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Rendimiento de SharePoint: Cómo superar los obstáculos

[18/04/2013] Lo llaman el arrastre de SharePoint.
Professional Healthcare Resources (PHR), una empresa de atención médica domiciliaria y de cuidados paliativos con sede en Annandale, Virginia, estuvo utilizando SharePoint desde diciembre del 2007. En un primer momento, PHR utilizó el sistema de colaboración para almacenar las listas de contactos, información meteorológica y anuncios de la oficina. Pero la plataforma pronto vio una mayor actividad: Recursos humanos comenzó a almacenar la mayoría de sus formas y documentos en SharePoint, mientras que se puso en marcha un sistema de entradas a la mesa de ayuda.
A medida que aumentó la cantidad de contenido, los empleados se tropezaron con problemas de rendimiento. Los usuarios que buscaban datos en SharePoint informaron que tuvieron que esperar un minuto o más. "Se volvió muy lento", señala Hussein Sh-Ibrahim, director de TI en PHR. "Tuve que encontrar dónde estaban los cuellos de botella".
La experiencia de PHR no es infrecuente. Las instalaciones de SharePoint pueden empezar sus vidas como sistemas de grupo de trabajo, pero no suelen permanecer de esa manera. Otros departamentos encontraron nuevas formas de aprovechar el sistema. El número de usuarios crece, los datos almacenados en SharePoint se expanden y el rendimiento se complica a veces. Eso es un hecho particularmente preocupante para los despliegues críticos del negocio.
Los tiempos glaciales de búsqueda no son la única consideración para la aplicación de sistemas de SharePoint. Otros problemas incluyen carga y descarga lenta de documentos, largas ventanas de respaldo, copia de seguridad, ventanas largas y dolores de cabeza de latencia para los usuarios remotos.
"Yo atribuyo mucho de estos temas al diseño óptimo y sub óptimo de la infraestructura", indica Kenneth Lo, CEO de Kattelo Consulting, una empresa de San Francisco que ofrece servicios de consultoría de SharePoint y ejecuta su propio negocio de tecnología. "Cuando la base es inestable, es difícil construir una casa grande sobre ella".
El almacenamiento afecta adversamente el rendimiento de SharePoint
Cuando aparecen los problemas de rendimiento de SharePoint, la demanda de los usuarios puede abrumar el almacenamiento, y la base de datos SQL Server de SharePoint no está diseñada para los datos no estructurados que las organizaciones buscan distribuir, según sostienen los ejecutivos de la industria.
El almacenamiento resultó ser la raíz del problema en PHR. La solución de problemas del SharePoint de Sh-Ibrahim involucraba la red, los servidores y el almacenamiento. El problema se reducía a ralentizar el tiempo de respuesta del disco duro. PHR inicialmente almacenaba los datos de SharePoint en el almacenamiento interno, pero más tarde trasladó los datos a una red de área de almacenamiento (SAN). El año pasado, la compañía comenzó a considerar soluciones de almacenamiento de Dell EqualLogic y operadores más pequeños, como Astute Networks y Nimble Storage.
Durante estas discusiones, Sh-Ibrahim ha aprendido que muchas empresas se están trasladando a unidades Flash de estado sólido como una alternativa más sensible a los discos duros tradicionales. Encontró que el precio era un problema, al igual que otros administradores de TI que exploraban el almacenamiento Flash como alternativa. El dispositivo de almacenamiento flash Astute VISX, sin embargo, resultó ser el más rentable, señala Sh-Ibrahim.
PHR trasladó su servidor de SharePoint hacia el hardware VISX y desapareció el cuello de botella del rendimiento. "No tenemos quejas sobre la lentitud del sistema", indica Sh-Ibrahim. "Puedo concentrarme en otros proyectos".
Jim Bahn, gerente senior de marketing de producto de Astute Networks, señala que la tarea de optimización de almacenamiento de SharePoint para el mejor rendimiento puede resultar desconcertante. "Existen tablas e índices y archivos que son específicos de SharePoint y SQL Server... que la gente pasa mucho tiempo ajustando para obtener el mejor rendimiento que puedan", agrega.
El truco es colocar los diferentes componentes de SharePoint en el nivel de almacenamiento más ventajoso. Los registros de transacción de SharePoint, por ejemplo, generalmente se convierten en un punto de estrangulamiento, y deben residir en el medio de almacenamiento más rápido, explica Bahn. (Este enfoque de optimización, sin embargo, asume que las organizaciones tienen administradores de bases de datos bien entrenados y con tiempo suficiente como para hacer malabares con el almacenamiento de SharePoint).
El nivel de complejidad aumenta cuando el almacenamiento se traslada a una red de almacenamiento para un mayor rendimiento. "Hay 200 cosas que se pueden manipular en la parte de almacenamiento", señala Bahn. "Francamente, es una ciencia oscura. Es muy difícil resolver el problema de la red de almacenamiento".
PHR, por su parte, no tenía un ejército de gente de TI para que enfrente el almacenamiento de SharePoint, agrega Bahn, destacando que VISX está orientado a empresas medianas y pequeñas.
"Ellos querían oprimir un botón y que el problema desapareciera", comenta. "La forma más sencilla es poner la aplicación de SharePoint en el dispositivo de almacenamiento más rápido que tenga".
Otros Caminos para elevar el rendimiento de SharePoint
Astute Networks ofrece dispositivos flash para hacer el trabajo. Pero hay otras maneras de sacarle la vuelta al almacenamiento de SharePoint.
Kattelo Consulting utiliza StoragePoint Metalogix Software, y se lo recomienda a los clientes con implementaciones de SharePoint en crecimiento.
Lo de Kattelo Consulting señala que su compañía de 20 personas se ejecuta sobre SharePoint, que alberga calendarios de proyectos, listas de tareas, entregas para los clientes y videos de capacitación, entre otros artículos. StoragePoint descarga ese contenido a un servidor de archivos.
StoragePoint toma objetos binarios grandes (BLOB) de las bases de datos SQL Server y los envía a los dispositivos de almacenamiento externo. El producto aprovecha las API de la tienda Remote Blob Store (RBS) de Microsoft, que permiten el almacenamiento BLOB fuera de SQL server.
El movimiento de datos no estructurados hacia el almacenamiento externo a través de RBS deja a las organizaciones con solo una pequeña base de datos SQL Server para almacenar metadatos, señala Lo. "Hay una huella mínima en SQL, y la mayoría de los archivos y la carga de trabajo se descargan en los servidores de archivos".
Jignesh Shah, director de estrategia y marketing en Metalogix, señala que las organizaciones experimentan problemas de rendimiento en relación con la rápida expansión de contenidos. Él ha notado que los clientes, en promedio, experimentan una tasa de crecimiento de contenido de 75% cada año.
"Incluso si tiene una infraestructura de SharePoint muy bien afinada", señala, "la cantidad de contenido que la gente envía a SharePoint conduce a una variedad de problemas".
Entre ellos se encuentran los tiempos de backup. Shah indica que hacer copias de seguridad de varios terabytes de contenido toma varias horas. Como consecuencia de ello, un usuario que quiera restaurar datos, puede descubrir que ocho horas de contenido no han sido respaldadas.
Metalogix ofrece un producto replicador que permite a los clientes replicar contenido periódicamente en una ubicación fuera del sitio o la nube. Lo señala que Kattelo utiliza Replicator para enviar datos a un sitio en el medio oeste, lejos de la línea de falla de Bay Area. "Debido a que la totalidad del ciclo de vida del proyecto está en SharePoint, es realmente un sistema de misión crítica para nosotros", señala Lo. "No podemos permitirnos ningún tiempo de inactividad".
En efecto, la alta disponibilidad se está convirtiendo en una preocupación de SharePoint a medida que cada vez más contenido gravita hacia un solo sistema.
"Los clientes no pueden permitirse el lujo de tener todos los datos, lo cual ahora se convierte en una especie de punto central de la empresa, en un único servidor como una especie de pato que espera a ser disparado", señala Momchil "Memo" Michailov, cofundador y CEO de Sanbolic, que fabrica software para despliegues de SQL Server en clúster. "No tiene que ver con que un servidor vaya a fracasar, sino cuándo".
Olfateando problemas de rendimiento en SharePoint
La identificación de los problemas de rendimiento específicos con SharePoint supone un reto, debido a la infraestructura de componentes involucrados. Algunos clientes están utilizando las aplicaciones de gestión del rendimiento (APM) para concentrarse en áreas con problemas que impiden el funcionamiento correcto de las operaciones.
Winebow, una empresa importadora de vino, comenzó a usar la tecnología de redes de APM ExtraHop a finales del año pasado. Daniel Basile, director de la mesa de ayuda de TI en Winebow, señala que ExtraHop ha ayudado a que la compañía descubra los problemas que afectan la base de datos de SharePoint.
Winebow, en cierto punto, ejecutaba las bases de datos SQL Server (para la base de datos de SharePoint), Microsoft Dynamics y Symantec Enterprise Vault en el mismo servidor. Winebow encontró que Symantec Enterprise Vault generaba mensajes de error, y decidió sacar el sistema del servidor hacia otra máquina.
Trasladar Symantec hacia su propio servidor SQL mejoró el rendimiento de SharePoint. Winebow tuvo otro impulso cuando ExtraHop le ayudó a descubrir un problema con su servidor de aplicaciones de SharePoint. Los documentos de Office tomaron de 30 segundos a un minuto para que abran. Esa cuestión se remonta al software antivirus que se ejecuta en el mismo servidor y cuyas exclusiones no se establecen correctamente. "ExtraHop... nos ayudó a ponernos en la dirección correcta del problema", señala Basile.
Erik Geisa, vicepresidente senior de marketing de ExtraHop, sugiere que tal conocimiento será cada vez más importante ahora que SharePoint es parte central de la forma en que operan algunas empresas. Dijo que los constituyentes corporativos, desde recursos humanos hasta los desarrolladores de productos, están desplegando la tecnología: "SharePoint crece como una mala hierba".
La tarea de los administradores de TI es asegurarse de que SharePoint no esté fuera de control, lo que dificulta la productividad que pretende fomentar.
John Moore, CIO (EE.UU.)