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Columnas de opinión

La creciente necesidad de un Espacio de Colaboración Personal

Por: Rafael Chavez, líder en desarrollo empresarial de Comunicaciones Unificadas de Avaya LATAM y Brasil

[30/05/2013] Todos somos testigos de la controversia actual sobre los trabajadores remotos y más específicamente, sobre las ventajas (o desventajas) empresariales de trabajar lejos de la oficina, y del equilibrio entre la vida laboral y familiar que la fuerza de trabajo actual está pidiendo.
Hemos escuchado argumentos válidos a favor y en contra de esta forma de trabajo. La realidad es, como muchas organizaciones han ido descubriendo, que existen tanto beneficios únicos, como riesgos y costos al apoyar a los trabajadores remotos. Lo que es todavía más importante, tarde o temprano, todas las empresas deberán planear cierto nivel de adopción de trabajadores remotos, en la medida en que tengan que ajustarse a otras tendencias emergentes como BYOD (traiga su propio dispositivo). En este sentido, la mejor práctica posible es hacer un plan conjunto para ambas tendencias, especialmente si se tiene en cuenta que cada trabajador remoto es al mismo tiempo un colaborador móvil cuando no se encuentra en su escritorio remoto. 
Las tecnologías de colaboración han avanzado mucho en los últimos años, por qué no emplear lo mejor de ellas para tratar de solucionar estos desafíos. Muchas empresas han identificado que uno de los principales problemas con el trabajo remoto es que las personas pueden perder su espontaneidad (la capacidad de colaborar de manera natural con otros). Esto trae como consecuencia la pérdida de agilidad y velocidad de los negocios; las preguntas son más difíciles de responder, los problemas toman más tiempo en superarse, las ideas son más difíciles de compartir y la toma de decisiones es más demorada.
Lo cierto es que tendemos a comunicarnos espontáneamente, ya sea en el dispensador de agua, frente a la cafetera o la impresora, en los pasillos, almorzando o mientras esperamos por el ascensor. Todos estos son momentos y acciones de espontaneidad que suceden cuando tenemos el tiempo y el espacio para colaborar con otros y los cuales mejoran enormemente con nuestro toque personal.
El paradigma de los trabajadores remotos es que llegamos, por defecto, a aislarnos en nuestro propio espacio físico, sin un acceso fácil a la colaboración espontánea. De la misma forma en que valoramos nuestro espacio físico individual en el hogar o en la oficina, podemos beneficiarnos enormemente de tener un lugar donde podamos colaborar de verdad con otros, de acuerdo con nuestras propias necesidades y requerimientos.
Pero, ¿cómo podemos adecuar nuestra necesidad de un espacio personal con la colaboración espontánea? La solución a esto la hemos llamado espacio personal de colaboración. Es una herramienta y es virtual. Ahora, los beneficios del trabajo remoto se pueden alcanzar, en su totalidad, con el uso apropiado de esta herramienta. Lo ideal es que este entorno de colaboración virtual tenga las siguientes características:
* Esté siempre disponible
* Sea intuitivo para el usuario y viral para la organización
* Sea accesible en cualquier lugar, desde cualquier dispositivo (PC o Móvil)
* Posea múltiples modos de comunicación: Chat, audio y video HD
* Permita compartir contenidos (documentos) y visualizar el escritorio
* Interactúe con las soluciones empresariales de Comunicaciones Unificadas y las herramientas de flujo de trabajo empresarial, como correo y calendario.
* Permita realizar conferencias con múltiples participantes y múltiples modos, tanto dentro como fuera de los límites de la empresa
* Brinde a los usuarios capacidades de moderación
* Sea seguro
¿Mencioné que debe incluir un organizador propio y sencillo de usar?
Afortunadamente, esta tecnología ya está disponible y la implementación es más fácil que lo que usted se imagina, especialmente cuando nos aprovechamos del poder de los sistemas de computación ya instalados en nuestros equipos de escritorio y en la consumerización de dispositivos tecnológicos de alta gama como tabletas, cámaras y parlantes de alta definición. La solución también es fácil de implementar para el departamento de IT y la red de datos, adaptándose de manera dinámica a las condiciones de la red y al ancho de banda. Sin embargo, los métodos de licenciamiento e implementación deben ser lo suficientemente flexibles sin importar si la conexión se establece desde la red de la empresa o desde un servicio de video en la nube (VaaS)
Como resultado, la experiencia del trabajador remoto y su desempeño en los negocios mejoran dramáticamente. Las ganancias en productividad y la aceleración de los negocios son algunas de las consecuencias del incremento de las interacciones cara a cara (en alta definición), entre colegas, socios y clientes. Y lo mejor de todo, la adopción no viene como un mandato de la empresa sino por la conveniencia del usuario y los efectos novedosos de su uso.
Las reuniones de video colaboración pueden iniciarse con solo enviar un correo electrónico de invitación; o en tiempo real, al compartir un vínculo URL; mediante cualquier sesión de chat o vínculo en redes sociales, que conduzca a este entorno de reunión virtual. Las empresas incluso pueden publicar, como parte de su firma electrónica (en páginas web o tarjetas de negocios), un pequeño código QR, que al ser escaneado o recibir un clic, inmediatamente lo conecte con el espacio personal de colaboración.
Las herramientas de comunicación multimedia, tales como los sistemas de video conferencia y telepresencia, por mucho tiempo han sido exclusivas de los entornos de sala para ejecutivos, los cuales son costosos, complejos de operar y para nada espontáneos. Ante el elevado costo de estas soluciones, el uso de la nueva tecnología de video personal en toda la organización tiene que adoptarse y mejorar estas soluciones. El aumento en la adopción de estas nuevas soluciones requiere que cualquier nueva herramienta de TI que permita la colaboración personal sea capaz de interoperar con facilidad con estos sistemas de salas de video heredados e incluso de mejorar la experiencia de colaboración al hacerlas fáciles de usar. 
Rápidamente están apareciendo nuevas aplicaciones para el espacio personal de colaboración; toda empresa vertical tiene una gran ventaja potencial y la oportunidad de capitalizar estas aplicaciones. Lo que empieza como un espacio de colaboración personal rápidamente se convierte en un espacio de colaboración grupal. Desde lobbies con recepcionistas remotas, salas virtuales de banco donde expertos en la materia pueden contactarse, hasta salones virtuales donde los estudiantes se unen a clase desde cualquier lugar y usando cualquier dispositivo, de manera simple y rentable. La tendencia de asistir y trabajar remotamente no va a desaparecer; seguirá creciendo a medida que los beneficios para ambos, la empresa y las personas, continúen siendo tan convenientes.  
¡Una Feria de comida! ¿Quién quiere? Nos vemos en la sala de almuerzo virtual.
CIO, Perú