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Cómo mejorar una estrategia empresarial de networking social

[20/05/2013] El software empresarial de networking social -que ofrece capacidades de medios sociales adaptadas para la colaboración en el centro de trabajo como perfiles de los empleados, flujos de actividad, microblogging y capacidad de compartir documentos- ha pasado de ser a algo "bueno de tener" a algo "indispensable" en las empresas.
Recogiendo ese cambio, Microsoft desembolsó más de mil millones de dólares para comprar Yammer -que en ese momento era un proveedor independiente líder del software ESN- con el fin de mejorar las capacidades ESN, principalmente en su servidor de colaboración SharePoint, así como en otros productos como Office, Lync, Outlook y Dynamics.
Mientras que Microsoft ha estado ocupado trabajando en la integración de Yammer con SharePoint detrás de las escenas, ahora es evidente que el esfuerzo es complejo y que una fusión de los productos se tardará al menos dos años más para completar.
Por ahora, las prestaciones de integración serán modestas. Microsoft dijo en marzo que a mediados de año los clientes de Office 365 tendrán la opción de sustituir el flujo de actividades de SharePoint Online con el tráfico de actividades de Yammer.
En esta integración básica, cuando los usuarios hacen clic en el enlace de Yammer, se abrirá una nueva ventana del navegador y se les pedirá que se logueen en Yammer. En el mismo plazo, Microsoft ofrecerá una aplicación Yammer que permitirá a los usuarios integrar un feed grupal de Yammer en un sitio de SharePoint, tanto con los servidores SharePoint Online y SharePoint 2013 instalados en las instalaciones del cliente. Microsoft también hará posible que los clientes sustituyan el newsfeed en los servidores SharePoint 2013 de las instalaciones.
Más adelante, la integración se profundizará con un inicio de sesión único y la inclusión de Yammer en la interfase de Office 365. Yammer también ganará la integración con Office Web Apps, la versión de la suite de productividad Office basada en navegador, antes de que finalice el año.
En el 2014, los clientes de Office 365 pueden esperar la integración entre Yammer y otros componentes de Office 365 más allá de SharePoint, como Lync y Exchange. Yammer también se integra con el software empresarial Microsoft Dynamics.
SharePoint, se lanzó por primera vez hace doce años, ha sido el gorila de 800 libras de los servidores de colaboración desde hace mucho tiempo, pero ha tenido problemas para mantenerse al día en el frente del networking empresarial.
Microsoft aumentó las características nativas ESN de SharePoint en el 2010 y en la última versión 2013 del producto, pero como muestra la adquisición de programas como Yammer, la empresa reconoce que tiene que hacer más.
"El problema con SharePoint ha sido que el aspecto social de la empresa se mueve muy rápido y SharePoint no, porque es un producto grande y complejo" que hace muchas otras cosas, señala el analista de Forrester Research, Rob Koplowitz.
De hecho, las limitaciones de la ESN de SharePoint abrieron las posibilidades para que aparezcan otros proveedores con productos que aumenten o reemplacen SharePoint para ESN.
"Lo interesante ahora es que estamos empezando a ver un mercado maduro con algunos líderes emergentes", agrega Koplowitz.
Entonces, ¿cuál debe ser la estrategia de los CIO sobre SharePoint, Yammer y los competidores de herramientas ESN en este mercado? A continuación ofrecemos criterios de análisis y sugerencias.
No todos los proveedores ESN son iguales
Las compañías que fabrican software ESN caen en tres categorías: plataformas de colaboración, proveedores de aplicaciones empresariales y jugadores especializados.
Microsoft encaja en la primera categoría, junto con otras empresas como IBM con su producto Connections y Cisco con WebEx Social. Estos son grandes proveedores de software que tienen otros productos de colaboración y de comunicación.
