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Tratar bien a los datos

La ingeniería de la Información y la Inteligencia de Negocios

[09/04/2013] Una buena inteligencia de negocios comienza comprendiendo lo básico, y sabiéndolo usar. Esto quedó claro a partir del taller que Ciclus Group desarrolló en la Universidad del Pacífico para entender los elementos que conforman la inteligencia de negocios y el planeamiento que debemos realizar para poder utilizarlos apropiadamente.
Marita Huamán, CEO de Ciclus Group, tuvo a su cargo un taller que se prolongó por toda una mañana, y que abordó temas como la gestión de la información, las inteligencia de negocios y la metodología para su uso. Huamán se prodigó en conceptos y explicaciones sobre cada uno de los elementos que conforman estos temas -de ahí la extensión de su taller-, y a partir de ellos les ofrecemos una síntesis de lo que la expositora explicó aquel día.
En realidad, todo comenzó con unas palabras del anfitrión del evento: Óscar de Azambuja, decano de la Facultad de Ingeniería de la Universidad del Pacífico.
Presentación
De Azambuja aprovechó la oportunidad para presentar su recientemente lanzada carrera de Ingeniería de la Información, la segunda ingeniería que se lanza en esta universidad luego de la Ingeniería de Negocios que recientemente ha presentado ante el mercado a su primera promoción de egresados.
Hemos lanzado una segunda carrera de ingeniería, más innovadora, más moderna, y la hemos denominado Ingeniería de la Información. Siguiendo la línea de que la información es el recursos vital, advertimos que la información ha crecido desmesuradamente en las organizaciones pero no existe un ejecutivo en la organización que se responsabilice por el adecuado empleo y gestión de la información con fines de negocio, sostuvo el decano.
Además de anunciar la nueva carrera, las palabras del decano sirvieron para dar pie al inicio de la presentación de Huamán que se concentró inicialmente en el desarrollo de una serie de conceptos que se manejan sobre la información y la inteligencia de negocios.
El primero de los conceptos que desarrolló la CEO de Ciclus Group fue la Arquitectura Empresarial.
Por Arquitectura Empresarial, Huamán entiende que se trata de la organización fundamental de un sistema, incluida en sus componentes, sus relaciones con otros y el ambiente, y los principios que gobiernan su diseño y evolución.
La expositora luego concretizó este concepto desagregando a la Arquitectura Empresarial en cuatro componentes: Arquitectura de Negocios, Arquitectura de Datos, Arquitectura de Aplicaciones y Arquitectura Tecnológica.
Esta última es la que compone la base de la Arquitectura Empresarial y se encuentra compuesta por la infraestructura de TI, las redes y comunicaciones y los procesos y estándares. Sobre esta arquitectura se encuentran la Arquitectura de Datos y la Arquitectura de Aplicaciones. La primera está conformada por la estructura física y lógica de los datos y por los mapas de entidades; mientras la segunda está compuesta por el mapa de aplicativos que dan soporte al negocio y los elementos de integración.
Finalmente, por sobre estas dos arquitecturas se encuentra la Arquitectura de Negocios, la cual está compuesta por la organización, los procesos de negocio y las relaciones internas.
Luego Huamán pasa a ofrecer otros conceptos, o mejor dicho, realizar una distinción entre los diferentes roles que tienen los diferentes profesionales (ingeniero de sistemas, ingeniero empresarial e ingeniero de la información) en una organización.
Así, a tono con lo que sostuvo el decano De Azambuja; de acuerdo a la expositora, el ingeniero empresarial se encuentra involucrado en la Arquitectura de Negocios, pero también en la de Aplicaciones; mientras, el ingeniero de sistemas labora sobre la Arquitectura de Aplicaciones y la Tecnológica; y, finalmente, el ingeniero de la información -de la carrera que recientemente lanzó la Universidad del Pacífico- se involucra en la Arquitectura de Aplicaciones, en la de Datos y en la de Negocios.
Los siguientes conceptos que explica Huamán son aquellos de los sistemas transaccionales y los sistemas de soporte a la toma de decisiones.
Los primeros son aquellos que dan soporte a los procesos de negocio -como un ERP, por ejemplo- y por ello buscan velocidad en la transacción, están optimizados para actualizarse, no requieren de datos históricos, están orientados a procesos (facturación, cobranzas, recaudación, etcétera), y realizan consultas que afectan a pocos registros.
Por otro lado, los sistemas de soporte a la toma de decisiones extraen datos de los anteriores y los consolidan para construir informes. Por tanto, se encuentran optimizados para el análisis, requieren de datos históricos, sus consultas afectan a gran cantidad de datos y se encuentran orientados a temas específicos como los niveles de venta, calidad de clientes, consumo, rentabilidad, etcétera. Sus usuarios son analistas que buscan relaciones, tendencias, patrones, indicadores, proyecciones, etcétera. Estos son los Data Warehouse y Datamart.
Finalmente, Huamán mostró la distinción entre un modelo de negocios y un modelo de datos.
El primero de ellos se refiere al diseño empresarial de la forma en que se va a ganar dinero, y es la base para modelar la arquitectura del negocio, y consta de nueve componentes relacionados a los aspectos internos y externos de la empresa (red de contactos, recursos clave, actividades clave, costo de la estructura, propuesta de valor, flujo de ingresos, canales de distribución, segmento de clientes y relaciones con los clientes).
