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Servicios en la nube: Pueden ahorrar dinero, si es cuidadoso

[22/04/2013] La clave para obtener un rendimiento positivo de la inversión al adoptar servicios cloud -incluyendo software-as-a-service e infraestructura-as-a-service- es estudiar cuidadosamente los costos y beneficios para asegurar que tales cambios valdrán la pena.
Suena como muchos de los otros proyectos de TI que ha liderado, ¿verdad? Pero resulta que es muy complejo determinar si un movimiento hacia la nube valdrá la pena para una aplicación dada. Cuando se hace de prisa, el análisis puede llevar a las empresas a adoptar la nube por las razones equivocadas, lo que les deja con los costos más altos o un producto inferior en comparación con una instalación local.
La buena noticia es que a pesar de toda la bulla alrededor de la nube, parece que muchas empresas reconocen los peligros y están procediendo con cautela.
"Es significativo que el mercado empresarial se esté moviendo a la nube pública a un ritmo bastante glacial, y creo que es porque saben que el retorno de la inversión es mucho más complejo que la simple evitación de costos de hardware y software", señala Marc O'Brien, vicepresidente de investigación para Domicity, una empresa de consultoría y análisis de la información.
No existen estimaciones globales sobre el número de empresas que están utilizando los servicios de nube. Amazon Web Services, la oferta de IaaS más popular en el mercado, no revela las estadísticas detalladas. Sin embargo, Cloudyn, una compañía que supervisa el uso de AWS para los clientes, señala que solo el 11% de la base de clientes de AWS de Amazon en todo el mundo cuenta con más de mil empleados.
Las ofertas de Software-as-a-service de ciertos proveedores, como Salesforce, son mucho más populares en las empresas, con servicios de nube de nicho o de aplicaciones legacy, que incluyen un poco de todo en términos de adopción empresarial, indica Brien.
Entre las empresas que utilizan servicios en la nube, hay un montón de historias de éxito que muestran que la nube puede reducir significativamente los costos. Nucleus Research examinó 70 estudios de casos de empresas que adoptan SaaS, y encontró que los servicios ofrecen 1,7 veces más retorno de la inversión que las aplicaciones instaladas localmente, en gran parte debido a su capacidad para ofrecer un aumento de beneficios en el tiempo, sin un incremento proporcional en los costos.
Pero también hay algunas empresas que están adoptando los servicios de nube y lamentándolo. Nucleus Research encontró en una encuesta que el 52% de los clientes CRM en la nube estaban dispuestos a considerar a los fabricantes de switching dentro de los seis siguientes meses. "Lo que vimos fue que las empresas a menudo están siendo vendidas agresivamente y pasan menos tiempo en el due diligence y el planeamiento, señala Rebecca Wettemann, analista de Nucleus, la cual ofrece investigación de TI y servicios de asesoramiento.
La nube no se ajusta a todos los casos de uso. "No es una bala de plata. No es la respuesta correcta para cada situación", señala Casey Coleman, director de información de la Administración de Servicios Generales.
Solo los tontos se apresuran
Como la primera agencia del gobierno federal en implementar un servicio de correo electrónico basado en la nube en toda la agencia, la GSA no tenía una hoja de ruta a seguir, señala Coleman. Así que a partir de mayo del 2009, examinó minuciosamente sus gastos actuales, así como las proyecciones para el servicio en la nube.
"Es cierto que tiene que ser bien pensado y metódico. Este es un proyecto de TI como cualquier otro. Hay que planificar la gestión del cambio, promover la sensibilización de los usuarios, garantizar la seguridad informática en términos contractuales, al igual que con cualquier proyecto de TI. Si no se acerca a ella de esa manera, puede tener una experiencia diferente", señala Coleman. "La promesa de la computación en nube se concretó en nuestra experiencia".
Cuando la GSA adoptó Google Apps para correo electrónico en julio del 2011, fue capaz de conseguir ahorros de costos al migrar también los sistemas de e-mail que estaban conectados a su sistema legacy de correo. La agencia había estado utilizando Lotus Notes para el correo electrónico, además de Domino para aplicaciones de flujo de trabajo. Como parte de su revisión de la adopción de aplicaciones de correo electrónico, la GSA dio un servo análisis a las aplicaciones Domino. "Acabamos revisando esas aplicaciones y eliminando la mayor parte de ellas", señala.
La GSA tenía dos mil aplicaciones en Domino, que iban desde pequeñas bases de datos hasta los flujos de trabajo más importantes. Se deshizo de todas menos de 500 de esas aplicaciones, y muchas se consolidaron y se reelaboraron en Force.com. Al cortar tantas aplicaciones, la GSA pudo apagar 300 servidores internos, señala Coleman.
