Llegamos a ustedes gracias a:



Casos de éxito

Configurar, administrar y mantener oficinas remotas

La experiencia de Catalyst IT Services

[17/12/2012] La diversificación nunca es una propuesta fácil. Ya sea que se trate de una nueva ubicación o empleados que hacen teletrabajo, hay muchas preguntas que necesitan respuesta. ¿Por dónde empezar? ¿Cómo se creó? ¿Cómo los empleados se pueden comunicar de manera efectiva? y más. CIO.com habló con Michael Rosenbaum, fundador y CEO de Catalyst IT Services, proveedor de los servicios de outsourcing Agile, para saber lo que se necesita para diversificarse y mantenerse en este nuevo mundo.
Si piensa abrir una nueva ubicación, el primer paso, de acuerdo con Rosenbaum, es saber cuándo hacer su mudanza. "Antes de que decidamos abrir una segunda oficina, hubo una cuidadosa evaluación para decidir si una segunda ubicación valía la pena la inversión. Nosotros esperamos llegar a un punto de inflexión que fue una convergencia de las necesidades del cliente y una mayor reputación geográfica", señala Rosenbaum.
Mantener su cultura a distancia
El mantenimiento de la cultura de la empresa es un factor crítico. "El mayor reto y objetivo ha sido asegurar que nuestra oficina de Portland sea realmente una extensión de nuestra organización en Baltimore, y que no se convierta en una entidad propia", agrega Rosenbaum.
"Si ha trabajado duro para mejorar y desarrollar algo excelente en una oficina, pero no es capaz de replicarlo en otro lugar, se está creando un centro geográfico desigual que potencialmente puede generar una reputación incoherente y negativa en un mercado remoto. Eso es muy peligroso desde el punto de vista comercial", comenta.
Cuando Catalyst IT Services se dio cuenta de que necesitaba expandirse, envió 20 empleados de su oficina original para que se establezcan en las nuevas ubicaciones. Al contar con empleados de su oficina original, se aseguraba de que la misión y la cultura de la empresa se mantuvieran intactas.
"El equipo inicial estaba compuesto por empleados que representaban bastante bien la cultura de la empresa, con el fin de que se forme una mejor base en nuestra nueva ubicación", comenta Rosenbaum. Una vez que los empleados de las nuevas instalaciones estuvieron familiarizados con sus sistemas, la configuración fue una tarea mucho más fácil.
Rosenbaum también señala que muchas veces, cuando se trata de problemas de TI en una ubicación remota, es mejor enviar a un empleado ha dicho lugar para que solucione el problema, en lugar de hacerlo de forma remota. Se podrían encontrar otros temas que no han sido encontrados y más que otras veces, también se podrían arreglar otros problemas menos críticos que podrían haber caído en el olvido.
"El equipo por lo general siempre interrumpía con otras cosas que necesitaban, pero que normalmente no lo comunicaban porque decían: no queremos que se moleste. Es que simplemente no queremos incomodar a alguien con una larga lista. Al mostrar su voluntad de dar soporte, en persona, a nuestra oficina remota, continuamos construyendo esa camaradería y cultura de la empresa", explica Rosenbaum.
Si está considerando permitir que sus empleados trabajen a distancia, entienda que cada negocio es diferente. Comience con algo pequeño y trabaje con los empleados de su programa piloto para averiguar qué herramientas son necesarias para realizar el trabajo y la mejor forma de comunicarse.
No falle a la hora de comunicarse
Desarrollar un plan de comunicación es primordial. Si ha trabajado remotamente antes, es probable que en algún momento se haya sentido aislado. Todos los componentes del equipo tienen que trabajar aún más para garantizar que esto no suceda. La comunicación es una parte esencial de cualquier negocio, y esto se amplifica cuando se agregan oficinas remotas en la mezcla.
Establezca una llamada semanal o diaria, a pesar de que piense que no la necesita. No es inusual que se cancelan debido a otras prioridades o tareas de vez en cuando, y eso está bien. Sin embargo, dejarlas de lado esta vez, proporcionará tiempo para hablar de algo más que las tareas más urgentes y proyectos a mano. Es también una oportunidad para intercambiar ideas, lo cual puede ser difícil de hacer a través de mensajes instantáneos o correos electrónicos. La videoconferencia es otra gran manera de mantener en sintonía a sus sucursales.
Dicho esto, no hay nada mejor que una cara real, y Rosenbaum recomienda hacerlo de esa manera a menudo. "Nada puede sustituir la interacción cara a cara. Debido a esto, hemos puesto gran énfasis en permitir viajes a través del país tantas veces como sea necesario entre los equipos, señala Rosenbaum.
La línea de fondo es saber lo que funciona para usted y recurrir a ello con frecuencia.
Colaboración: Por dónde empezar
Las herramientas de colaboración desempeñan un papel crucial cuando se trata de oficinas o clientes separados por el tiempo y la distancia. Proporcionan un ambiente donde los empleados pueden compartir y construir ideas. Hay una gran cantidad de opciones, como Basecamp, Fuze, Sharepoint o Trello para nombrar unas pocas. Google ofrece alternativas gratuitas como Google Drive y Calendar. Cualquiera que sea el software o servicio que elija, asegúrese de lo siguiente:
* Que sea fácil de implementar.
* Que proteja su IP.
* Que se integre con sus sistemas actuales.
* Que viene con soporte sólido.
Asegúrese de que las herramientas estén en su lugar para coordinar las tareas entre todos los miembros del equipo, independientemente de su ubicación física, y evitar que los equipos tengan una sola faceta. "Distribuya los proyectos en equipos de ambas ubicaciones, para que el trabajo no esté asilado en un lado particular del país o de otro. La polinización cruzada es realmente importante", señala Rosenbaum.
Consideraciones finales sobre las posibilidades remotas
La decisión de abrir una oficina remota o permitir que los trabajadores laboren a distancia son grandes pasos y se deben hacerse con una sólida estrategia y planificación. Sin embargo la tecnología está haciendo que esos planes sean factibles. El estado actual de las herramientas de colaboración y tecnologías de nube han sido, en muchos casos, geográficamente relevantes.
Hein Rich, CIO (EE.UU.)