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Once consejos para el despliegue de aplicaciones ERP

[27/05/2013] Como las empresas son cada vez más complejas, encontrar una solución de gestión de recursos empresariales (ERP) que cumpla con todas las necesidades, puede ser tan probable como encontrar un unicornio. En efecto, en el entorno móvil global de hoy, las organizaciones están buscando un sistema ERP que haga más que integrarse con un sistema legacy.
Sin embargo, con tantas soluciones en el mercado, ¿cómo elegir el sistema adecuado para su empresa, y que sus diferentes grupos empresariales utilicen realmente?
Para ayudar a aumentar sus probabilidades de encontrar e implementar una solución ERP que beneficie a su organización (y para ayudarle a evitar todo el alboroto marketero), CIO.com consultó a decenas de expertos ERP. Sus 11 mejores sugerencias sobre cómo elegir e implementar un sistema ERP con éxito aparecen a continuación.
1. Documente los objetivos del negocio y elabore un plan de implementación y soporte
"Todas las implementaciones exitosas se basan en un problema de negocios bien evaluado y dimensionado, explica Bernd Weidenmueller, vicepresidente de la compañía de ERP Avanade, que brinda soluciones de tecnología empresarial y servicios administrados.
"Cuanto mejor esté definido un problema de negocios, es más probable que el sistema de ERP pueda solucionarlo, agrega. Proponga los retos que desea que el software solucione de manera tan específica y medible como sea posible, y átelos a los objetivos generales de su compañía.
"Reúna una lista de la mayoría de los requisitos de misión crítica, incluyendo los funcionales, el flujo de trabajo, la integración de sistemas, la gobernanza, riesgo y cumplimiento (GRC), la migración/conversión de datos, inteligencia de negocios y presentación de informes, y el entrenamiento", señala Greg Pierce, vicepresidente de Concierto Cloud Services, Tribridge, una firma consultora de CRM, ERP y TI.
Luego, agrega, "defina su enfoque de aplicación y el calendario. ¿Qué tan compleja será su migración/conversión de datos? ¿Está pensando en migrar sumariamente o de manera detallada? ¿Qué tan limpia está su información hoy en día? ¿Está buscando empezar a trabajar con un grupo de funciones para luego ampliar la funcionalidad en el camino?"
Y no se olvide de su equipo de TI al seleccionar una solución. "¿Tiene un plan de ERP bien definido?" -pregunta. "¿Qué habilidades tiene en TI hoy en día en comparación con las habilidades en las que necesita?" Al responder a estas preguntas, tendrá una mejor idea de lo que necesita en un sistema ERP y estará mejor posicionado para el éxito.
2. Decida un modelo de entrega
"Pregúntese a sí mismo" ¿Qué modelo de prestación de ERP es el adecuado para mi empresa?, señala John Hoebler, director general de MorganFranklin Consulting. "Las tres opciones principales son: ERP on-premise, servicio de ERP alojado/administrado, y soluciones de ERP en la nube, comenta.
"Tradicionalmente, las soluciones ERP on-premise y alojadas ofrecen la máxima flexibilidad en personalización en los paquetes para satisfacer los requerimientos organizacionales, pero también son costosas. Soluciones ERP en la nube, ricas en funciones, con herramientas robustas de desarrollo, están emergiendo rápidamente. Pero antes de que invierta en una solución basada en la nube, asegúrese de que satisface sus necesidades y que sus datos estarán seguros (adecuadamente respaldados y asegurados), señala.
3. Compare soluciones
"Hay varios proveedores de ERP que operan a nivel mundial", explica C.V. Leela Krishnan, director del proyecto de prácticas de SAP en Hexaware, un proveedor de soluciones y servicios de TI. Puede que cada ERP no satisfaga el 100% de los requerimientos de su organización.
Por lo tanto, es importante priorizar y crear una matriz de funcionalidades requeridas por el negocio, y clasificar los diferentes ERP con esta matriz", afirma. De este modo, será más fácil "elegir un ERP que proporcione el número máximo de las funcionalidades requeridas y que también ofrezca el ROI esperado".
Jon Duncan, director senior de gestión de producto, en Antena Software, añade: "Las empresas deben tener en cuenta las plataformas flexibles que... se integran con otros sistemas de back-end para ofrecer a los trabajadores información crítica, mientras ofrecen una experiencia móvil rica (suponiendo que la movilidad es importante para su organización).