Con estos ahorros, además de otros, la GSA previó que se ahorrarían 16 millones de dólares en cinco años al pasar a Google Apps para el correo electrónico; hasta la fecha esa estimación está demostrando ser exacta, señaló Coleman.
No todas las transiciones a la nube ahorran dinero de esa manera, pero los costos y beneficios pueden revelar que la nube tiene sentido aún si no impacta en el resultado final.
En el 2009 cuando la Universidad de Northern Kentucky cambió de un Exchange interno para el correo electrónico de los alumnos, yendo hacia una oferta hospedada de Microsoft, conocida entonces como Live@edu, no ahorró dinero en su aplicación existente. Pero la universidad ganó terreno, ya que el servicio permite una fácil integración con los teléfonos inteligentes y el almacenamiento en línea con SkyDrve. "Así que, aunque los costos se mantuvieron estables, proporcionaba más servicios a los estudiantes", explica Tim Ferguson, director de información de la universidad.
El servicio alojado también permitió que la universidad aumentara el tamaño de las bandejas de entrada de los estudiantes. "Lo que podíamos ofrecer a los estudiantes cuando alojábamos el correo electrónico en el sitio era lo mínimo en el mejor de los casos", señala. "Con el cambio al correo electrónico basado en la nube, los estudiantes ahora tienen suficiente almacenamiento de correo electrónico para satisfacer sus necesidades".
Ferguson estudió lo que habría costado adoptar la última versión de Exchange y mejorar la capacidad de almacenamiento para que coincida con lo que se ofrece con el Exchange hospedado, y estima que el costo anual adicional habría alcanzado los 100 mil dólares. En cambio, al pasar a la versión hospedada, los gastos se mantuvieron estables, mientras que ganaron funcionalidad.
Diga que no -aunque sea temporalmente
La Universidad del Norte de Kentucky se encuentra en medio de una transición hacia el uso de escritorios virtuales en lugar de laboratorios informáticos físicos, y ha rechazado ofertas de proveedores que simplemente no tienen sentido económico, con la esperanza de que productos y modelos futuros de fijación de precios con el tiempo satisfagan sus necesidades.
La universidad decidió abordar el proyecto de "pasos de bebé", ejecutando el software de escritorio virtual en el mismo recinto, con la idea de hacer la transición a una nube pública más adelante, explicó Tim Ferguson, CIO de la Universidad de Northern Kentucky.
Hace unos 18 meses, la universidad hizo pruebas del software de escritorio virtual de algunos fabricantes, todos alojados internamente. El rendimiento del software no cumple con las expectativas y tampoco el precio, por lo que la universidad se negó a poner en práctica alguna de las ofertas de los proveedores. "Estaban sorprendidos. Dijimos: 'Aquí está en blanco y negro. Ustedes nos cobrarán más dinero. El retorno de la inversión no es suficiente. Vuelvan cuando lo puedan resolver'", señala Ferguson.
Desde entonces, la universidad ha desplegado el software de escritorio virtual VMware View internamente y está a punto de iniciar pruebas ejecutando el software en una nube pública de Dell, y posiblemente en otras. Ferguson espera haber implementado todos los laboratorios de la universidad como escritorios virtuales alojados en la nube pública en el 2014 o 2015, y que ahorren un 30% sobre los costos actuales.
La universidad sigue de cerca los gastos actuales con el fin de poder mostrárselos a los fabricantes. Para el proyecto de escritorio virtual, Ferguson sabe cuántos miembros del personal soportan la implementación actual y cuánto cuestan, lo que cuesta el hardware y la cantidad de trabajo que demanda tratar con los parches de software. También sabe los picos de uso y los valles, una cuestión importante para la universidad que podría ayudarle a ahorrar dinero al mudarse a una nube pública.
Este dato es muy importante cuando se trabaja con los proveedores potenciales, señala. "Si se articula claramente lo que cuesta hoy en día, si ellos no me pueden hacer ahorrar dinero, ¿por qué hacerlo?", señala. "Si no puede articular eso, es algo difícil que un fabricante lo haga por usted".
