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Reportajes y análisis

Lo que SharePoint 2013 significa para el centro de datos

Desde un nuevo modelo de aplicación hasta networking social, hay mucho que considerar.

[04/01/2013] Microsoft celebró su más reciente conferencia de SharePoint en noviembre. El rumor predominante entre los más de 10 mil asistentes estuvo alrededor de SharePoint 2013, la nueva versión de la plataforma productividad del servidor.
Es una actualización enorme y masiva. He hablado informalmente con muchos asistentes a la conferencia y, aunque la mayoría están impresionados con el conjunto de características y capacidades de SharePoint 2013, parece que están teniendo dificultades para comprender el lanzamiento.
Con millones de instalaciones de ambas ediciones, gratuita y empresarial, de SharePoint, es muy probable que su organización ya haya implementado una versión de SharePoint, y que la nueva versión se encuentre en su hoja de ruta. Pero antes de apresurarse con ello, aquí hay algunos hechos que son importantes para entender exactamente lo que es SharePoint 2013 y lo que significa para los planes de despliegue de su organización.
Factor social: Está aquí, pero ¿qué hacer con él?
En junio, Microsoft compró Yammer, una compañía de redes sociales, por 1.2 mil millones de dólares y anunció inmediatamente su intención de integrar las capacidades de redes sociales en SharePoint. Ahora hemos sabido que Yammer se incluirá de forma gratuita en las suscripciones de Office 365, con disponibilidad para Yammer en las instalaciones de las empresas en algún momento no especificado.
Pero la integración de Yammer y SharePoint Online (parte de Office 365) no es tan limpia como se podría esperar. Mientras que puede, por ejemplo, iniciar una conversación instantánea en torno a un documento almacenado en SharePoint y luego buscar los resultados de esa conversación más tarde, perderá cualquier personalización que haya realizado en la apariencia de su sitio de SharePoint -su marca, en otras palabras.
No es necesariamente una experiencia confusa, pero es un poco discordante, y sus usuarios sin duda se darán cuenta que está en uso otra aplicación.
SharePoint 2013 estrena una interfase marcada y minimalista con un tema de color simple y muchos espacios en blanco, así como las imágenes y los iconos tomados de Windows 8 y Windows Phone 8.
 
Pero principalmente las preguntas aquí son: ¿Qué es lo que el aspecto "social" le ayudará a lograr en su organización? ¿Cuál es el retorno de la inversión en términos de productividad, facilidad de uso, y así sucesivamente, mediante la integración social en su empresa? Estas son preguntas más profundas que la tecnología actual le permite contestar, en mi opinión.
Esto no quiere decir que Yammer no se desarrolle más. Pero hasta que lo esté, mi consejo es evitar basar gran parte de su decisión de despliegue en la presencia de social. Por un lado, si no está en la nube, todavía no podrá utilizar Yammer; en segundo lugar, los beneficios todavía son poco claros.
El modelo de "aplicación" dentro de SharePoint: Lo nuevo en 2013
Lo nuevo en SharePoint 2013 es el concepto de aplicaciones con todas las funciones, como las que están disponibles en su teléfono inteligente o tablet. Puede comprar y descargar aplicaciones de terceros y ampliar la funcionalidad de su implementación de SharePoint desde dentro del mismo producto.
Esta es una diferencia fundamental en la nueva versión de SharePoint. Anteriormente, había que comprar productos de terceros e instalarlos sobre SharePoint, con otra licencia, y luego realizar integraciones manuales entre todos los productos. El modelo de aplicación transforma este proceso de múltiples pasos en una actividad totalmente contenida y probada, que está lista en un clic o dos.
Por supuesto, otro punto clave es que hay una gran cantidad de infraestructura necesaria si implementa SharePoint 2013 en las instalaciones de la empresa y utiliza aplicaciones de terceros. Por ejemplo:
* Separe las aplicaciones de SharePoint en su propio dominio. Planee alojar cualquier aplicación SharePoint de terceros en un dominio diferente que el resto de la infraestructura de SharePoint, para mantener las cosas limpias y mejorar su modelo de seguridad. Esto evita los ataques cross-site scripting, ya que de lo contrario los scripts que se están ejecutando en el dominio de SharePoint harían llamadas a otros entornos.
* Utilice un canal cifrado para alojar aplicaciones de SharePoint. Microsoft recomienda alojar las aplicaciones de SharePoint a través de HTTPS, no HTTP plano, para asegurarse de que los tokens de autenticación que se intercambian no sean enviados sobre texto sin cifrar. (Para ello, así como para poner aplicaciones de SharePoint en su propio dominio, es necesario obtener una certificación por separado, preferiblemente, un certificado comodín, para habilitar el nuevo dominio con SSL).
* Elabore un catálogo para presentarle aplicaciones a sus usuarios. Este catálogo es simplemente una colección de sitios de SharePoint que aloja los manifiestos, que son simplemente descripciones de las aplicaciones y sus archivos relacionados, y que los usuarios pueden navegar para seleccionar aplicaciones.
SharePoint 2013 incluye una interfase en forma de mosaicos, llamada Metro Style en el pasado, que es fácil de usar en dispositivos táctiles y también con el mouse.
 
