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Planificación y costos de BYOD: Todo lo que necesita saber

[01/01/2013] Cuando 600 trabajadores se unieron al nuevo programa BYOD de la empresa, los gastos se dispararon: en conjunto 300 mil dólares sobre el presupuesto del primer año, señala Network Sourcing Advisors, una consultora que ayudó a que la empresa controle sus costos.
"Fue vergonzoso", comenta David Schofield, socio de Network Sourcing Advisors.
Después de que Network Sourcing Advisors expusiera los costos ocultos y elaborara una política global para la empresa de tecnología, los gastos cayeron. Ahora el costo de BYOD es solo un poco mayor que el costo de los teléfonos inteligentes proporcionados por las empresas.
La verdad es que la mayoría de las empresas encontrarían el equilibrio con los teléfonos inteligentes BYOD. Los costos ocultos pueden salirse de control y causar estragos en la rentabilidad de una empresa. Eso no quiere decir que las empresas no deban adoptar BYOD. Más bien, puede ser que quieran conocer a qué se enfrentan cuando se trata de dólares con BYOD, y darle sentido.
El mayor paso en falso de la citada empresa: confiar en que los empleados harían lo correcto. Network Sourcing Advisors encontró abuso generalizado de los empleados, como gastarse el plan familiar, actualizar teléfonos y cuotas de terminación, la firma de un máximo por plan de datos a pesar de que no era necesario, y acumular miles de dólares en tarifas de datos en el extranjero.
Network Sourcing Advisors sacó una política reforzada que incluye un estipendio mensual para los informes de gastos BYOD. Si un empleado se pasa del estipendio y quiere obtener un reembolso, tendrá que probar que el excedente está relacionado al negocio, y que se tomaron las medidas para reducir los costos.
"Fue una importante reducción de costos para la empresa", afirma Schofield. "Pero incluso en su situación de estipendio, la gente sigue sobre comprando. Después de todo en BYOD, pierden liquidez, pero no como antes".
Ahorro de costos: El mensaje mixto de BYOD
La idea de que una empresa gasta más en teléfonos inteligentes BYOD que en los entregados por las empresas va en contra de la sabiduría convencional. Después de todo, si las empresas ya no tienen que pagar por los teléfonos, eso debería añadir muchos ahorros, ¿no?
(Para ser justos, muchas empresas optan por adoptar BYOD pero no por el ahorro en los costos, sino por la mayor productividad laboral. Intel, por ejemplo, afirma que tiene un retorno de 7.500 dólares por empleado BYOD al año, en forma de 57 minutos adicionales al día por empleado, frente a los 2.500 dólares por empleado al habilitar, administrar y proteger BYOD, informa InfoWorld).
Empresas de alta tecnología como Cisco, VMware e Ingram Micro comenzaron ordenando teléfonos inteligentes BYOD, y están reclamando un gran ahorro de costos. "Me siento muy cómodo diciendo que voy a ahorrar siete cifras este año", dijo el CIO de VMware Mark Egan a principios de este año.
Pero estos casos podrían ser la excepción, no la regla.
El mes pasado, Nucleus Research predijo que BYOD disminuiría en el 2013: "La realidad es que los gastos de soporte, los riesgos de cumplimiento, y el reembolso de uso conducen a un mayor costo total de propiedad, sin retorno discernible de la inversión o ganancias de productividad. Como los CFO de la empresa le echan un vistazo más cercano a los verdaderos pros y los contras de BYOD en el 2013, buscarán perseguir la opción más responsable fiscalmente: cuentas corporativas".
Los costos ocultos de BYOD son revelados
Sumar el costo de la transición de teléfonos inteligentes de la empresa a BYOD es un asunto truculento. Con el fin de aclarar algunas confusiones, hemos roto un par costos ocultos:
Los costos de transición: No se equivoquen, la transición a BYOD requiere trabajo intenso. Es casi seguro que hay muchos teléfonos inteligentes de propiedad de la empresa rondando por ahí. Los empleados tendrán que asumir la responsabilidad. Esto significa que tendrán que trabajar en estrecha colaboración con las empresas operadoras, que no son conocidos por ofrecer un estelar servicio al cliente.
Las empresas tendrían que contratar una consultoría para facilitar esta transición antes de que deje a miles de empleados molestos e improductivos.
"Tenemos un promedio de unos 20 a 25 minutos por usuario para la conversión de una línea corporativa confiable a una línea confiable individual, y somos buenos en ello", según le contó Brandon Hampton, director fundador de Mobi Wireless Management, un proveedor de software y servicios que asesora a compañías Fortune 100 sobre las estrategias inalámbricas, a CIO.com. "Si tiene unos pocos miles de usuarios, puede hacer las matemáticas".
Costos de suscripción: En el escenario de los teléfonos inteligentes emitidos corporativamente, una empresa puede tomar el teléfono y planear compras para un descuento por volumen. Una empresa de tamaño medio, puede obtener que su factura mensual de telefonía móvil cuente alrededor de 50 dólares por usuario. Lo mejor que puede hacer un empleado con un plan similar tendría un costo de 80 dólares. En un escenario BYOD, esto se resuelve a 360 dólares más por empleado al año.
Peor aún, BYOD se supone que significa que los empleados asumen el costo del teléfono, pero las empresas realmente terminan pagando por la mayor parte. Considere este escenario, cortesía de Slate.
Cuando un empleado mete la mano al bolsillo para comprar un iPhone de 200 dólares subsidiado por AT&T, el contrato más barato de dos años es de 85 dólares al mes por 1GB. La mayoría, si no toda, de esta factura mensual se gasta. Así, la empresa va a terminar pagando 2.040 dólares en dos años.
