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Reportajes y análisis

Evernote: Diez consejos que debe saber

[09/05/2013] Ya puede mezclar las notas de Evernote, cuadernos y pilas de notas a su voluntad. Y tal vez haya dirigido a su equipo para que use Evernote Business. Evernote es amable cuando está empezando con él, pero cuanto más lo usa, más son las notas que acumulan, amenazando su productividad.
Ahora que ya conoce lo básico, es el momento de que vaya al arsenal de Evernote como un verdadero guerrero de la toma de notas, y de hacer listas.
Utilice casillas de notas
Uno de los usos más populares de Evernote es la creación de listas, como las tareas pendientes, listas de compras, enemigos, y similares. Una lista de texto simple está bien, pero puede aumentar la utilidad de la lista añadiendo casillas de verificación para los elementos contenidos en ella.
Las casillas de verificación son fáciles de añadir, pero se pasan por alto fácilmente. Al crear una nota de texto, vea la barra de herramientas en la parte superior de la pantalla. Verá un ícono que parece, bueno, como una casilla de verificación. Simplemente haga clic en el ícono donde quiera añadir una casilla de verificación dentro de la lista.
Estas casillas son funcionales. Basta con hacer clic o tocarlas en cualquier dispositivo para marcarlas o desmarcarlas; también son persistentes a través de múltiples dispositivos cuando se sincronizan.
Guarde las búsquedas de uso frecuente
Si se encuentra a la caza de lo mismo en Evernote una y otra vez, puede guardar la búsqueda para hacerla más fácil de reproducir. Primero, cree su búsqueda. A continuación, en el cliente de Windows, haga clic en la flecha desplegable de la derecha de su término de búsqueda para revelar la barra de búsqueda avanzada, si es que no ha aparecido aún. Haga clic en la lupa azul para abrir el cuadro de diálogo de Búsqueda guardada. Allí, haga clic en Aceptar para guardar la búsqueda. Ahora aparecerá en el panel de navegación de la izquierda debajo de la cabecera de Búsquedas guardadas.
Las instrucciones para el ahorro de búsquedas en los dispositivos móviles son similares. Busque el ícono de lupa cada vez que haya completado una búsqueda con éxito (es decir, una búsqueda con al menos un resultado) para guardarlo.
Recorte páginas web con Evernote Mobile
Debido a los caprichos de los navegadores web de los teléfonos inteligentes, las aplicaciones móviles de Evernote no pueden cortar las páginas web de forma predeterminada, perturbando su utilidad. No hay ninguna solución fácil para el iPhone, pero los usuarios de Android tienen un par de opciones para hacer que el clipping de la web sea posible. Dolphin: Evernote es un complemento gratuito que le permite agarrar las páginas web y llevarlas a Evernote, aunque solo puede tomar páginas enteras, no selecciones parciales. EverWeb Clipper, (2,88 dólares) le da más flexibilidad, si está dispuesto a pagar por el privilegio.
Utilice cuadernos de notas sin conexión (solo Premium)
Debido a que Evernote sincroniza contenidos entre dispositivos y la nube, muchos usuarios no se dan cuenta que los dispositivos móviles no almacenan copias o documentos para su uso sin conexión. En su lugar, cada vez que acceda a los documentos en un dispositivo iOS o Android, Evernote los descarga bajo demanda. Si está en un lugar alejado y necesita consultar una nota, puede ser un problema.
Si es un usuario de Evernote Premium, puede configurar cuadernos de notas individuales para que sean accesibles, así tenga una conexión a Internet o no. En el panel de configuración de Evernote de su dispositivo en la opción Cuadernos de notas sin conexión, solo seleccione los cuadernos que desea mantener almacenados en su teléfono o tablet.
Acceda al historial de la nota (solo Premium)
Si tiende a revisar las notas una y otra vez -o las comparte con otras personas- tener acceso a las versiones anteriores de los documentos puede ser un salvavidas, si algo importante ha sido cambiado o eliminado. Los usuarios de cuentas Premium pueden acceder a las versiones anteriores de las notas, ingrese a Evernote en la web, haga clic en la flecha desplegable para que ingrese, y luego haga clic en Ver historial de la nota. Aparecerá una lista de notas archivadas y sus marcas de tiempo.
Una advertencia importante: Evernote no guarda una copia de todas las versiones de cada nota, sino que hace una copia de seguridad de sus notas en un programa que se ejecuta cada pocas horas. Si realiza varios cambios en una nota en un corto período de tiempo, es probable que se guarde solo la versión más reciente. No confíe en que el historial de la nota lo salvará si borra accidentalmente todo el documento diez minutos después de crearlo.
Archive páginas web, en todo o en parte
Enviarse una página web o su URL a uno mismo vía correo electrónico para su posterior recuperación no parece funcionar bien. Esta tarea es especialmente difícil si está tratando de salvar una página web protegida con contraseña o una noticia que puede simplemente desaparecer en una fecha posterior.
Web Clipper de Evernote permite copiar páginas completas a Evernote, pero los usuarios avanzados saben que no tienen que tomar toda la pantalla. Cuando se utiliza Web Clipper, intentará determinar automáticamente dónde está la "carne" de una página web, rodeándola en un recuadro amarillo y poniendo en gris el resto. Utilice las teclas con flechas del teclado para obtener más de la página (flecha arriba) o menos (flecha abajo), o para seleccionar otra parte de la página (flecha izquierda o derecha). Cuando haya terminado, pulse Enter para finalizar el recorte y guardarlo.
Herramienta de búsqueda Master Evernote
A medida que su base de datos de Evernote comience a llenarse, tendrá que depender cada vez más de las búsquedas para encontrar lo que está buscando. Puede buscar palabras clave sencillas, pero esta táctica comenzará a darle un mayor número de resultados, especialmente si tiende a usar Evernote para guardar mucha información sobre un conjunto limitado de temas.
Evernote tiene etiquetas de búsqueda y mucho más para ayudarle a descubrir sus mejores notas.
 