La gran pregunta, sin embargo, gira en torno a decidir en qué forma la organización permitirá que el modelo de aplicación sea utilizado -y mucho de esto es similar a las decisiones tomadas por las empresas que han permitido las políticas BYOD o que implementan teléfonos inteligentes con tiendas de aplicaciones. ¿Los usuarios podrán comprar aplicaciones por su cuenta a medida que las seleccionan? O ¿Su departamento de TI será el único que tome las decisiones y compre las aplicaciones?
Considere esta decisión cuidadosamente.Las organizaciones que permiten que sus empleados compren aplicaciones en sus teléfonos probablemente encontrarán que es muy difícil revertir esa decisión y centralizar el control sobre la selección de aplicaciones después de haberlo hecho.
Es evidente que hay mucho trabajo por completar para los administradores de SharePoint con el fin de prepararse para el lanzamiento de este modelo de aplicaciones.
La historia en torno a la migración
La migración es siempre un tema difícil. Se vuelve aún más complejo si se considera que muchas organizaciones tienen implementaciones de SharePoint 2007 aún en ejecución, y muchas otras todavía están completando su despliegue de actualización a SharePoint 2010.
No hay manera de pasar directamente de SharePoint 2007 a SharePoint 2013. Esto se debe a que la única manera de migrar los datos de forma automatizada a través de SharePoint 2013 es una migración de "base de datos adjunta", y SharePoint 2013 solo comprende el formato de bases de datos de SharePoint 2010.
Puede optar por mover su granja de SharePoint 2007 a 2010 y luego a SharePoint 2013, pero si quiere ir directamente de 2007 a 2013, tendrá que mover su contenido de forma manual. Esto podría ser un proceso extremadamente laborioso dependiendo de la carga de la implementación original.
No todo es pesimismo. Hay algunos aspectos positivos que encontrará cuando considere una implementación de SharePoint 2013:
* La primera vez que instale SharePoint 2013, obtendrá una "colmena" -una colección de directorios y archivos binarios que le ayudan a ejecutar SharePoint y las aplicaciones asociadas. Esto incluye tanto las configuraciones de SharePoint 2010 y SharePoint 2013. Esto reduce la cantidad de código personalizado que tendrá que ser reescrito, y permite que las aplicaciones que hacen referencia a la estructura de colmena sigan trabajando fuera de la caja durante una actualización. (Todas las aplicaciones compatibles con 2010 -que dependen de la colmena- ya sean de Microsoft o de terceros -deben trabajar de esta manera).
* Para facilitarle la nueva apariencia de SharePoint 2013 a los usuarios, los administradores pueden optar por crear sitios de evaluación de solo lectura. Con esto, puede migrar su contenido almacenado en SharePoint 2010 a un despliegue que ejecuta SharePoint 2013 y, a continuación, dentro de la granja 2013, crear un sitio de sólo lectura. Los usuarios pueden seguir trabajando con los datos actuales con la apariencia de 2010 en su despliegue actual, así como examinar los mismos datos en la nueva interfase de SharePoint 2013 para que todo funcione como ellos quieren.
* Si no quiere ir por ese camino, puede utilizar SharePoint 2013 para crear nuevos sitios y colecciones de sitios que utilizan la interfase de usuario de SharePoint 2010. Puede decidir obtener la funcionalidad y el conjunto de características de 2013 sin forzar a que los usuarios se desplacen a máscaras totalmente diferentes en la nueva edición. En general, SharePoint 2013 se asemeja a Windows 8, en su apariencia y uso, mucho más que a las versiones anteriores de SharePoint.
Claramente la vida de SharePoint 2013 es más dulce una vez que llegue a SharePoint 2010, y la versión 2013 puede coexistir con SharePoint 2010 desde hace bastante tiempo. El camino es mucho más difícil para las empresas que aún están en SharePoint 2007.
Búsqueda: mejor, más rápida, más fuerte
Cuando se almacena una gran cantidad de datos en SharePoint y apunta a todos los usuarios que lo necesitan, obviamente, necesitan una buena manera de encontrarlo. En SharePoint 2010, la búsqueda era buena, no era particularmente rápida, y la indexación no siempre estaba completa. Es posible que haya oído hablar -o incluso implementado- FAST Search Server, una solución de potencia industrial de indexación que ayudaba a peinar todo tipo de datos que residían en almacenes de contenido de SharePoint.
Fue comprada por Microsoft y se puso disponible como un producto independiente que cabalgaba sobre SharePoint Server 2010, por lo que para sacarle provecho necesitaba licenciarlo por separado y desembolsar más dinero.
