Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

SharePoint 2013: Retos y preguntas para los CIO

[26/03/2013] La nueva versión 2013 de SharePoint, el servidor de colaboración empresarial multipropósito de Microsoft, aglutina muchas nuevas y mejoradas características, incluyendo un rediseño de la interfase de usuario, la adición de SkyDrive Pro para un almacenamiento mejorado y la sincronización de documentos. Además, trae una mejor gestión de tareas, un motor de búsqueda mejorado y características más afinadas de e-discovery.
SharePoint, utilizado principalmente por las empresas para construir intranets, sitios públicos, foros, blogs y wikis, así como para el almacenamiento, la búsqueda y gestión de documentos, ahora genera alrededor de dos mil millones de dólares en ingresos anuales y, naturalmente, Microsoft está impulsando esta nueva versión con fuerza.
Sin embargo, los expertos señalan que aún hay vacíos y preguntas en torno a áreas clave, tales como la movilidad y lo social.
Con alternativas más viables de SharePoint arribando al mercado, los CIO deben tener una mirada crítica sobre el producto y deben asegurarse de que obtendrán lo que necesitan de Microsoft.
"Hay vacíos y la gente ha empezado a buscar alternativas. Los CIO necesitan reunirse con sus representantes de Microsoft y sentirse cómodos de que les ofrecerá lo que necesitan en un marco de tiempo que sea útil", señala el analista de Forrester Research, John Rymer.
Los desafíos móviles de SharePoint
En los últimos años el lugar de trabajo ha sido invadido por tablets y smartphones, y dar a los empleados acceso móvil a las aplicaciones empresariales se ha convertido en imperativo. Pero SharePoint tiene un retraso en esta área.
"Microsoft no ha prestado mucha atención a la movilidad en SharePoint, y no parece tener un sentido de urgencia en torno a ello, lo cual es desconcertante", señala el analista de Gartner, Jeffrey Mann.
Actualmente, Microsoft proporciona una aplicación SharePoint NewsFeed, diseñada para dar a los usuarios acceso a las personas y los documentos que siguen, para Windows Phone e iOS.
Una versión de Windows 8 está prevista para finales del segundo trimestre de este año, y posteriormente en Android.
Microsoft también tiene una aplicación de Windows Phone para SkyDrive Pro, el componente de almacenamiento en la nube de SharePoint. Las versiones de esa aplicación para iOS y Windows 8 están programadas para el primer trimestre de este año.
Para Mann, estas aplicaciones son muy limitadas en su alcance y funcionalidad. Con ellas solo puede hacer una pequeña parte de lo que ofrece SharePoint, comenta.
Rymer, de Forrester, tiene una opinión similar, llamando a estas aplicaciones "iniciativas muy limitadas" y diciendo que Microsoft necesita un soporte completo, y no de compromiso, para Android e iOS, punto final, para así proveer acceso móvil adecuado a SharePoint.
Él cree que Microsoft está en conflicto interno sobre el soporte pleno de SharePoint -y Office en general- en sistemas operativos móviles que no sean Windows, en particular iOS, debido a problemas de competencia. "Lo último que Microsoft quiere hacer es ayudar a Apple a alcanzar el éxito", comenta. "¿Cómo se crea una política dados esos dos intereses en conflicto?"
Los desafíos de social media de SharePoint
La decisión de Microsoft de desembolsar 1,2 mil millones de dólares en Yammer el verano pasado (invierno en el hemisferio sur) fue un reconocimiento de que las capacidades de redes sociales empresariales (ESN) de SharePoint son insuficientes.
Para compensar eso, Microsoft ha contado con terceros complementos de empresas como NewsGator, pero está claro que Microsoft experimentó una sensación de urgencia sobre reforzar las características ESN de forma nativa dentro de SharePoint.
Aunque existe un nivel de integración entre SharePoint y Yammer en la API (interfase de programación de aplicaciones), el trabajo de ingeniería para fusionarlas profundamente llevará tiempo, y aún quedan muchas preguntas acerca de cómo se va a hacer.
En la Conferencia de SharePoint en noviembre del año pasado, Microsoft dijo en un comunicado que estaba "invirtiendo" en la integración de Yammer y SharePoint en las áreas de "identidad unificada, gestión integrada de documentos y agregación de feed."
A principios de marzo, estos puntos de integración seguían pendientes, y Microsoft se negó a proporcionar un calendario para su entrega.
Al pedirle su comentario sobre cómo va a lidiar con funciones duplicadas en los dos productos, Microsoft dijo en un comunicado que Yammer potenciará las experiencias sociales en SharePoint, Office 365, Dynamics y Skype, sin proporcionar más detalles.
