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Reportajes y análisis

¿Cómo hacer el cambio de Google Apps a Office 365?

Hay una nueva nube en el vecindario, así que ¿cómo puede migrar a ella desde la antigua nube?

[23/05/2013] Es posible que hace algunos años haya decidido mover su correo electrónico, archivos compartidos y aplicaciones de productividad a la nube con Google Apps. Sin embargo, para las aplicaciones de productividad, Google Apps no es tan rico como Microsoft Office. Ahora que Microsoft tiene su propio servicio en la nube para el correo electrónico, archivos compartidos y aplicaciones de productividad -Office 365- es posible que esté tentado hacer el cambio.
Si se está mudando de Exchange en las instalaciones de la empresa a Google Apps u Office 365, hay una buena documentación sobre cómo migrar. Pero ¿qué hay de pasar de una nube a la otra? No es tan obvio, ya que no dispone de un entorno local establecido para su recuperación o puesta en escena.
Dependiendo de su tamaño y presupuesto, tiene dos opciones: la migración manual, en la que hace todo el proceso; o la migración de terceros, donde utiliza una herramienta. Para migraciones más pequeñas y aquellas que puede hacer usted mismo, Office 365 ofrece un asistente de migración de correo electrónico, pero no va a migrar los contactos o calendarios.
El método de migración manual
Si planea hacer la migración por sí mismo, Kanwal Khipple recomienda varios ajustes sobre la base de su propia experiencia en migraciones, como aumentar los límites de las conexiones de Office 365 a su servidor IMAP (Gmail limita a 15 conexiones simultáneas), acortando el tiempo de vida DNS en su registro MX, y haciendo copias de seguridad y eliminando los filtros instalados en Google Apps.
El primer paso es crear los buzones de correo en Office 365, que se puede hacer de uno en uno o en masa mediante un archivo CSV. También es necesario asignar permisos a cada usuario de Office 365. En este punto, es probable que desee cambiar los registros DNS MX de Google Apps a Office 365, para que no se pierda ningún correo electrónico con el cambio.
Cuando esté listo para migrar el correo electrónico, utilice la herramienta de migración de correo electrónico de Exchange de Office 365. Está disponible en varios lugares si es administrador:
* En Outlook Web Access, vaya a Administrar mi organización, y en Usuarios y grupos busque la pestaña Migración de correo electrónico.
* En el portal de administración Exchange de Office 365, vaya a la configuración de administrador y haga clic en el enlace Administrar para ir a los ajustes de Administrar mi organización.
Haga clic en Nuevo para iniciar el asistente y seleccione IMAP. Proporcione su información del servidor IMAP (como imap.gmail.com), e ingrese la información básica de conexión. A continuación, proporcione un archivo CSV con la lista de buzones de correo que desea migrar (se puede optar por excluir carpetas que no necesite).
Si todavía no ha señalado los registros DNS MX para Office 365, hágalo ahora. Los pasos dependen del proveedor de los DNS de correo electrónico. Microsoft ofrece el dominio mydomain.onmicrosoft.com para empezar; si tiene su propio dominio, añádalo a la configuración del portal de Office 365 y configure la administración de DNS para los servidores de Microsoft.
Para migrar filtros (también conocidos como reglas), contactos y calendarios, tiene que saltar a través de unos aros adicionales. Para contactos, fusione duplicados en Google Apps, expórtelos desde Gmail como un archivo CSV de Outlook, e impórtelos a Outlook de Office 365 (o OWA). Necesita hacer esto de forma individual para cada cuenta. Del mismo modo, exporte calendarios de Google Apps como archivos ICS e impórtelos también en Outlook.
La opción de migración de terceros
El método manual se convierte rápidamente en abrumador si tiene muchos usuarios. Para las migraciones a nivel de empresa, considere usar una herramienta de terceros, como E2E Complete, de Binary Tree, Quest OnDemand Migration for Email de Dell, o MigrationWiz de BitTitan. Por lo general no solo emigran los mensajes de correo electrónico, sino también los contactos y calendarios sin mucho esfuerzo manual.
En los últimos años, he visto a muchas organizaciones pasar de Exchange en las instalaciones de la empresa a Google Apps. Pero ahora que Office 365 está disponible, puede ser el momento de pasarse a la nube de Microsoft, si todavía está en las instalaciones o utiliza Google Apps. La buena noticia: El esfuerzo de migración no lo matará.
J. Peter Bruzzese, InfoWorld