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Planificación ante un desastre: ¿Cómo estar preparado?

[22/11/2012] El huracán Sandy dejó devastación a su paso, primero golpeando el Caribe y luego golpeando el Atlántico Medio y Nordeste de Estados Unidos, y las empresas están ahora luchando para volver sobre sus pies. Como CIO o líder de TI, usted necesita preguntarse a sí mismo: ¿Su organización estará preparada para el próximo desastre?
Sandy dejó al menos 106 muertos en los EE.UU. y dejó a millones sin electricidad. En Nueva York, muchos hogares y negocios han sufrido graves daños, el sistema de transporte público sigue restringido, los servicios públicos están luchando para volver a conectarse y la gasolina es escasa. Se prevé que los daños causados por la tormenta ascienden a 50 mil millones de dólares.
Los residentes -algunos de los cuales han perdido sus hogares o están sin electricidad, calor o agua corriente- están tratando de encontrar un camino a seguir. Muchas empresas también. No estaban preparados para la magnitud de la tormenta y ahora luchan por volver sobre sus pies. Las interrupciones en las comunicaciones, la energía y el transporte están conspirando para que sea una perspectiva desafiante. Pero con la correcta planificación, señala Nicolas Dubus, director de TI de eTailer CableOrganizer.com, con sede en Florida, puede superar estos desafíos con una mínima o ninguna interrupción cuando se produzcan desastres en el futuro.
Dubus aprendió esta lección de la manera difícil: en el 2005, el huracán Wilma azotó Florida como un martillo, inundando gran parte de la porción sur del Estado. Wilma fue responsable de 20,6 mil millones dólares en daños (24.5 mil millones en dólares del 2012). CableOrganizer.com, con sede en Fort Lauderdale, estuvo sin energía durante cuatro días.
La comunicación es un elemento clave para la recuperación de desastres
"Más que la energía, la comunicación fue el problema", señala Dubus. "No teníamos Internet. Los teléfonos celulares no funcionaban. Las líneas regulares de teléfono no funcionaban. No podíamos comunicarnos con los proveedores".
Wilma fue una llamada de atención para CableOrganizer.com, un negocio en gran parte impulsado por sistema informático que vende electricidad, telecomunicaciones/comunicación de datos/networking, home theater, cables y productos de gestión alámbrica. Después de esa experiencia, se tomó en serio la preparación para desastres.
"Cada año, antes del mes de junio, cuando comienza la temporada de huracanes, revisamos nuestros procedimientos de prevención de desastres para garantizar la preparación en caso de que una tormenta tropical o un huracán se dirija hacia nosotros", explica. "Pero en lugar de una simple lista de verificación de temporada y las actividades de preparación, se revisan y mantienen la prevención de desastres y planes de recuperación para todos los niveles de la operación durante todo el año, para asegurarnos de que estamos realmente preparados".
"Si tiene una pequeña empresa o una gran empresa, cuando hay un desastre como Sandy, es muy importante tener un plan en el papel y revisarlo con frecuencia", añade. "Ahora tenemos un plan y está documentado. Sabemos quién va a hacer qué y cuándo. Sabemos quién se supone que viene aquí para el edificio, quién se supone que cuidará de las distintas cosas en el edificio. Incluso tenemos un blog que es privado para la empresa, donde el propietario es capaz de enviar actualizaciones de estado a la web".
En primer lugar, señala Dubus, no importa cuán alta sea la tecnología de su negocio, la vieja escuela es el camino a seguir cuando se trata de la preparación para desastres. "Una de las primeras cosas que diría es crear una lista de información de contactos para TI y toda la compañía", indica. "Por ejemplo, cómo ponerse en contacto con su gerente y la otra gente con la que necesita ponerse en contacto. Debería ser hecha en papel. Querrá tener toda la información de su proveedor de sistema de teléfono, hosting de su servidor web, todos los contactos de Internet que pueda imaginar. Téngalo en papel y manténgalo actualizado".
Se trata de personas y planificación
Para una empresa grande, distribuida, el papel puede ser menos que una preocupación inmediata, pero ser capaz de llegar a su gente todavía debe ser su prioridad, señala Daniel Newton, vicepresidente senior de operaciones de Datapipe.
Datapipe es un proveedor de servicios gestionados de hosting e infraestructura de centro de datos para los servicios de TI y computación en nube. La sede principal de Datapipe está en Jersey City, Nueva Jersey, al otro lado del río Hudson de Nueva York. Mantiene centros de datos en Somerset, Nueva Jersey, San José, California, Reino Unido y China. Incluso con dos centros de datos en Nueva Jersey, Datapipe no sufrió interrupciones o fallas como consecuencia de la tormenta.
"Nos concentramos en nuestra gente, ante todo", indica Newton. "Teníamos que asegurarnos de tener la disponibilidad de nuestra gente y asegurarnos de que estaban bien".
Tan pronto como el equipo de Newton estaba seguro de que había una probabilidad razonable de que la tormenta azotara Nueva Jersey, hicieron planes para trasladar a un número de personas de la oficina de Nueva Jersey a una oficina en Austin, Texas, por esa semana. El equipo también reservó habitaciones de hotel cerca de las plantas de Nueva Jersey para que pudieran caminar al trabajo si el tránsito era imposible. Newton señala que la compañía incluso abasteció las instalaciones con suministros en caso de que los empleados tuvieran que pasar varios días allí. Los miembros del equipo en otros lugares del mundo también fueron notificados de que sus cambios podrían tener que ser flexibles para que puedan recoger cualquier holgura.