Microsoft también ha comenzado a hacer paquetes comerciales de Yammer, (que es un software basado en la nube) con algunas ediciones empresariales de Office 365, la suite de colaboración de nube y de correo electrónico que incluye SharePoint Online, Exchange Online, Lync Online y otros componentes.
La respuesta de Microsoft para el ESN es claramente Yammer, no SharePoint 2013, señala Rymer, pero los planes no son claros. Yammer es un buen producto, pero ¿cómo se relaciona con SharePoint? ¿Cómo van a venir juntos? No lo sabemos, anota.
Problemas de actualización de procesos de SharePoint
SharePoint, lanzado por primera vez en el 2001, históricamente ha presentado a los clientes actualizaciones complicadas. A pesar de que es un área en la que Microsoft ha mejorado gradualmente, la actualización a SharePoint 2013 implica consideraciones no triviales. Para los principiantes, hay una serie de funciones que se han añadido, modificado o fusionado con otros o eliminado por completo.
"Algunas características han quedado en desuso, y hay otras nuevas que cambian la manera de hacer ciertas cosas, por lo que habrá un impacto en el cambio", señala Way Chong, un entrenador Kaizen certificado de Toyota y gerente de gobernanza de tecnología. "Yo recomiendo dejar de lado el supuesto de la compatibilidad con versiones anteriores y planificar una nueva evaluación de la personalización al actualizar a SharePoint 2013".
Microsoft ha dicho que la versión de SharePoint 2013 será la última de las actualizaciones "big bang" del producto que salen a intervalos de tres años. En lugar de ello, tanto la versión on-premise y SharePoint Online se actualizarán con mayor frecuencia. SharePoint Online se actualizará cada 90 días, de acuerdo con Microsoft. No está claro cuál será el ciclo de lanzamiento para SharePoint en instalaciones on-premise, pero Gartner cree que podría ser cada uno o dos años. Esto podría representar problemas tanto para Microsoft como para los clientes de SharePoint acostumbrados al ciclo de actualización anterior, según Mann.
"Este es un gran cambio que invierte completamente la forma en que hemos desarrollado el producto en el pasado", señala Mann.
Esto podría ser particularmente problemático para los clientes que tienen implementaciones híbridas de SharePoint on premise y SharePoint Online, si las dos versiones del producto tienen diferentes calendarios de actualización y quedan fuera de una actualización importante, agrega.
Además, todavía hay clientes en la versión 2007 de SharePoint, e incluso para aquellos en SharePoint 2010 con planes de migración a SharePoint 2013, la transición no podrá ser completada hasta el 2014 o 2015.
En SharePoint 2013, Microsoft también está introduciendo una nueva plataforma de desarrollo de aplicaciones con la cual los ISVs y desarrolladores empresariales deben familiarizarse.
La nueva plataforma es compatible con los estándares de aplicación web, y se ha diseñado para hacer que la creación de aplicaciones de SharePoint Online y SharePoint 2013 sea más simple, más flexible y más segura. Una nueva tienda de aplicaciones también está siendo lanzada junto con el nuevo modelo de desarrollo.
Necesidades de gobernanza de SharePoint 2013
Quienes adoptan SharePoint 2013 deben centrarse en la gobernanza, aconseja Chong Toyota, para que las políticas indiquen lo que los usuarios pueden o no pueden hacer con el producto.
"Establezca una estructura de gobernanza para definir la política para casos de uso, para operaciones. Eso lo ayudará a tener éxito", señala Chong. Toyota actualmente utiliza SharePoint 2010 y está probando SharePoint 2013.
El directorio de gobernanza debería estar formado por un conjunto cruzado de gerentes de diferentes departamentos de la compañía, y debería anticiparse y centrarse en cómo los empleados utilizarán SharePoint, y en darles autonomía, de acuerdo con Chong.
El directorio de gobernanza debería enfatizar una apariencia similar y una marca uniforme en todos los sitios de SharePoint, así como una definición coherente de los datos. También debe cubrir todo el proceso de adopción de SharePoint, incluyendo el plan de trabajo, la definición de soluciones, y el diseño, aprobación e implementación de código, señala Chong.
Con la expansión de las funciones sociales empresariales en el producto, este tipo de colaboración y compartición de documentos aumentará, junto con el número de empleados que participan en ella, señala Chris McNulty, director general de Quest, un ISV de SharePoint propiedad de Dell.
"Eso significa un modelo de seguridad más complejo", afirma McNulty.
Debido a las mejoras en la búsqueda en SharePoint 2013, será mucho más fácil que antes "encontrar material confidencial y oscuro si no está debidamente asegurado", señala.
Juan Carlos Pérez, CIO (EE.UU.)