Afortunadamente, el sistema de búsqueda de Evernote ofrece una sintaxis avanzada, que le da más control sobre cómo buscar notas. He aquí una guía rápida. (Puede profundizar en este blog, o en la entrada oficial de Base del conocimiento (Knowledge Base) de Evernote).
Para buscar solo dentro de las etiquetas, escriba etiqueta: nombre de etiqueta o tag: "nombre de etiqueta de múltiples palabras" en el campo de búsqueda de Evernote. Para buscar una frase exacta que comprende varias palabras, utilice comillas como si se tratara de una búsqueda en Internet.
* Puede utilizar una estructura similar a la búsqueda de etiquetas de arriba para buscar solo las notas que estén dentro de los cuadernos, y que contengan los términos especificados en sus nombres. Tipo cuaderno de notas: nombre del cuaderno: "nombre del cuaderno con varias palabras" en el campo de búsqueda.
* Si quiere encontrar las notas que contengan el término en el título de la nota, pruebe título: término o título: "título de varias palabras" en su búsqueda.
* Para volver a notas que contengan cualquiera de los términos especificados en el interior, escriba cualquier: término1 término2 término3 en el campo. (Una búsqueda estándar para término1, término2 y término3 le entregarán solo las notas que contienen los tres términos).
* También puede realizar búsquedas según la fecha de creación de contenidos, utilizando un número de ocho dígitos para representar la fecha (o sintaxis más avanzadas) como: creado: día, mes y año.
* Si prefiere obtener resultados con base a la última vez que se revisó una nota, escriba actualizada: día, mes y año en el campo de búsqueda.
Aprende la sintaxis avanzada de correo electrónico
Una forma rápida y fácil de crear algo en Evernote es simplemente enviando un e-mail a su dirección de Evernote. El problema: Si no se especifica a dónde tiene que ir el correo electrónico, se creará una nota en su bloc de notas por defecto, sin etiquetas.
Visite la información de su cuenta en la aplicación de escritorio para saber su dirección de correo electrónico en Evernote.
Al enviar un correo electrónico a Evernote, puede manipular la línea de asunto para determinar dónde debe terminar. He aquí un ejemplo de una línea de asunto que cubre todas las bases:
El Hobbit @ Películas #Comentario #4 estrellas #Enanos
Esto crea una nota llamada "El Hobbit" en su cuaderno de películas, con las etiquetas de "Comentario", "4 estrellas" y "Enanos". Tenga en cuenta que debe poner los indicadores (@) y (#) en el orden anterior. Además, el cuaderno y las etiquetas deben existir antes de intentar utilizarlas en un correo electrónico dirigido a Evernote.
Transcriba las notas de voz
Puede crear notas en Evernote a través de varios métodos. Una de las grandes ventajas de Evernote es que puede convertir un tipo de archivo a otro, lo que le permite buscar texto en archivos PDF e imágenes convertidas OCR.
Aunque Evernote puede ahora convertir las grabaciones de voz directamente a texto en los dispositivos Android, no puede hacer ese truco en los dispositivos iOS o a través de grabaciones realizadas en la computadora. Puede evitar esto y hacer notas de audio rastreables mediante un par de métodos. En primer lugar, puede utilizar una aplicación de teléfono inteligente como Dragon Dictation para grabar una nota de voz, y luego copiar el texto en Evernote.
Alternativamente, puede utilizar un add-in de terceros llamado Voice2Note para que haga la conversión directamente a Evernote. Regístrese a Voice2Note en línea y grabe notas de voz dentro de la aplicación Evernote normalmente. Ellas serán transcritas y se guardarán detrás de la escena. También puede llamar a un número especial Voice2Note para crear nuevas notas a través de una simple llamada de teléfono -algo que no puede hacer sin el add-in en cualquier plataforma. (Voice2Note es gratuito para cinco transcripciones al mes, o tres dólares por mes si usted necesita más).
Atajos del teclado
Los siguientes métodos abreviados de teclado le ayudarán a usar Evernote de forma más eficiente en una computadora. (Los comandos son similares en un Mac. Y encontrará aún más accesos directos en el sitio de Evernote).
* Ctrl-Alt-N: para iniciar una nueva nota. (En Windows, se trata de un acceso directo global, lo que significa que funciona desde cualquier aplicación, siempre y cuando Evernote está abierta).
Windows-A: Pega el texto seleccionado en una nota nueva o abierta. (Acceso directo global.)
* F9: Sincronizar.
* Ctrl-N: Nueva nota.
* Ctrl-Shift-N: Nuevo cuaderno de notas.
* Ctrl-Shift-T: Nueva etiqueta.
* Ctrl-Shift-E: Enviar una nota o notas por correo electrónico.
* Ctrl-Shift-C: Insertar una casilla de verificación.
* Alt-Shift-D: Introduzca la hora y la fecha actual.
Puede redefinir los accesos directos globales para Windows desde dentro de la aplicación de escritorio de Evernote en Herramientas * Opciones * Teclas de acceso rápido.
Christopher Null, PC World (EE.UU.)