Luego están los proveedores de aplicaciones empresariales que han añadido complementos ESN a sus suites ERP y CRM centrales. Ese es el caso de Salesforce.com con su producto Chatter y de SAP con Jam. El proveedor de middleware Tibco tiene un producto ESN llamado Tibbr.
IBM Connections es un producto de networking social corporativo que ofrece a los empleados una herramienta social para colaboración.
Por último, están los nichos más pequeños como Jive Software, Socialtext y NewsGator que se centran exclusiva o principalmente en sus propios productos ESN.
Por lo tanto, un criterio para los CIO, especialmente aquellos cuyas organizaciones aún no están utilizando software ESN, podría ser el de mirar a los proveedores ya están haciendo negocios.
"Vea lo que los proveedores ya disponen de relaciones con y puede preferir trabajar", señala Larry Cannell, analista de Gartner.
Hay pros y contras que son evidentes en la superficie de los proveedores de cada categoría. Los proveedores en las dos primeras categorías son más grandes, con más recursos, y por lo tanto se puede suponer que serán más estables. También pueden ofrecer la promesa de pilas de software más amplias integradas de forma nativa con sus componentes ESN.
Sin embargo, inevitablemente se aproximarán a ESN desde sus propias perspectivas, y para Cannell no está claro cuál va a surgir como el más apropiado.
"¿ESN es una extensión de otros productos de comunicaciones unificadas, colaboración y correo electrónico, o es una extensión de las aplicaciones de negocio?", señala el ejecutivo. "Aún no sabemos cómo va a funcionar eso. Hay argumentos creíbles en ambos lados".
Por otra parte, los especialistas más pequeños no solo se centran exclusivamente en la ESN, sino que a menudo también les resulta más fácil moverse más rápido cuando adaptan sus productos a los comentarios de los clientes y a las innovaciones tecnológicas. Asimismo, no tienen que cumplir con los mandatos competitivos de una empresa matriz más grande, y por lo tanto pueden ser más agnósticos en sus relaciones con los socios y las integraciones de software de terceros.
Determine su nivel de comodidad con la nube
Una consideración clave para los CIO debe ser la voluntad o renuencia de su organización para tener su software ESN ejecutándose en una nube pública.
ESN es más eficaz cuando se convierte en una capa subyacente de las capacidades de colaboración social que se integran en las aplicaciones que los empleados utilizan a diario, ya sea clientes de correo electrónico, software de CRM, aplicaciones ERP, aplicaciones de productividad de oficina o mercancías de videoconferencia. Obviamente, los datos involucrados en todas estas aplicaciones pueden ser muy sensibles.
Por lo tanto, los líderes de TI necesitan decidir si todos sus despliegues ESN estarán en las instalaciones de la empresa, en la nube o en un escenario híbrido y, a continuación, examinar lo que ofrecen los diferentes proveedores.
En el caso de Microsoft, la mayoría de las implementaciones de SharePoint hasta la fecha han estado en las instalaciones del cliente. Sin embargo, la compañía ha dejado claro que el futuro de los productos SharePoint y Office en general se encuentra en la nube a través de Office 365.
Así que Microsoft apoyará a ambos modelos, pero está colocando el énfasis del desarrollo y la innovación solo en la nube de Yammer y en SharePoint Online, la versión en la nube del producto que forma parte de la suite de comunicación y colaboración Office 365.
No está claro hasta qué punto Microsoft será capaz de mantener en sincronía SharePoint Online y SharePoint Server, en el supuesto de que SharePoint Online se actualizaría con mayor frecuencia y Yammer se mantuviera solo en la nube, señala Cannell.
Koplowitz añadió: "Si Yammer es la apuesta, entonces ¿qué pasa con aquellas personas que quieren SharePoint, pero no pueden ir a la nube?"
A la luz de estas preguntas, los CIO que quieren mantener su servidor de SharePoint en las instalaciones de la empresa pueden confiar en complementos ESN como los de NewsGator, que ha sido uno de los add-ons preferidos durante años, y sigue siendo especialmente atractivo para las empresas que no se sienten cómodas con el uso de SharePoint Online.
Sitios Sociales de NewsGator están diseñados para implementaciones de SharePoint en las instalaciones del cliente o en nubes privadas dedicadas. Recientemente, la compañía ha estado trabajando en la ampliación de Social Sites para que funcione no solo como add-on de SharePoint, sino que también desempeñe esa parte para otras aplicaciones de colaboración y del negocio.
Otros productos que ofrecen opciones de implementaciones en la nube, las instalaciones e híbridas, incluyen a IBM Connections, Jive y Tibbr, mientras que proveedores como Salesforce.com se apegan solo a un enfoque de nube con su producto Chatter.
Tibbr es un producto de networking social corporativo de Tibco.
 
El software ESN se puede utilizar en su empresa sin su conocimiento -y algunos CIO que siguen reflexionando sobre qué software ESN elegir se sorprenderían al descubrir que los empleados se han saltado TI y ya adoptaron herramientas ESN.
De hecho, muchas de las adopciones de Yammer se han dado de esta manera, pues los empleados y gerentes se inscribían en el servicio e invitaban a sus colegas para que se unieran a su red sin consultar al departamento de TI.
"Vea si ya existe una red, averigüe quién la comenzó y sepa cómo se está utilizando", señala Cannell.
Los CIO y gerentes de TI que tienen esta misión deben abstenerse de cerrar las redes que encuentren. "No vea esto como una violación a la política, sino como una oportunidad para aprender a utilizar estas herramientas", agrega.
Los líderes de TI deben establecer una relación con estos primeros adoptantes y construirlas sobre su interés por ESN, con el fin de hacer que los demás se entusiasmen y deseen adoptar software ESN.
"No se trata de correo electrónico o conferencias de audio, donde usted lanza el servicio y la gente se une a él de forma natural", señala. "No estamos allí todavía con ESN".
Si no quiere esperar la integración de SharePoint con Yammer, busque en otra parte, o mantenga lo que ya tiene si funciona
Las conexiones de IBM, lanzadas por primera vez en el 2007, han sido un producto sólido, en particular, como un complemento ESN para SharePoint, de acuerdo con Koplowitz.
En su más reciente lanzamiento de este año, Connections tiene el objetivo de convertirse en un competidor más amplio con capacidades más fuertes para la administración de documentos y contenido, y la mejora de las funciones de análisis. IBM también está impulsando paquetes ESN a medida para los departamentos de recursos humanos y marketing específicamente.
Hace unos años, Electrolux, un proveedor sueco de electrodomésticos, decidió que necesitaba darles una herramienta ESN a los empleados para que les ayude a estimular la innovación y la colaboración. La compañía utilizó SharePoint, pero rápidamente decidió que las capacidades nativas de ESN en el producto en ese momento no eran suficientes para cubrir sus necesidades, e implementaron IBM Connections. Hoy en día, la empresa utiliza ambos productos -SharePoint para funciones estáticas de intranet como bases de operaciones, y conexiones de IBM para las interacciones de colaboración social como microblogging y flujos de actividad.
"No habríamos sido capaces de lograr lo que queríamos hacer con el SharePoint independiente", señala Ralf Larsson, director de contrataciones en Electrolux. "Connections y SharePoint pueden coexistir porque son muy buenos en diferentes áreas", agrega.
En cuanto a Jive Software, Koplowitz aprovecha su capacidad de actuar con rapidez y es agnóstico en cuanto a su interoperabilidad con software de negocios de terceros. Cannell comparte una opinión similar. "Jive es un proveedor muy viable y líder", señala.
Chatter de Salesforce.com se ha convertido en un producto dominante en el mercado de ESN, según Koplowitz, quien también dijo que le ha sorprendido por el éxito de Tibbr. "Tibco lo ha hecho. Tibbr ha sobresalido en la lucha y se vende muy bien", añade. Cannell señala que Tibbr es "uno de los productos ESN más interesantes".
