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Columnas de opinión

¿Su sistema de nube está hecho un lío? Nuestra herramienta de autoevaluación se lo dirá

Por: David Taber, CEO de SalesLogistix

[13/03/2013] Los sistemas de computación en nube y los datos que contienen son ahora valiosos activos corporativos. Pero no los puede dar por garantizados: Tienen que ser gestionados y cuidados como cualquier otro activo corporativo.
Aunque es difícil proporcionar una herramienta de evaluación para cada tipo de plataforma de nube o aplicación, puede adaptar el siguiente framework a los servicios específicos en la nube de su organización. Cada pregunta de abajo le otorgará puntos. Al igual que en el golf, los resultados bajos ganan. Cuánto más alta sea su puntuación, más tendrá que desarrollar para tener un buen plan.
Seguridad en la nube
Dese cinco puntos por cada "no" como respuesta.
* ¿Realiza backups de sus datos semanalmente?
* ¿Está encendido el sistema de rastreo de auditoría?
* ¿Realiza backups de todos sus metadatos y las bitácoras administrativas mensualmente?
* ¿Están operativas las políticas de fortaleza de password? Esto incluye obligar a cambiar de password cada trimestre.
* ¿Está operativo el documento de políticas de retención/destrucción? Y ¿se aplica?
* ¿Tiene documentos guía de entrada de datos, en particular para la información personal confidencial? Una vez más, ¿se aplica?
* ¿Tiene cuentas de usuario activas en el sistema de personas que ya no trabajan para su organización? (Aquí, dese cinco puntos si dice "Sí").
Datos de nube truculentos
Dese un punto por cada punto porcentual por debajo de la cifra en que se encuentra.
* ¿Qué porcentaje de los datos de su dirección postal está en blanco, es basura o no utiliza los códigos ISO estándares para estado y país?
* ¿Qué porcentaje de sus direcciones tienen valores de estado y el país que no se ajustan a los estándares ISO?
* ¿Qué porcentaje de sus registros o documentos parecen estar duplicados?
* ¿Qué porcentaje de sus registros o documentos no archivados no han sido actualizados en el último año?
* ¿Qué porcentaje de sus registros o archivos son propiedad de zombies, o personas que ya no son usuarios del sistema?
* ¿Qué porcentaje de campos en sus registros están vacíos o tienen basura más del 98% de las veces?
* ¿Cuántas veces a la semana el sistema crea una excepción no controlada? Si no hay ningún código en su sistema de nube, ¿cuántas veces a la semana un registro falso es creado por los usuarios o fuentes de datos externas?
Alineación con los procesos empresariales
Dese un punto por cada "unidad" implicada en la pregunta.
* Para las organizaciones que utilizan regularmente el sistema, ¿cuántas veces han tenido reorganizaciones o cambios importantes en el personal desde que el sistema se instaló por primera vez?
* Para el sistema en general, divida el número de años que el sistema ha estado en el lugar entre el número de veces que sus documentos guía de usuario/hojas de trucos han tenido revisiones importantes.
* Para el usuario promedio del sistema, divida el número de años que el sistema ha estado en uso entre el número de veces que se han producido importantes ciclos de entrenamiento.
* Para la organización de usuarios más importante, cuántos trimestres han pasado desde que se publicaron "reglas de compromiso" u otro documento importante de procesos de negocio?
* ¿Cuántos procesos de negocio, internos o externos, no tienen un SLA claro o una calidad de proceso estándar?
* ¿Cuántos métodos hacen algo misterioso que nadie realmente entiende?
* ¿Cuántas veces a la semana un usuario promedio tiene que trabajar un proceso de negocio fuera del sistema por una excepción, aprobación, fusión, reconciliación y así sucesivamente?
Administración y Gobierno
Dese un punto por cada "unidad" que esté implicada en la pregunta.
* ¿Cuántas personas tienen privilegios de administración de nube?
* ¿Cuántos administradores de sistemas no han tenido entrenamiento formal o certificación de administrador?
* Divida el número total de informes, vistas y tableros de control entre 100.
* Divida el número total de usuarios entre 100.
* Divida el número total de tablas y directorios entre 100.
* ¿Cuántos de sus establecimientos exceden la capacidad permitida o cuota?
* ¿Cuántos objetos del sistema o árboles de directorio no tienen documentación descriptiva acerca de ellos?
* Consejo: No juegue la reputación de su empresa en gobernanza de datos
Integración de sistema de nube
Una vez más, dese un punto por cada "unidad" que está implicada en la pregunta.
* ¿Cuántos productos y servicios de terceros se integran con la solución de nube?
* ¿Cuántos productos y servicios de terceros son de código abierto o no cuentan con soporte de un proveedor?
• ¿Cuántos productos de terceros no se ha actualizado en más de 18 meses?
• ¿Cuántos de estos sistemas integrados comparten una licencia de usuario en la nube con un usuario u otro sistema integrado?
* ¿Cuántos de las fórmulas o flujos de trabajo del sistema realizan procesos que sobrepasan los límites del sistema -por ejemplo, ¿la calificación se hace en parte en la nube y en parte en otro sistema?
* ¿Cuántos sistemas externos que no están completamente internacionalizado con el juego de caracteres, la moneda y la clasificación?
* ¿Cuántas "integraciones" se hacen por reintroducción de datos o por ciclos de exportación / importación de archivos CSV o XLS?
* ¿Cuántos cortes imprevistos o transacciones perdidas experimentó su nube en los últimos 12 meses?
Automatización adecuada
Por último, dese un punto por cada "unidad" que está implicada en la pregunta.
* ¿Cuántos meses han pasado desde que se ejecutó todos los tests internos de su código?
* ¿Qué porcentaje de su código no está cubierto por un método de prueba?
* ¿Cuántos de sus métodos de código personalizado de sistema ya no se ejecutan o no tienen una función relevante?
* ¿Cuántos de sus métodos de código personalizado de sistema tienen más de 100 líneas de código?
* ¿Cuántos de sus métodos o flujos de trabajo de sistema pueden ocasionar un o archivo huérfano?
* ¿Cuántos botones en los formularios permiten al usuario llenarlo en forma incorrecta o ejecutar el proceso de negocio de forma no adecuada?
* ¿Cuántas partes del sistema, manejadas por reglas, producen resultados incorrectos como enrutamiento erróneo o alertas?
* Análisis: ¿Es su nube privada defensiva o responsiva?
Ahora, a darle a su sistema de nube un ajuste
Sume los puntajes de cada una de estas secciones. Si el total es inferior a 100, respire con alivio. Si su puntuación es superior a mil, entre en pánico ahora. Si su puntuación está en el medio, centre la atención en los grupos que tienen el valor más alto.
Se dará cuenta de que estas preguntas tienden a llevar los puntajes a niveles más altos en los sistemas que han estado en producción por períodos más largos. Eso es porque los sistemas de nube, como los jardines, requieren de cuidados constantes. Cuanto más tiempo hayan estado en operación, hay más posibilidades de que estén muy grandes y que puedan haberse infestado de maleza.
David Taber, CIO (EE.UU.)
David Taber es el autor del nuevo libro de Prentice Hall, "Salesforce.com Secrets of Success" y es el CEO de SalesLogistix, una consultora certificada Salesforce.com enfocada en la mejora de procesos de negocio a través del uso de sistemas CRM.