No tiene sentido que el empleado compre un iPhone no subvencionado por 650 dólares y lo conecte a T-Mobile. No importa que la tasa mensual de T-Mobile sin un contrato sea de solo US$ 60 mensuales por el doble de los datos, 2GB, un total de 1.440 dólares en dos años, o casi 600 dólares menos que el iPhone subsidiado por AT&T.
En esencia, la empresa que opera bajo BYOD está pagando por el iPhone a medida que el subsidio de la empresa operadora encuentra su camino en el informe de gastos.
Costos del comportamiento del personal: Empleados como los mencionados por la empresa de tecnología anónima no son malas personas. Sin embargo, el comportamiento del empleado tiende naturalmente a favorecer sus propios bolsillos. Es decir, van a pedir la más alta remuneración e inscribirse en el plan de datos más caro para que no se vean afectados con cargos por exceso.
Además, los empleados BYOD a menudo tratan de agotar todo su estipendio mensual, con el fin de obtener el máximo retorno de la inversión como gasto.
Mientras que Intel pone mucha confianza en sus empleados BYOD, otros utilizan la tecnología para observar a los empleados. Schofield ha visto muchos casos donde los empleados trota mundos gastan miles de dólares en las facturas móviles en virtud de la política BYOD, porque nadie estaba vigilando.
El truco consiste en conseguir que los empleados piensen en el uso pragmático de los teléfonos inteligentes BYOD, lo cual incluye la búsqueda de un plan realista para que coincida con su caso de uso y tomarse el tiempo para buscar puntos WiFi gratuitos, sobre todo cuando está en el extranjero. Pero eso es difícil de hacer.
"Un empleado BYOD tiende a sobre comprar", señala Schofield. "Hay que poner límites".
Los costos de gastos de notificación: en el tema de los informes de gastos, Aberdeen Group publicó un informe a principios de este año que encontró que un ambiente BYOD móvil típico cuesta 33% más que un despliegue inalámbrico bien administrado, donde la empresa es propietaria de los dispositivos.
Una gran razón para esto es el costo oculto de procesar informes de gastos. Una política BYOD conducirá sin duda a que los empleados presenten más informes de gastos. Un reporte de gastos cuesta alrededor de 18 dólares para ser procesado, señala Aberdeen. (Para más detalles, vea BYOD: Si usted piensa que está ahorrando dinero, piénselo otra vez).
Y se pone peor. "Es probable que, si tiene todos estos informes de gastos BYOD, posiblemente necesite el software de gestión de gastos de telecomunicaciones", señala Schofield. "Eso le costará de tres a cuatro dólares por usuario al mes".
Gastos de capacitación: Los informes de gastos pueden conducir a otro costo oculto, en la forma de capacitación BYOD. En los viejos tiempos de los teléfonos inteligentes entregados por la corporación, que eran controlados por TI, los picos en el uso de datos o minutos podrían ser automáticamente marcados.
En el informe actual de gasto impulsado por el entorno BYOD, otros grupos van a asegurarse de que los empleados no jugarán con el sistema. ¿Estos grupos tienen la capacidad de controlar el uso de teléfonos inteligentes BYOD? ¿Saben qué buscar?
"La capacitación es uno de los mayores costos, pero no sé cómo seguirlo", señala Schofield.
Costos de soporte: Se ha escrito mucho acerca de los costos de soporte BYOD porque es un blanco móvil. Los CIO que han dado paso a un mandato inteligente BYOD dicen que el número real de los smartphones BYOD es casi siempre mayor que el número anterior de teléfonos entregados por la empresa; sin embargo, el porcentaje de consultas en la mesa de ayuda está en declive.
Es importante tener en cuenta el número total de solicitudes a la mesa de ayuda, no el porcentaje. Es probable que encuentre que su departamento está manejando más solicitudes. Es un costo oculto de BYOD.
Los costos del despliegue del proyecto: Nada aumenta los costos como un proyecto que se inicia y se detiene y se inicia y se detiene de nuevo. BYOD es uno de esos proyectos. El problema es que
BYOD toca todas las partes de una organización: TI, el área legal, recursos humanos, finanzas, unidades de negocio, tal vez incluso a los clientes.
Un caso común: los teléfonos BYOD son sacados por TI cuando el CIO espera obtener ahorros de costos. Las unidades de negocio se involucran para determinar qué empleados son elegibles, lo cual, a su vez, arrastra al departamento de recursos humanos. El proceso se estanca debido a que el departamento de finanzas se da cuenta de que tiene que hacer frente a la presentación de informes de gastos. El área legal llega tarde al juego para discutir a fondo los problemas de privacidad de los empleados.
Si todos estos departamentos no están involucrados desde el primer momento, señala Schoefield, "va a ser una caída larga".
Luego están los giros inesperados. Por ejemplo, supongamos que una empresa establece un mandato de teléfonos inteligentes BYOD. Uno de los empleados tiene una mala calificación crediticia y no puede obtener un teléfono con suficientes datos y minutos para hacer su trabajo. ¿Esto afectará su futuro con la empresa? Al tener que revelar su mala calificación crediticia, ¿se ha violado su privacidad?
BYOD está forjado con este tipo de problemas complejos y costos ocultos. Desafortunadamente, muchas compañías se suben al carro BYOD sin una planificación adecuada, solo para obtener una revisión de la realidad en sus balances.
Tom Kaneshige, CIO (EE.UU.)