Este ya no es el caso; las capacidades de estos productos se han recogido en el núcleo del producto SharePoint 2013. De acuerdo con el sitio web de Licenciamiento por Volumen de Microsoft: "La versión 2010 de... FAST Search Server para SharePoint Server y Search Server es la versión final de esos productos". De hecho, el soporte estándar para FAST Search Server finaliza el 13 de octubre del 2015.
Sin embargo, el rendimiento de búsqueda e integridad del índice ahora están mucho mejor que lo que estuvo disponible cuando salió SharePoint 2010.
La experiencia de usuario en SharePoint 2013 también es mucho mejor: cuando los usuarios obtienen resultados de búsqueda, hay una vista previa del contenido disponible al pasar el cursor sobre el enlace del resultado. También es mucho más fácil filtrar y clasificar los resultados.
SharePoint en la nube
Lo que es nuevo en la versión de SharePoint 2013 es el impulso hacia la nube. Microsoft ha estado promocionando sus servicios en la nube desde hace varios años, pero SharePoint 2013 será el primero de sus productos estrella en tener actualizaciones enviadas primero a la versión en la nube del producto, SharePoint Online, y solo después liberadas para los clientes que utilizan la versión del producto en las instalaciones de la empresa.
En efecto, tras la compra de Yammer http://betanews.com/2012/06/26/how-long-before-microsoft-drops-sharepoint-on-premise-altogether/, Kurt Delbene, presidente de la división Microsoft Office, dijo: "Yammer será una adición importante a los servicios de Microsoft en la nube, y esta adquisición subraya nuestro compromiso de ayudar a que los clientes se pasen a la nube. No creo en un mundo totalmente en las instalaciones internas si es que podemos mover las capacidades de nube a las instalaciones. Se trata de una oferta en la nube en primer lugar".
Dos grandes factores saltan al ver pasar a su organización a SharePoint Online:
Habrá constantes, frecuentes y exclusivas actualizaciones para SharePoint Online. Atrás han quedado los días en que SharePoint Online rezagó el desarrollo de funciones de SharePoint en las instalaciones internas, y muy probablemente se han ido los días en los que había grandes estrenos cada tres años, seguido por un período de seis meses para tener esa versión instalada en el servicio de nube.
Ahora, cada 90 a 180 días, habrán nuevas características y actualizaciones para SharePoint Online. La nube es el ciudadano de primera clase, y en los servidores locales por ahora están separados pero siguen siendo iguales. A lo mejor pueden llegar a ser ciudadanos de segunda clase dentro de un par de años.
Necesita una estrategia híbrida de búsqueda. A medida que esparce contenido en Office 365 y SharePoint Online sin dejar de almacenar contenido localmente, es obvio que tiene un problema de búsqueda. ¿De qué manera los usuarios encontrarán el contenido que se relaciona con una consulta de búsqueda única, pero que vive en dos lugares diferentes? La creación de una estrategia de búsqueda híbrida es una parte importante de este movimiento hacia la nube.
Por ahora, parece que la mejor solución es utilizar la nueva función de consulta Query Rules de SharePoint 2013. Esta función presenta un bloque de resultados en la página de respuesta con unos resultados adicionales de su dataset remoto, y el resto de los resultados se presentan desde el set de almacenamiento local. Microsoft diseñó ese bloque para que evolucione con el tiempo y se presente en una ubicación de la página de resultados que sea más útil para los usuarios.
Pero para hacer que la búsqueda ampliada funcione correctamente, necesita una cuenta de Office 365 que se ha actualizado a SharePoint 2013, una instalación de SharePoint 2013 en las instalaciones, que los perfiles de ambos estén sincronizados a Office 365 con la herramienta Microsoft Online Services Directory Synchronization, y un proxy inverso para exponerle a los usuarios sus implementaciones locales en SharePoint Online/Office 365.
La última palabra
Hay muchas cosas buenas en SharePoint 2013, pero el camino hasta la implementación y obtener el máximo rendimiento del producto requiere de mucho conocimiento, una buena cantidad de dinero y mucha ayuda a lo largo del camino.
Jonathan Hassell, Computerworld (EE.UU).
(Gracias a Justin Kobel de JustinKobel.com por su ayuda con esta pieza).
Jonathan Hassell dirige 82 Ventures LLC, una firma de consultoría con sede en Charlotte, Carolina del Norte.