Chatter de Salesforce.com.
 
InterPortPolice, un organismo intergubernamental para colaboración entre aeropuertos y servicios de seguridad portuarios en los EE.UU. y en el extranjero, decidió adoptar una herramienta ESN recientemente. Al principio de su proceso de selección tachó SharePoint debido a su deficiente acceso móvil, una crítica recurrente al producto que permanece vigente hasta nuestros días.
En su lugar, optó por Tibbr, cuyo soporte móvil satisfizo las necesidades de la agencia. "El 90% de nuestra gente está lejos de sus escritorio el 90% de las veces", señala Jay Grant, secretario general de InterPortPolice.
También encontró que las funciones empresariales de SharePoint eran escasas, y pensó que el producto era más adecuado para las tareas de gestión de documentos que para la colaboración centrada en las personas, señala. Tibbr, por otra parte, le da a la agencia el tipo de interacción social de colaboración que se busca ofrecerles a sus usuarios.
Pero tenga en cuenta que Microsoft promete grandes recompensas para los que opten por SharePoint -Yammer
Las recompensas de la profunda integración de Yammer con SharePoint, Office, Outlook, Lync y otros productos de Microsoft serán enormes, según Adam Pisoni, un co-fundador de Yammer, que ahora es gerente general de Microsoft Office Division.
"Desde el punto de vista del producto, combinar el aspecto social con Office y SharePoint va a producir un producto que tendrá la experiencia más integrada en torno a la colaboración, creación, co-autoría y aspecto social de documentos que cualquier otra oferta por ahí", añade.
"Son muchas capacidades que estamos trayendo a la perfección de una forma social", agrega.
A medida que la fusión de Yammer con SharePoint y otras herramientas de Office 365 avance, las interfases y la experiencia de usuario se unificarán y, finalmente, se convertirán en un producto único que integrará perfectamente todas las funciones. "El resultado final será mayor que la suma de sus partes", señala Pisoni.
Esa visión es emocionante para Dawn Gartin, gerente de colaboración en Manhattan Associates, un proveedor de software de cadena de suministro. La compañía comenzó a utilizar SharePoint en el 2007, pero hace unos 18 meses decidió que tenía que añadir una herramienta ESN adicional. Escogió Yammer, unos meses antes de que Microsoft la adquiriera.
Cuanto antes Microsoft sea capaz de integrar plenamente los productos, será mejor, por lo que a ella respecta. Manhattan Associaties, que utiliza SharePoint 2010 en el mismo recinto, está elaborando su plan para actualizarse a SharePoint 2013 y, posiblemente cambie algunas tareas a SharePoint Online, teniendo así una implementación híbrida.
La compañía utiliza SharePoint para su intranet y Yammer para la interacción y colaboración de los empleados. Sus usuarios prefieren Yammer, que se introdujo en silencio por el CFO y en un mes alcanzó el 96% de adopción entre los cerca de 2400 empleados. Después de seis años de uso, SharePoint está muy lejos de ese nivel de adopción. "Para nosotros, SharePoint no es muy querido por una variedad de razones que no son necesariamente problema de SharePoint", señala.
"Esa es parte de la lección que estamos viendo a medida que avanzamos hacia SharePoint 2013 y la integración con Yammer: ¿Cómo va a funcionar todo eso desde un punto de vista de la colaboración como nuestra plataforma? ¿Cómo podemos ayudar al usuario a conseguir lo que quiere, desde dondequiera que esté?", señala.
La compañía, que cuenta con una política BYOD (traiga su propio dispositivo) con respecto a los teléfonos inteligentes y tablets, también está ansiosa de ver a SharePoint ampliar su acceso móvil. "Será importante para nosotros ver ese tipo de funcionalidad en todos los dispositivos", finaliza.
Juan Carlos Pérez, CIO (EE.UU.)