"Tuvimos personas desplazadas", indica Newton. "Tuvimos gente que no tuvo energía y tuvimos gente que no alcanzó con facilidad nuestra infraestructura crítica para ayudar a mantener a nuestros clientes".
A pesar de esos problemas, Newton señala que Datapipe fue capaz de llamar a todos sus empleados en la estela de la tormenta y asegurarse de que todo el mundo estaba bien.
Proteja sus instalaciones
A continuación, tiene que pensar en sus instalaciones. Dubus sugiere múltiples conexiones a Internet para que pueda tratar de mantener esas conexiones en funcionamiento, si es posible. CableOrganizer.com tiene cinco conexiones, incluyendo una antena parabólica en el tejado de su edificio que se conecta con HughesNet. También mantiene varias líneas analógicas de teléfono y teléfonos que no requieren energía para funcionar. Dubus señala que le ha dado teléfonos satelitales a personal clave para que los utilicen si no hay otras redes de comunicación disponibles. Datapipe, por otra parte, se basa en softphones para mantener sus comunicaciones fluidas.
"Hubiéramos perdido compañías de telecomunicaciones a través de toda la Costa Este y, probablemente, las empresas de telecomunicaciones en la Costa Oeste también hubieran caído", comenta Newton.
En cuanto a potencia, tener un generador de gasolina en su edificio puede ser una solución a corto plazo, pero probablemente no es la mejor a menos que también almacene gran cantidad de combustible in situ.
"El problema con esto es cuando no hay energía eléctrica, puede ser muy difícil conseguir gasolina", señala. "Yo voy a la gasolinera y la cola es de 10 horas de duración. Lo que hicimos fue comprar paneles solares y los pusimos en el techo. También tenemos un generador alimentado por gas propano y tenemos un tanque de mil galones de propano en las instalaciones. Podemos mantener ese generador en funcionamiento durante varias semanas si es necesario".
Datapipe tenía generadores diesel a su alcance. Nunca perdió la energía en su utilidad, pero Newton señala que la energía a veces fluctuaba, por lo que su equipo hizo funcionar los generadores durante dos días para evitar que las fluctuaciones afecten a su equipo.
Antes de la tormenta, el equipo de Newton se aseguró de que todo el combustible para todos los generadores se reponga y pueda hacerlos funcionar por un mínimo de tres días. La compañía también tenía un camión de combustible en el sitio con entrega garantizada.
"El objetivo para nosotros está en la preparación para desastres y continuidad del negocio, así que en realidad no tiene que usar su recuperación de desastres", señala Newton. "Creo que esa es una de las razones por las que hemos salido ilesos de todo esto".
Más consejos de preparación ante las catástrofes
No espere a que el próximo desastre esté en el radar para iniciar su proceso de planificación. Estos son algunos consejos adicionales para su plan de preparación ante un desastre:
* Mantenga sus protectores y unidades UPS. No deje que las cosas simples lo desesperen cuando se trata de mantener a sus computadoras y servidores con alimentación. Rutinariamente pruebe y mantenga los protectores y UPS para todas sus máquinas y bancos de servidores. Remplace las unidades UPS para equipos de escritorio, cada dos años; y para los servidores, cada tres a cinco años.
* Realice una copia de seguridad de sus datos y almacene copias fuera del sitio. Por lo menos, guarde las copias de seguridad en un lugar protegido y remoto. Mejor aún, co-localícelos también. Y no se limite a esperar que sus copias de seguridad funcionen. Póngalas a prueba con regularidad. CableOrganizer.com ejecuta pruebas en un pequeño archivo todas las semanas para asegurar la integridad de los archivos de copia de seguridad. Dos veces al mes, ejecuta una restauración de los datos de copia de seguridad.
* Mantenga centros de datos fuera del sitio y a prueba de desastres. Mantenga sus servidores web en varios lugares para asegurarse de que la conexión de su empresa con el mundo exterior permanece ininterrumpida. CableOrganizer.com aloja algunos servidores en una sala de servidores en su sede de Fort Lauderdale, y también ha dividido estratégicamente servidores web entre varios centros de datos adicionales en Connecticut, Texas y Florida. Mantiene una jaula con el centro de datos Host.net en Boca Raton, donde se encuentran los servidores críticos, el sistema de teléfono de la empresa, el controlador de dominio, bases de datos SQL y aplicaciones y servidores de archivos.
* Añada opciones de copia de seguridad de atención al cliente. Tiene que ser capaz de mantener el contacto con sus clientes. Además de su sistema de teléfono principal y líneas analógicas de respaldo, CableOrganizer.com se suscribe a un plan de recuperación de desastres con GlobalResponse, una firma con sede en Margate, Florida, cuyo edificio está equipado para hacerle frente a un desastre, y que está conectado a AT&T a través de un OC-12 Sonnet SMARTring. CableOrganizer.com también mantiene un grupo de soporte de copia de seguridad del cliente con GlobalResponse para que pueda recibir llamadas telefónicas en su nombre.
Thor Olavsrud, CIO (EE.UU.)