fácilmente resultar en compras de software y servicios que les permitan trabajar durante lo que solía ser su tiempo de inactividad. Los ejemplos incluyen una aplicación de edición en iPad o un dispositivo de almacenamiento y sincronización basado en la nube, como iCloud o Dropbox. Esto puede ser genial para la productividad, y también puede sumarse a los gastos inesperados cuando no se controlan, señala DeBeasi. "Así como edito desde mi piscina, con la aplicación que acabo de comprar, podría presentar el costo como un gasto de negocio", añade. "Son solo 30 dólares -¿no va a rembolsar ese monto?".
Cualquiera que sea la decisión de la empresa, surgen otras complicaciones, como quién posee y gestiona la licencia de software, especialmente si el empleado deja la empresa. Lo importante, señala DeBeasi, es que estas decisiones estén escritas en la política y no dejarlas abiertas a la interpretación.
Categoría de costos 6: Gastos de telecomunicaciones
Con los costos de voz y datos, determinar quién paga qué y establecer límites mensuales es un área clave que puede hacer o romper la ecuación de costos BYOD, señala Park. Esto es particularmente cierto cuando el mundo se mueve hacia 4G, y se hace cada vez más fácil el poder enviar archivos de gran tamaño, afirma DeBeasi.
"Al final del día, el mayor contribuyente al ahorro en BYOD es hasta qué punto la empresa rembolsa los costos de las telecomunicaciones y de los datos", indica Park. "Si paga el monto total de lo que el individuo factura, no va a haber ningún ahorro. Si establece un límite que esté por debajo de lo que hubiera costado en un dispositivo corporativo propietario, ahí es donde entra en juego el ahorro".
La gama de enfoques varía ampliamente, señala Park. Mientras que algunas organizaciones pagan toda la factura mensual de telecomunicaciones, otras identifican un estipendio específico, y otras tratan de dividir la cuenta en términos del uso de la empresa versus el uso personal, mediante el análisis de las llamadas, su uso y las horas del día en que fueron hechas.
La primera opción no es la ideal a menos que las empresas pongan a sus empleados en un plan único y se beneficien de la tarifa corporativa con descuento, en vez de pagar por planes individuales o familiares, indica Park. La tercera opción es costosa desde el punto de vista del trabajo interno.
El mejor enfoque, señala, es ofrecer un estipendio fijo que se inserta directamente en la boleta de pago del empleado, en lugar del mensual presentado a través de una cuenta de gastos. Aunque esto requiere un poco de trabajo por adelantado para determinar la asignación correcta y averiguar las implicaciones fiscales, indica Park, es menos laborioso que el procesamiento de gasto mensual, que puede costar un extra de 10 dólares al mes para cada empleado BYOD.
Conclusión
Claramente, BYOD no debe ser perseguido solo por su potencial ahorro de costos. "Es difícil conseguir ahorros cuando se suman todos los diversos componentes de la movilidad", indica Park. Los puntos más fuertes que la empresa puede sacar están en las áreas de soporte, telecomunicaciones y los gastos de datos, en términos de pasarle el costo al empleado. De hecho, agrega, las empresas preocupadas por los costos de movilidad deberían considerar la posibilidad de adoptar un enfoque BYOD o forjar una estrategia propia de la empresa, en la que los empleados elijan sus propios dispositivos y servicios, pero sin un menú seleccionado por la empresa, lo que les permite sacar el máximo provecho de la capacidad de ahorro.
"La ecuación de costos para BYOD será casi de costo neutral", agrega Hunter. Con el tiempo, sin embargo, a medida que las prácticas y estrategias BYOD maduren, añade, es probable que la inversión genere un cambio, ya sea en forma de ahorro de costos u otro valor corporativo. "Es como con cualquier adopción de la tecnología en los últimos 20 años, donde el costo no es el agente principal, sino que lo son la agilidad, flexibilidad y mayor productividad".
María Brandel, Network World (EE.UU.)