Una manera en que Northern Kentucky está asegurándose de que los servicios en la nube ahorren costos es presionando a sus proveedores para que ofrezcan un costo verdaderamente basado en el uso. Muchos proveedores de servicios SaaS que Ferguson ha visto están tratando de cobrar un cargo por puesto. Sin embargo, para una universidad, con sus tiempos lentos durante el verano y las vacaciones, ese modelo de fijación de precios no tiene sentido. Para Ferguson, en los meses pico la tarifa ahorraría dinero, pero en promedio, porque en los valles, el modelo por puesto terminaría costándole más que mantener las aplicaciones in-house.
Esa es una cuestión particularmente importante para el sistema ERP de Northern Kentucky, que soporta las matrículas. El sistema tiene picos cuando los estudiantes se están inscribiendo para las clases y luego es plano, señala. Aunque su grupo pasa mucho tiempo en la gestión de la aplicación interna SAP, "si tengo que pagar por el pico durante todo un año, eso no es muy interesante", afirmó.
Además, el sistema SAP es uno con los que la universidad no puede correr riesgos, ya que el software tiene que estar totalmente disponible cuando los estudiantes quieren inscribirse en las clases. Eso significa que Ferguson moverá ese sistema a la nube solo cuando esté completamente seguro de que no fallará. "Vamos a aceptar un menor riesgo cuando esos sistemas sean cosa común, dijo.
El cálculo
Para tratar de averiguar el ROI de cualquiera de sus proyectos de nube propuestos, Northern Kentucky comenzó con una calculadora de ROI y una investigación de Gartner, adaptándola a las necesidades especiales propias de la universidad.
Por ejemplo, Ferguson tiene requisitos estrictos de privacidad, ya que muchos servicios en la nube utilizan información de los estudiantes incluyendo los números de Seguro Social y otros datos de identificación personal. NKU incluye privacidad en su cálculo del ROI, restando valor cuando considera que un proveedor no comprende los requisitos de privacidad de la universidad, señala.
El valor de diversos factores variará en función de la organización. La seguridad puede ser más importante en un negocio que otra, la velocidad a la que se puede añadir más capacidad podría ser más importante para el otro, y la responsabilidad puede ser crítico con los demás. "Esa cuestión del valor es complicado", señala Brien de Domicity.
La valorización de la redundancia es un factor con el que muchas empresas luchan cuando migran a la nube.
Hay dos campos que no se desarrollan en la redundancia al utilizar servicios en la nube como IaaS, comenta Mark Eisenberg, quien anteriormente trabajó en el equipo de Azure de Microsoft y ahora es director de la empresa de consultoría de TI Fino Consulting. Las primeras son las empresas que simplemente no saben que, por ejemplo, al mover una carga de trabajo de AWS deben equilibrar entre las regiones, si quieren evitar las consecuencias de una interrupción regional. AWS ha sido buena respecto a la publicación de white papers y otros consejos sobre cómo hacer esto correctamente, señala Eisenberg.
De hecho, después de una interrupción hace cerca de un año y medio, AWS no era especialmente simpático hacia los clientes que la padecieron, indica Eisenberg. AWS esencialmente recordó a sus clientes que recomienda que construyan en redundancia.
El segundo grupo de clientes toma la decisión de negocios consciente de no asumir los costos involucrados con la construcción de la redundancia. "Depende de lo que están dispuestos a perder", señala Eisenberg.
Los costos de la construcción en redundancia pueden ser desalentadores. Tomemos el almacenamiento de datos. Cuesta el doble replicar completamente los datos. Pero también hay que tener en cuenta las decisiones arquitectónicas. Habiendo dos almacenamientos de datos separados por una gran distancia, se introduce latencia cuando se sincronizan las tiendas. Para muchas aplicaciones, la latencia puede que no sea importante. Sin embargo, para algunos tipos de aplicaciones podría crear problemas.
El costo es un factor para el cálculo de redundancia también. Las empresas que pueden tolerar el retraso involucrado con el manejo de nuevos servidores basados en la nube -usualmente alrededor de cinco minutos- pueden esperar a que los problemas ocurran antes de que activen las instancias de respaldo, señala Eisenberg de Fino Consulting. Otros pueden ejecutar en lugar de ello la mitad de servidores adicionales, debido a que pueden tolerar algo de latencia con sus aplicaciones mejor de lo que pueden manejar un corte completo por unos pocos minutos.
Los problemas de escala
Diseñar una arquitectura de escala también es un desafío que viene con repercusión de costos. "Así como en el mundo de instalaciones internas donde la capacidad es una especie de arte más que de ciencia, lo mismo ocurre con la nube", señala Eisenberg. "Es fácil decir 'voy a tener más capacidad de la que necesito, hasta que se entera de los altos costos asociados con hacer eso".
Las implementaciones SaaS vienen con su propio conjunto de posibles sobrecostos. Los proveedores de SaaS a menudo ofrecen sus mejores ofertas a los clientes que se inscriban en los contratos multianuales. "Así que ahora tiene este contrato de tres años. Tal vez crezca más o tal vez encuentre otra aplicación que hace algo similar, pero mejor", explica Connor Sullivan, analista de IDC, que sigue la computación en nube. Las empresas se sienten atrapadas en una aplicación que no es la mejor opción o terminan en una "doble inmersión" -contratando un nuevo servicio por un costo adicional, señala.
Las empresas también deben considerar cuidadosamente los costos en el tiempo. Resulta que el precio de las aplicaciones SaaS, en general, no se están desplomando de la forma en que muchas personas predijeron. Históricamente, la idea era que con más usuarios de servicios en la nube, las economías de escala podrían reducir los costos para los usuarios, señala Sullivan.
Algunos proveedores como Salesforce tienen verdaderos servicios multiusuario en la nube y se están beneficiando de la escala. Mientras Salesforce está pasando estos ahorros a los clientes, también agrega continuamente nuevas características, que cuestan extra para los usuarios. "La gente quiere esas nuevas funcionalidades por lo que el costo para el usuario final no ha bajado", señala Sullivan.
"El mensaje que hemos estado transmitiendo es que todo es acerca de la escala", indica Eisenberg, de Fino Consulting. "Si su problema de negocio no se trata de escala, es muy probable que la nube no sea la solución ideal".
Pero incluso la cuestión de escala depende de la empresa. "Tenemos todas esas apliacicones como Netflix y otras Web 2.0 que están yendo a la nube no solo porque tiene sentido, sino porque sus inversionistas no desean gastar capital comprando equipo de cómputo, señala Brien, de Domicity.
Las grandes empresas, por el contrario, es probable que ya tengan sus propios centros de datos - y todos los costos fijos que implica. "Si no va a apagar sus servidores y despedir a la gente, no ahorrará dinero al ir a la nube", precisa Eisenberg.
Es decir, a menos que una nueva carga de trabajo sea muy variable o de tan corta duración que la ampliación de un centro de datos no tenga sentido. Él recuerda un caso de estudio que hizo Microsoft acerca de un cliente que necesitaba cuatro mil servidores durante seis horas al día durante unos días cada semana. Esa carga de trabajo era un candidato perfecto para la nube, donde el cliente paga solo por el tiempo que su aplicación corra.
Si el zapato encaja
El tipo de carga de trabajo de una organización que aspira a pasar a la nube también determinará si la transición tiene sentido económicamente. "Hemos prestado mucha atención a qué tipo de circunstancias hacen que el despliegue en la nube tenga éxito", señala Coleman de la GSA.
Por ejemplo, las aplicaciones heredadas que se ejecutan en plataformas de hardware únicas, aplicaciones que son altamente transaccionales y por lo tanto no pueden tolerar la latencia, y aplicaciones con procesos de negocios muy complejos que son específicos de una organización pueden no ser apropiadas para la nube, señala. Esto no es necesariamente excluye todas estas aplicaciones de la nube ", pero es algo a considerar muy cuidadosamente", explicó. En algunos casos, la ingeniería cuidadosa puede hacer que el cambio de este tipo de cargas de trabajo a la nube tenga sentido, señaló. Pero en última instancia, el rendimiento podría no igualar al de una instalación en la empresa o el costo podría ser prohibitivo.
Detrás de los factores de decisión está la presión sobre los administradores de TI de sus jefes, "quienes están viendo el éxito de Amazon y diciendo, '¿por qué no puede usted reducir un 10% su presupuesto?'", señala Brien de Domicity. Al mismo tiempo, esas personas que no quieren precipitarse en el uso de un servicio en la nube por la razón equivocada, solo ven que cuesta más o que afecta sus niveles de servicio.
Todas esas presiones significan que las empresas están tomándolo con calma. Las grandes empresas se encuentran todavía en la etapa de "jugar un poco" con la nube, explica Brien, agregando que están en el proceso de tratar de decidir cuál de sus aplicaciones tiene sentido allí. "Sólo están moviéndose lentamente, haciéndolo poco a poco", señaló.
"Aún es muy pronto, a pesar de todo lo que has leído sobre la nube", señala. "La economía global de la nube es tal que en última instancia absorberá la mayoría de los ciclos de las máquinas, pero no va a suceder tan rápido como la gente tiende a pensar que lo hará".
Nancy Gohring, Computerworld (EE.UU.)