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Conversando con...

Marita Huamán, CEO de Ciclus Group

Ciclus Group evangeliza en BI

[21/12/2012] La inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés) es un concepto del que se ha hablado ya desde hace una buena cantidad de años; sin embargo, sorprende saber que no es una herramienta de uso generalizado, y que existe aún desconocimiento de los procesos que se deben cumplir para hacer un uso adecuado de esta herramienta.
Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, y Samantha Díaz, coordinadora de Marketing de la misma firma, conversaron con nosotros para aclarar algunos conceptos y para señalarnos que es necesario realizar un proceso de evangelización, no solo entre las empresas sino también al interior de las mismas, incluso en aquellas que cuentan con alguna herramienta de este tipo. El objetivo es procurar que las empresas dejen de trabajar con datos y comiencen a usar la información.
Un concepto más que una herramienta
En las empresas siempre aparecen muchas preguntas, como cuáles son los principales clientes, cuáles son los productos más rentables, cuáles son los clientes más importantes, etcétera. Muchas veces estas respuestas, que deberían tener una respuesta disponible para el que las enfrenta en el día a día, no son resueltas; y esto se puede deber a que las organizaciones enfrentan ahora un entorno muy exigente que no les permiten hacer un alto en sus labores diarias y reflexionar sobre aquello que necesitan para, precisamente, realizar mejor su trabajo cotidiano.
Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, y Samantha Díaz, coordinadora de Marketing de la misma firma.
Ahí es donde entra todo el concepto del que estamos hablando, de tomar decisiones sustentadas en información, sostiene Huamán.
Generalmente, señala la ejecutiva, las empresas deciden iniciar las experiencias de inteligencia de negocios en marketing y ventas porque esos son los sectores que generan ingresos para la firma. Y comienzan a pensar en el tipo de información que quieren que aparezcan en sus pantallas sin tomar en consideración que, en realidad, dicha información no es sino el resultado de una cadena de procesos y decisiones que comenzó muy atrás, en los datos puros que se crearon al inicio.
Ese es el nuevo mensaje que traemos nosotros y que vamos un poco contra la corriente, porque para poder hablar de BI y gestionar la información tenemos que empezar por cuál es el modelo de negocios, cuál es el modelo de gestión, sobre qué plataforma se están gestionando los procesos y cuál es la arquitectura de datos, es decir, que datos tengo. Y cuando ya hablamos de datos recién podemos hablar de qué información vamos a generar, sostiene Huamán.
Todo comienza con los datos entonces, y para entenderlos también se debe de comprender los sistemas por los cuales éstos discurren.
Los sistemas
Huamán señaló que básicamente en una organización se pueden encontrar dos tipos de sistemas. Uno de ellos son los sistemas transaccionales, y los otros son los sistemas de soporte a la toma de decisiones.
Los sistemas transaccionales dan soporte a los procesos de negocio, buscan velocidad en la transacción, están optimizados para su actualización, no requieren de datos históricos, están orientados a los procesos (facturación, cobranzas, recaudación, etcétera), y realizan consultas que afectan a pocos registros.
En cambio, cuando hablamos de los sistemas de soporte a la toma de decisiones, lo que hace ese sistema es extraer datos de los sistemas anteriores, de los transaccionales, y lo que busca es cómo organizar esos datos para poder hacer análisis y a través de ese análisis generar información, detalló la ejecutiva.
Entonces, una organización puede tener varios sistemas transaccionales y en ellos tener distintos tipos de datos; por ejemplo, en uno puede tener los datos de los clientes, en otro puede tener la facturación, el tráfico o las cobranzas. Y si se desea conocer el perfil de un cliente se tendría que tomar los datos de todos esos sistemas y con ellos conformar el perfil. Usualmente, si se desea que un sistema transaccional brinde esos datos, se debe hacer queries en cada uno de ellos; un proceso que podría tomar mucho tiempo.
No es que sean sistemas malos sino que no han sido construidos para ello. Para eso se tiene otros tipos de sistema, esos son los sistemas de soporte a la toma de decisiones a los que también denominamos data warehouse, o sea, almacén de datos, recalca la ejecutiva.
Hay que entender que tanto los sistemas transaccionales como los data warehouse o data marts, tienen ambos bases de datos; sin embargo, los primeros tienen una base de datos que está diseñada para realizar operaciones con rapidez, mientras que la otra está diseñada para el análisis.
Es en el segundo tipo de sistemas en donde se encuentran los famosos cubos de información, que no son sino datos que han pasado por ciertos criterios de análisis.
Entonces, lo que básicamente se hace es extraer datos del sistema transaccional, llevarlos al sistema de soporte a la toma de decisiones y ahí modelarlos, resume la ejecutiva.
Ya en este punto Huamán considera que se puede lanzar una definición de lo que es la inteligencia de negocios: inteligencia de negocios es el conjunto de conceptos, métodos y procesos, orientados a mejorar la toma de decisiones gerenciales, aprovechando los datos que se alojan en las distintas fuentes de información.
Si en los sistemas transaccionales se tienen herramientas como los sistemas de facturación, contabilidad, ERP e incluso un modesto Excel; en el data warehouse se tienen herramientas muy potentes como el Microsoft SQL, Oracle, DB2, Teradata y también software de código abierto.
En este punto Huamán se detiene y hace una recomendación. No es muy conveniente trabajar en Excel -aunque muchas veces es lo único que se tiene- porque cuando en el Excel se ingresa un dato erróneo, el Excel no se da cuenta. En cambio un sistema transaccional sí lo puede ubicar, sostiene.
Además, es en esta segunda etapa, en la del data warehouse, en la que se produce una limpieza de datos, es decir; se identifica los datos que no han seguido los patrones regulares. En los sistemas se tienen que detectar las características (vicios) de los datos.
Pero, sin duda, es la siguiente etapa, la de la capa de presentación, la que es más conocida por los usuarios finales.
Aquí los datos que han sido extraídos y modelados son presentados de manera muy amigable para los usuarios finales. Por ello se tiende a pensar en este tipo de herramientas al momento de hablar de inteligencia de negocios cuando, en realidad y como señala Huamán, esta información es el producto de todo un proceso en el que han intervenido sistemas transaccionales, herramientas de extracción, y modelamiento de datos, además de una serie de reglas que se basan en las necesidades del negocio.
Negocio más que TI
Como se puede apreciar la inteligencia de negocios no es solo un proceso tecnológico sino principalmente de negocio, y es por ello que Huamán hace hincapié en que la forma en que las organizaciones aborden estas soluciones tiene que tomar en cuenta los dos ámbitos.
Pero ¿por qué es necesaria aún la evangelización? De acuerdo a un estudio de mercado realizado por Ciclus Group entre empresas con una facturación mayor a los 50 millones de dólares se ha hallado que el 90% de los que contestaron la encuesta afirmaron que conocen esta metodología, pero también que el uso que hacen las empresas peruanas de ella es muy básico.
Esto se debe a que existe muy poco conocimiento del proceso que involucra implementar un proyecto de business intelligence, a que se piensa que es un proyecto tecnológico cuando en realidad es un proyecto de negocio, o que la capacitación en las empresas es muy incipiente y que los procesos de negocio poco maduros influyen en el bajo desempeño de estas herramientas.
Quizás una forma de resumir estos factores es que hay aún una desconexión entre TI y el negocio.
¿Qué se necesita? Huamán nuevamente reitera que es primordial gestionar la información y entender la plataforma informática. Y señala que ese es el valor principal en el que su organización puede ayudar a las empresas.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú