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Reportajes y análisis

Cinco opciones de contabilidad basada en la nube

[27/03/2013] Los dueños de pequeños negocios no necesitan comprar costosos programas de software de contabilidad o perder horas en informes complicados. Cualquier software de contabilidad proporcionará las aplicaciones básicas para estas tareas, pero los paquetes diseñados para los propietarios y gerentes de pequeñas oficinas tienden a simplificar el proceso y proporcionan elementos esenciales que incluyen un libro mayor general, la capacidad de crear facturas detalladas o ver el inventario de la empresa y el historial de compras.
El software y los servicios de contabilidad almacenados en la nube y accedidos en línea son una atractiva opción para los propietarios de pequeños negocios. Cuando se usa software de contabilidad de nube, las tareas de TI como la actualización de versiones y el respaldo de datos son administrados por el fabricante de la aplicación.
Al observar las opciones de contabilidad de pequeños negocios, CIO.com buscó específicamente aplicaciones diseñadas para satisfacer tanto el presupuesto como las necesidades de las típicas oficinas o empresas pequeñas. Elegimos cinco opciones de servicio de nube de contabilidad disponible a un costo de 20 dólares o menos por mes y que son fáciles de usar, incluso para los propietarios de pequeñas empresas con poca o ninguna experiencia en las tareas de contabilidad.
FreshBooks: Cajas ayuda guiada
FreshBooks es una sencilla aplicación de contabilidad en la nube diseñada para ayudar a los propietarios de pequeñas empresas a organizarse y a recibir sus pagos. Ya que es un servicio de contabilidad alojado, puede acceder a sus datos de negocio en todas partes -en un dispositivo móvil o computadora de escritorio- y sus datos estarán seguros y respaldados para usted.
Las cajas de Ayuda de FreshBooks lo guiará a través del proceso de configuración de cuentas y registros.
FreshBooks cuenta con opciones de pagos en línea, seguimiento de gastos, tiempo de seguimiento e informes de contabilidad e impuestos. Destacan la personalización de facturas, el envío de recordatorios automáticos de retraso en pagos, y seguimiento de gastos recurrentes, gestión de tarifas diferentes para múltiples proyectos e informes de ganancias y pérdidas.
Los propietarios de pequeños negocios apreciarán el asistente guiado paso a paso y las cajas de ayuda que aparecen cada vez que despliega una nueva tarea, como crear una nueva factura o agregar un nuevo cliente a su registro. A medida que se familiariza con FreshBooks, puede desactivar estas ayudas.
FreshBooks es gratuito por 30 días, con el plan de negocios básico, a partir de 19,95 dólares al mes. También hay una tienda de complementos, donde puede encontrar aplicaciones de terceros para agregar nuevas características y funcionalidades a FreshBooks. Algunas aplicaciones son gratuitas, tales como el Constant Contact Export y el conector para Sage Peachtree de FreshBooks (ahora conocido como Sage 50), mientras que otros están disponibles bajo un esquema de suscripción mensual.
QuickBooks Online Simple Start: Un buen valor para pequeños negocios
Hoy en día, QuickBooks es sinónimo de contabilidad de pequeñas empresas. Aunque un número de versiones standalone y alojadas están disponibles, QuickBooks Online Simple Start representa un buen valor para las necesidades de contabilidad de la pequeña oficina.
QuickBooks Online Simple Start hace simple la creación de facturas y la descarga de transacciones bancarias.
 
La versión en línea cuesta 12,95 dólares por mes e incluye una prueba gratuita de 30 días. Este software hace que sea fácil crear facturas, dar seguimiento a las ventas y gastos, descargar transacciones bancarias y acceder a los datos empresariales en cualquier dispositivo móvil. Otras características útiles de Online Simple Start incluyen la revisión de los datos de impresión y exportación a Microsoft Excel.
Si necesita un poco más de la funcionalidad que QuickBooks Online ofrece, hay algunos add-ons. Estos incluyen el "Paquete de planilla" para pagar a sus empleados y una aplicación de servicio comercial para aceptar tarjetas de débito, crédito y cheques en QuickBooks Online.
Kashoo: Facturas profesionales, tableros de control sencillos
Kashoo es otro servicio de contabilidad en la nube al que vale la pena darle un vistazo. Es una aplicación simple de contabilidad para las pequeñas empresas que ofrece acceso en cualquier momento a partir de una iPad o un navegador web.
Las características para la pequeña empresa incluyen la conexión a las cuentas bancarias en línea y tarjetas de crédito, facturas profesionales, paneles de control simples y opciones para clasificar los ingresos y los gastos específicamente para la declaración de impuestos. Además, puede compartir fácilmente en línea sus datos del negocio con su contador. Por último, Kashoo cuenta con contabilidad de doble entrada y segura, para conciliación bancaria y estados financieros.
Kashoo tiene un precio de 16 dólares por mes. Sin embargo, una versión gratuita está disponible, en la que los usuarios se limitan a 20 transacciones cada mes.
Outright: Contabilidad en línea para empresas de comercio electrónico
Outright es un sistema de contabilidad en la nube, fácil de usar, que permite a los propietarios de pequeños negocios de comercio electrónico organizar y realizar un seguimiento de las ventas y las finanzas en un solo lugar. A primera vista, se puede ver dónde va el dinero, ver las ganancias/pérdidas, las declaraciones y ver quiénes son sus clientes.
Puede enlazar las cuentas existentes, como la de los bancos, tarjetas de crédito, PayPal, eBay, su propia tienda web o FreshBooks a Outright, y puede importar su historial de transacciones existente. A partir de ahí, Outright descarga sus datos nuevos cada día. Otra característica útil: Outright organiza todos sus datos por categorías IRS de impuestos aprobadas, lo que podría reducir la carga de trabajo y el nivel de dolor de cabeza en la temporada de pago de impuestos.
Los usuarios móviles propietarios de pequeños negocios sabrán apreciar la aplicación para el iPhone de Outright; con la aplicación móvil, puede mantenerse en la cima de su negocio e ingresar gastos de viaje y kilometraje desde el camino.
Outright ofrece una cuenta gratuita, pero las empresas pequeñas son más propensas a utilizar la versión Plus (9,95 dólares por mes), que ofrece más funciones que la versión gratuita.
Xero: Comparta sus cifras de negocios en línea
Con la contabilidad en línea de Xero, puede compartir el acceso a las cifras más recientes y comprobar el flujo de caja en tiempo real. Una vez cargado, Xero ofrece un panel de control para ver rápidamente los saldos bancarios, facturas y rendiciones de gastos. También hay un gráfico interactivo para mostrar el dinero que entra y sale, también puede controlar las cuentas de datos específicos desde el panel de control.
Con Xero puede personalizar los informes y las plantillas para adaptarlas a sus necesidades de negocio pequeño.
Una característica sobresaliente en Xero es la capacidad de colaborar en línea, de forma que los empleados de pequeñas empresas pueden trabajar como un equipo en la parte financiera.
Puede compartir sus datos y colaborar con su contador para recibir la asesoría que necesite. Xero le permite invitar a un número ilimitado de personas gratuitamente, puede controlar lo que cada persona puede ver.
El sistema de facturación le permite personalizar las facturas y conectarse con sus clientes a través de la facturación en línea. También hay opciones para crear facturas repetitivas y programar los pagos de facturas; y todos los pagos, devoluciones y créditos son rastreados de forma automática.
El precio de Xero es de 19 dólares por mes. Aplicaciones móviles de Apple, Android y Blackberry están disponibles. Los add-ons de terceros pueden ampliar la funcionalidad de Xero mediante la incorporación de CRM, gestión de inventario, facturación, sistemas de trabajo y otras tareas de negocio especializadas.
Vangie Beal, CIO (EE.UU.)