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Reportajes y análisis

¿Está preparado para una pandemia?

Diez preguntas que debe responderse

[01/05/2009] Mientras las noticias de la gripe porcina monopolizaban los titulares, los negocios evaluaban el impacto que sufrirían sus operaciones si el virus resulta tener un alcance masivo. Control Risks, una consultora internacional de riesgos de negocio con sede en Washington, DC, ha elaborado una lista de las diez preguntas que las compañías pueden formularse, a fin de determinar cuán preparadas están para enfrentar una emergencia pandémica.

El desafío de prepararse para una pandemia es diferente de cualquier otra situación, explica Brian Kaye, vicepresidente y jefe de National Practice del departamento de Continuidad de Negocios en Control Risks. Es un esfuerzo único que debe tener en cuenta variables tales como el modelo de negocios de la firma, la geografía en que opera la compañía y, lo más importante, la cultura de la organización.
Aunque muchas organizaciones estén en pleno recorte de gastos debido al inestable clima económico actual, Kaye insiste en que hay ciertas áreas específicas en que las compañías deberían tratar de reducir al mínimo el riesgo de exposición para su gente y sus negocios.
Hay medidas que pueden ayudar a las corporaciones a garantizar la continuidad de sus operaciones, asegura. Para las corporaciones cuyos planes de preparación para una pandemia estén desactualizados o sean inexistentes, el primer paso es que el equipo de administración establezca las pautas para las semanas y meses entrantes, especificando las precauciones y responsabilidades correspondientes, y darlas a conocer al personal. También hay políticas y protocolos que, una vez puestos en marcha, pueden tener un gran impacto para contrarrestar una emergencia pandémica.
Control Risks exhorta a las organizaciones a tener en cuenta el siguiente decálogo de preguntas:
1. ¿Han definido fuentes de información confiable a las que acudirán para mantenerse al día en caso de una influenza pandémica? "Es esencial asegurarse de que nuestras fuentes de información sean confiables, ofrezcan diferentes matices y cuenten con expertos y analistas para este tipo de eventos, precisa Kaye. La información que se recopile a partir de estas fuentes, será trascendental para el proceso de toma de decisiones y todos queremos tomar decisiones basándonos en la mejor información disponible.
2. ¿La administración ha documentado una serie de pautas que definan, entre otras cosas: los compromisos que la firma asumirá para proteger a los empleados y garantizar las precauciones a tomar; los tipos de programas que la empresa aplicará; el presupuesto disponible; y la persona responsable de la implementación de estos programas en la sede principal corporativa?
Al tomar en cuenta las pautas a seguir durante una pandemia, surgen una serie de opciones que las compañías pueden elegir, indica Kaye. Por eso es importante establecer estas pautas lo más pronto posible, de manera que en ellas se base todo el trabajo de planificación.
3. ¿Tiene la firma un sólido programa de Comunicación y Manejo de Crisis que permita a los ejecutivos tomar decisiones claves en el momento oportuno, y comunicar mensajes a las partes interesadas tanto al exterior como al interior de la empresa?
La pandemia de influenza es un evento prolongado y requerirá no solo evaluar y tomar decisiones en respuesta a las condiciones inestables, sino también comunicar de forma precisa y efectiva estas decisiones a todas las partes involucradas, precisa Kaye. La gestión de una crisis pandémica requiere de perspectivas, análisis y planes de acción completamente diferentes a los de la planificación de crisis de desastres naturales. En la planificación pandémica, la pregunta, según Kaye, no es ¿cómo levantamos los escombros? sino ¿cómo vamos a afrontar esta situación durante los próximos 18 meses?
4. ¿Hay un programa de Continuidad de Negocios que documente los productos y servicios clave que recibirán atención prioritaria en un periodo de disponibilidad reducida de personal? ¿Si solo el 50% de los empleados está trabajando un día equis, qué actividades de negocios serán ejecutadas y cuáles serán postergadas?
"Por lo general, la Continuidad de Negocios se basa en hacer que la gente retome el trabajo luego de sufrir la pérdida de un edificio, un equipo u otro sistema operacional, precisa Kaye. Pero, cuando se trata de una pandemia, el concepto de planificación de la continuidad de negocios se invierte: el edificio está intacto, los sistemas funcionan, pero hay una reducción de personal. En este escenario, habrá que establecer prioridades para la mano de obra diezmada, definir qué funciones no son absolutamente esenciales para la organización y aplazarlas.
5. ¿A nivel del personal, la firma ha implementado un sólido programa de salud que defina protocolos de seguridad para el centro de labores: incluyendo puntos de acceso, zonas de aislamiento y limpieza de superficies?
Ante la posibilidad de una influenza pandémica, el objetivo es prevenir que el virus se propague, subraya Kaye. Esta prevención es aplicable para los sistemas públicos, como los trenes y los buses, las viviendas y los negocios. El aislamiento y la limpieza de superficies no solo son efectivos sino que pueden tener efectos importantes. Según la perspectiva convencional, la gente es universalmente susceptible a las pandemias de influenza y debemos basarnos en este enfoque para limitar el contagio.
6. ¿La empresa ha documentado previsiones de Recursos Humanos que definan las acciones que los empleados deben tomar si caen enfermos, cómo manejar una licencia médica y la atención a las familias afectadas?
Tal como ocurre con cualquier otra iniciativa corporativa, la gente necesita saber qué hacer, señala Kaye. Suena muy simple pero si no se dan instrucciones claras respecto a las licencias médicas, los empleados irán a trabajar estando enfermos y preguntarán si deben quedarse o irse. Hay que eliminar cualquier incertidumbre que puedan tener los trabajadores de manera que sepan que pueden quedarse en casa hasta que se mejoren y pase el riesgo de propagar el virus.
7. ¿Hay estrategias clave para la conectividad remota de los trabajadores en términos de ancho de banda VPN (virtual private network) y disponibilidad de hardware?
"La solución más viable para muchas empresas durante una pandemia es simplemente que sus empleados trabajen desde casa, indica Kaye.
Sin embargo, con frecuencia, nos tropezamos con una serie de limitaciones tecnológicas para implementar esta estrategia, advierte. Hay que ser realistas y averiguar si nuestra infraestructura de TI puede permitir que todo el personal trabaje desde casa al mismo tiempo. Los planes de negocios deben tomar en cuenta cómo trabaja el sistema de TI.
8. ¿La empresa ha preparado material de orientación para los empleados que trabajan en el extranjero y los que se encuentran de viaje? ¿La empresa está en capacidad de recrear los patrones de viaje de los empleados, a fin de favorecer la investigación sobre riesgo de exposición?
Como ya dijimos líneas arriba, la idea -según Control Risks- es asegurar que nuestras fuentes de información sean confiables y establecer los principios guía. Es evidente la necesidad de pólizas de viaje, pero también hay que determinar si es pertinente restringir los viajes que no sean de carácter indispensable. En cuanto a los empleados que trabajan en el extranjero, se debe decidir qué tipo de protección ofrecerles y en qué momento hacerlos salir del lugar en que se encuentran.
 