El modelo de datos, por su parte, nos permite la identificación de aquellos procesos de negocio críticos de la empresa y las perspectivas de análisis mediante la cual deseamos analizar estos procesos.
Una vez que se tiene un modelo de negocio definido, se puede pasar a una arquitectura de negocio definida y ésta, a su vez, nos permitirá definir indicadores de negocio, los conocidos como KPI (key performance indicators).
La gestión de la información
Luego de explicar toda la serie de conceptos que se vio líneas arriba, Huamán pasó a definir la manera en que los datos se transforman en un activo valioso para la compañía.
Para ello es necesario tres elementos: los procesos, las personas y las tecnologías de la información.
Con estos elementos se puede configurar un ciclo de vida de la información que consta de tres fases. La primera es la propia producción de la información. Para ello se requiere de datos -que pueden ser de terceros-, de sistemas fuente, e incluso de datos no estructurados. La segunda fase es la del mantenimiento de la información, el cual en buena cuenta es la propia gestión de la información; y finalmente, se tiene el consumo de la información, el cual se puede realizar a través de reportes y análisis, e incluso mediante la generación de archivos para otros sistemas.
La información, sostuvo Huamán, puede utilizarse para la toma de decisiones operativas, decisiones tácticas o decisiones estratégicas, ésta última concerniente a los niveles de la alta gerencia.
Resumiendo, se puede decir, de acuerdo a la Escala de Haeckel-Barabba -que presentó la expositora- que a los datos si se les añade contexto obtenemos información; si a ésta se le agrega inferencias obtenemos inteligencia; si a ésta se le añade certeza obtenemos conocimiento; y si a éste último agregamos síntesis obtendremos sabiduría.
La inteligencia de negocios
En la tercera parte de su exposición Huamán entró de lleno al tema de la inteligencia de negocios, y utilizó los conceptos que presentó en las secciones anteriores.
Lo primero que hizo fue definir lo que es la inteligencia de negocios. De acuerdo a la expositora ésta está conformada por los conceptos, métodos y procesos orientados a tomar la toma de decisiones gerenciales, aprovechando los datos que se alojan en las distintas fuentes de información.
Por ejemplo, en una empresa se puede definir un proceso de ventas conformado por varios pasos: la preventa, la venta, la logística, la facturación, la distribución y la cobranza.
El último de los pasos se encuentra dentro del ámbito de la gerencia de finanzas, mientras que los anteriores se les puede atribuir a una gerencia comercial. Desde aquí ya se pueden ver a dos áreas involucradas; pero además podemos sostener que se genera en este proceso al menos tres tipos de documentos: la cotización, la orden de compra y la factura. Cada uno de ellos contiene datos que van a alimentar los sistemas de transacciones, y lo interesante es que estos datos puede que no sean iguales.
Un dato en una orden de compra puede no ser igual a la de una factura pues puede darse el caso de que los productos ordenados sean facturados en meses distintos debido a motivos financieros a la simple inexistencia de stock. Eso genera datos distintos sobre lo que uno podría suponer que son procesos sin cambios en los datos.
La realidad es que la complejidad de las operaciones generan una serie de datos que deben ser limpiados.
Esta limpieza es necesaria para poder analizar los datos y transformarlos en información dentro del Data Warehouse, que es el siguiente paso en la transformación de los datos en información valiosa para la empresa. Los datos se cargan en las herramientas de Data Warehouse para conformar los cubos de información, para que luego esta información pueda ser visualizada a través de los sistemas de soporte a la toma de decisiones.
Marita Huamán hizo énfasis en que estas últimas herramientas deben ser entendidas como visualizadores del trabajo que se ha realizado con los datos en la fase anterior, es decir, con el Data Warehouse.
Así, si en la primera fase tenemos herramientas como SAP (ERP), en la segunda, la de los Data Warehouse encontraremos herramientas como MS SQL, Oracle, IBM DB2, Teradata y BusinessWarehouse de SAP, entre otras. Y entre las herramientas de consulta encontraremos, de acuerdo a Huamán, MS SQL, Excel -sí se puede usar esta hoja de cálculo, aunque conectada al data warehouse-, Performance Point, Business Objects, Microstrategy, Cognos, QlikView y SAS.
Huamán sostuvo que la complejidad -y el precio- es mayor a medida que se avanza en esta última lista.
Entonces, es en el data warehouse en donde se hace el modelamiento de los datos y su preparación para que puedan ser visualizados y utilizados por los analistas de negocio, ahí radica su importancia. Pero además, Huamán nos recordó que con estas herramientas tenemos una única versión de la verdad y una visión integrada del negocio, se empodera a los usuarios finales, se tiene acceso a datos históricos, se tiene acceso a datos de distintas fuentes, se pueden obtener respuestas clave para el negocio, y se puede gestionar el negocio aprovechando la información de la empresa y tomando acciones inmediatas.
Y esas fueron las principales ideas que presentó Huamán en su exposición. La Inteligencia de Negocios es cuestión de saber tratar bien a los datos.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú