Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Office Web Apps versus Google Docs

[31/01/2013] Durante años, la gente que busca procesamiento de textos, hojas de cálculo y presentaciones gratuitas en línea, se han pasado a Google Docs. Sin embargo, Microsoft lanzó recientemente un conjunto actualizado de Office Web Apps, accesible a los usuarios de sus respectivas cuentas de SkyDrive, y para los usuarios de negocios a través de Office 365 y SharePoint.
Las aplicaciones de Microsoft ahora son compatibles con la impresión, las tablets de pantalla táctil, y algunas otras características previamente desaparecidas. Aunque en general, Google Apps ofrece más funcionalidad, Office Web Apps está empezando a aparecer como una promesa, sobre todo para las empresas comprometidas con el ecosistema de Microsoft, ya que la plataforma de Microsoft hace que sea sencillo abrir documentos en el software completo de Office basada en el escritorio.
Sin embargo, algunas Office Web Apps parecen carecer de los componentes clave necesarios para el uso básico. En la aplicación web de Word, por ejemplo, no se encuentra la función de guardado automático, y la aplicación Excel en la web no permite que los usuarios congelen filas.
Para que quede claro, Office Web Apps no es lo mismo que Office on Demand, que es un servicio de streaming que ofrece el software de Office con todas las funciones, como parte de una suscripción de Office 2013.
Tanto la plataforma de Microsoft como la de Google permiten la carga, importación y edición de documentos existentes de Office, la creación de nuevos documentos, y guardar archivos en los formatos familiares de Office. Ambas ofrecen herramientas de colaboración y acceso móvil.
He aquí una comparación, característica por característica, de los dos productos.
Precio: Cosas buenas y malas
Microsoft Office Web Apps es gratuito para los usuarios individuales. Las empresas pueden suscribirse a planes de Office 365, que cuestan desde seis dólares por usuario al mes para un máximo de 50 usuarios, e incluye correo electrónico en línea y calendarios compartidos, además de las Office Web Apps. Sin embargo, el plan básico no incluye soporte en vivo -para ello, tendría que actualizarse al plan de ocho dólares por usuario al mes, que también viene con una intranet de SharePoint. Si su empresa ya está utilizando SharePoint, Web Apps requiere la compra de una licencia adicional.
La versión básica de Google Docs solía ser gratuita para todos, incluyendo a los usuarios de negocios, pero Google cambió su estructura de precios en diciembre. Todavía es gratuito para los usuarios individuales, y los usuarios empresariales existentes en el plan gratuito. Pero los usuarios de las empresas tendrán que pagar 50 dólares por usuario al año, o 120 por usuario al año con seguridad avanzada y características de e-discovery.
Almacenamiento: Ventaja para Microsoft
Microsoft Office Web Apps se encuentra en su plataforma de SkyDrive, que actualmente cuenta con 25 gigabytes de almacenamiento gratuito, además de una cantidad ilimitada de almacenamiento para la cuenta de correo electrónico asociada de Hotmail o de Outlook.com. Cada 100 gigabytes de almacenamiento adicional cuesta 50 dólares por año.
Google Docs se encuentra en la plataforma de Google Drive, que actualmente cuenta con cinco gigabytes de almacenamiento gratuito -además de los 10 gigabytes de la cuenta de Gmail asociada y almacenamiento ilimitado para Google Docs y documentos compartidos. Cada adicional de 100 gigabytes de almacenamiento cuesta 60 dólares por año.
Tanto SkyDrive y Google Drive vienen con un software de escritorio que permite a los usuarios sincronizar carpetas de forma automática.
Compartir: Ventaja para Google
Tanto Office Web Apps y Google Docs permiten que los documentos sean embebidos en páginas web, o compartidos con colaboradores.
Pero, en general, Google ofrece una experiencia de colaboración más ágil y completa para los usuarios en línea, con ventanas integradas de chat y actualizaciones en tiempo real -cada usuario de un documento ve los cambios que otros usuarios están haciendo, a medida que se van haciendo. Además, Google Docs permite que cualquier documento se envíe por correo electrónico directamente desde la aplicación, en una variedad de formatos, incluyendo los formatos estándar de Office, texto y PDF.
Office Web Apps promete una mejor integración con las aplicaciones de Office basadas en escritorio, pero las herramientas son rudimentarias, engorrosas e inconsistentes a través de las aplicaciones.
Tratamiento de textos: Ventaja para Google
Con la aplicación Word Web App -al igual que con las otras aplicaciones de Office Web Site- hay un modo de vista previa, que es bastante fiel a los documentos originales.
Y luego está el modo de edición, que muestra una versión simplificada del documento. Si está trabajando en un documento de Word que utiliza funciones que Word Web App no admite, esas características todavía estará allí en el documento cuando lo vuelva a abrir con la aplicación completa. El resultado puede ser muy confuso, ya que cuando está en línea editará un documento que será diferente cuando se imprima o se descargue.
Pero el principal y único rasgo que falta en el Word Web App es el guardado automático. Es indispensable para cualquier aplicación basada en la web, especialmente si la conexión a Internet es intermitente.
El procesador de texto en Google Docs ha existido por más tiempo, tiene más herramientas de formato, y cientos de fuentes. Además, lo que ve es lo que obtiene -puede guardar el documento en múltiples formatos, y van a ser bastante fieles a lo que tiene en la pantalla.
Hoja de cálculo: Cosas buenas y malas
Al igual que la aplicación web de Word, Excel Web App tiene la siempre presente interfase estilo "cinta o ribbon".
A diferencia de la aplicación web de Word, Excel Web App guarda los cambios de forma automática, lo cual es una gran noticia para la gente con conexiones a Internet intermitentes, y para quienes colaboran en línea.
Tanto la Excel Web App y aplicación Spreadsheet (hola de cálculo) de Google Docs es compatible con las funciones de hoja de cálculo estándar, incluyendo la creación de gráficos. Ambas también tienen la capacidad de crear encuestas web -llamadas formularios en Google Docs.
La Excel Web App es compatible con más funciones de Excel que Google Docs. Hojas de cálculo más complejas se pueden transferir más fácilmente. Sin embargo, no es compatible con macros, no permite congelar las filas de encabezado, y no le permitirá enviar una copia de la hoja de cálculo como un archivo adjunto desde la propia aplicación.
La versión de Google admite los scripts, congela las filas, y permite que los usuarios envíen por correo electrónico una copia de la hoja de cálculo desde dentro de la aplicación en Excel, PDF o formato CSV.
La incapacidad para congelar filas y una mejor colaboración le dan a Google Docs el límite de los usuarios web, pero una mejor integración con Excel le da a la aplicación de Microsoft la ventaja sobre los usuarios existentes de Office.
Presentaciones: Ventaja para Microsoft
PowerPoint Web App ofrece una selección de nueve plantillas, mientras que la aplicación de presentaciones de Google ofrece 20 -pero las plantillas de PowerPoint son más bonitas que las de Google.
Ambas tienen todas las herramientas básicas de edición, y la capacidad de compartir las presentaciones con el público e incrustarlas en páginas web.
Toma de notas: Ventaja para Microsoft
Microsoft tiene la OneNote Web App, que, como las otras Office Web Apps, es una versión menos funcional que la original. Más crítico aún, todavía falta una funcionalidad de impresión.
Sin embargo, es una gran mejora con respecto a la aplicación Notebook de Google Docs, que fue completamente apagada hace aproximadamente un año.
Gráficos: Ventaja para Google
Google Docs tiene una buena aplicación para la creación de gráficos simples y gráficos en línea.
No hay una herramienta equivalente en Office Web Apps.
Movilidad: Cosas buenas y malas
La movilidad de Google Drive permite la edición de documentos de texto desde la aplicación, y la visualización de hojas de cálculo, presentaciones y gráficos. También hay una opción para abrir los archivos en otras aplicaciones.
La aplicación móvil SkyDrive muestra vistas previas de documentos de texto, hojas de cálculo, archivos PDF y presentaciones, pero no notas de OneNote. Al igual que con la aplicación Google Drive, hay una opción para abrir los archivos en otras aplicaciones.
Tanto SkyDrive como Google Drive también se pueden acceder desde un navegador móvil como Safari, y por defecto, con una interfase móvil fácil de usar. Sin embargo, Google Docs, permite la edición móvil de hojas de cálculo y documentos de texto. Google también cambia fácilmente al modo "escritorio", lo que permite la edición completa de archivos gráficos.
SkyDrive no cambia fácilmente a modo de escritorio, y por defecto regresa al modo de solo lectura para documentos individuales. Sin embargo, hay uns excelente -y gratuita- OneNote App independiente para las plataformas iPhone y Android, así como para la tablet Windows RT.
Según Microsoft, todos los documentos de Office Web Apps son totalmente editables en iOS y en las tablets de Windows, y están optimizados para la interfase táctil.
La versión de comprimido de la aplicación Google Drive no tiene mucha funcionalidad, pero Google Docs se puede acceder fácilmente y editado a través de un navegador tableta.
Resumen
Para los actuales usuarios de Google Docs, no hay nada -todavía- en Office Web Apps que los apure a cambiarse.
Las personas y empresas comprometidas con Office, SharePoint o Office 365 deben mantener un ojo en las Office Web Apps, pero espere antes de gastar cualquier cantidad de dinero en la plataforma.
Microsoft tiene que demostrar que es seria con Web Apps, completar las funcionalidades faltantes y mejorar la colaboración y el soporte móvil -incluso si eso corta su base de usuarios existente de Office.
Maria Korolov, Network World (EE.UU.)