"La recreación de patrones de viaje fue una lección que nos dejó el virus del SARS*," anota Kaye. "Se identificaron puntos específicos de exposición, que permitieron establecer si un empleado podía haber estado en contacto con el mal. Llevar un control de los desplazamientos del personal -para crear su patrón de viajes-  es una buena manera de establecer su nivel de exposición".
9. ¿La empresa ha discutido sus esfuerzos de preparación pandémica con sus principales distribuidores, proveedores y otros socios de negocio?
"Incluso el más sofisticado programa interno de preparación para una pandemia, puede resultar inútil si la compañía depende de un tercero que esté afectado por el mal", advierte Kaye. "Por supuesto, esto no solo es válido para los fabricantes, sino también para los proveedores de servicios profesionales. Por ejemplo, una compañía cuyos call centers de TI o de soporte legal son gestionados vía outsourcing, se vería privada de funciones vitales para su negocio si estas operaciones de terceros se suspenden. "
10. ¿Cuál es la posición de la empresa respecto a la adquisición y almacenamiento de medidas de protección farmacéuticas y no farmacéuticas. Si hay un programa formal, quién está a cargo del mismo? ¿Todas las provisiones están actualizadas?
"En este momento, todo el mundo habla de tratamientos antivirales y muchos pueden confundirlos con programas de preparación pandémica," precisa Kaye. "No me voy a cansar de repetir que no son la misma cosa."
Control Risk aconseja a sus clientes revisar sus principios guía para decidir cuál o cuáles de estas medidas de protección procurarán en su organización.
"Recomiendo especialmente que las empresas no descuiden este tema, aunque no creo que haya que hacer un pronunciamiento definitivo. Las decisiones en cuanto medidas de protección farmacéuticas y no farmacéuticas pueden variar en cada caso.
Joan Goodchild , CSO (USA)
*Severe Acute Respiratory Syndrome, enfermedad respiratoria causada por el coronavirus del SARS, que estuvo a punto de desatar una pandemia entre noviembre del 2002 y julio del 2003.