Del mismo modo, es importante que la solución ERP sea configurable. "La configuración no significa contar con soluciones de re-codificación que satisfagan sus necesidades", explica Tim Garcia, CEO, de Apptricity, una compañía de administración de ERP orientada a servicio al cliente y la administración de activos. Significa tener la capacidad de cambiar los ajustes dentro de la solución para que se adapten a su organización como un traje a la medida. Debe ser capaz de definir la interfase de usuario y cómo se muestra la información y los datos que aparecen en ciertos escenarios".
4. Seleccione cuidadosamente al fabricante
"Al seleccionar un proveedor de ERP, haga su tarea", aconseja Vajira De Silva, CEO de Attune Consulting, una empresa mundial proveedora de soluciones tecnológicas y de negocios. "Al vincularse con analistas de la industria, grupos de usuarios y otros asesores, y echando un vistazo a otras instalaciones de la empresa del sistema de ERP, tendrá un fuerte indicio de los verdaderos puntos fuertes y débiles del fabricante".
Además, "Tómese el tiempo para aprender qué fabricantes de ERP están situándose en la cúspide de estas tendencias y están invirtiendo en nuevas tecnologías", señala. "No es suficiente resolver los puntos débiles de su negocio hoy. El proveedor de ERP debe ser capaz de demostrar una estrategia de crecimiento a largo plazo que pueda ayudar a mantener su competitividad en el futuro".
Por último, "pida a los fabricantes que le proporcionen una o más referencias de clientes que compartan su especialidad y tamaño de negocio, agrega Derek Singleton, analista de ERP en Software Advice. "Cuando se habla de estas referencias, escarbe profundo. Pregunte cuáles son los desafíos que enfrentaron con el sistema, pregunte cómo respondió el vendedor y pregunte qué cambiaría del software si pudiera".
5. Concéntrese en lo esencial
"Evite el síndrome del objeto brillante", advierte Hoebler. "En lugar de construir paneles de control ricos, o automatizar procesos difíciles de manejar o mal documentados, enfrente lo básico: finanzas, recursos humanos/planilla, procesos de la cadena de suministros y reportes", señala.
"Cree una base desde el primer día que mantenga el negocio en marcha y fuerce la estandarización de los datos. Los gráficos de torta y los de dispersión se ven geniales en las reuniones de directorio, pero no con los datos incorrectos. Establezca procesos clave y los datos como base para la funcionalidad y mejoras adicionales", agrega.
6. No lo haga solo
"Muchas organizaciones consideran que la participación de expertos externos en materia de ERP es fundamental en el éxito de la iniciativa", explica Steve Litwin, presidente de Litcom, un proveedor de soluciones de TI. Solo asegúrese de que si contrata a una empresa de consultoría de ERP de terceros, ésta entienda su negocio y los objetivos de su organización, así como el sistema ERP que va a implementar.
"El socio que su empresa elija para trabajar es la decisión más importante que tomará en una implementación de ERP", sostiene Mike Oswalt, presidente de Algorithm, un proveedor de servicios y soporte de soluciones TI. "El socio de software debe estar bien informado acerca de su industria, y debe entender completamente su negocio" - y debe trabajar estrechamente con usted durante todo el proceso de implementación del ERP.
7. Invierta en entrenamiento
Antes de lanzar su nuevo software en toda la empresa, o incluso en un par de departamentos, "vale la pena invertir en un equipo central de usuarios y formarlos en la herramienta, a pesar de que pueda sacar a los miembros del equipo fuera de sus funciones básicas de trabajo", afirma Gail Snider, director de marketing de relaciones con Microsoft en la firma enVista, un firma consultora de la cadena de suministro y servicios de TI.
8. Céntrese en Datos y Gestión del Cambio
"La mayoría de los retrasos en el ERP hoy se remontan a la falta de enfoque en tener los datos transaccionales y generales listos a tiempo, o en la ausencia de una alineación con los nuevos procesos de negocio y su impacto en la comunidad de usuarios, explica Brad Little, vicepresidente de North America Servicio Leader Line SAP en la compañía Capgemini.
"Incluso si construye un sistema perfecto, la entrada en funcionamiento no tendrá éxito sin que los datos de calidad y los usuarios de negocios estén listos para adoptar la nueva solución. Comience pronto en estos dos frentes para evitar sorpresas desagradables", señala Little.
9. Evite el exceso de personalización de la solución ERP
Aunque cierta personalización es esencial, muchas organizaciones sobre-personalizan su software, hasta el punto que "años después, no pueden actualizar el sistema sin perder todo este trabajo personalizado", explica Dustin Wells, director general de Headspring, que se especializa en el desarrollo de software a medida y consultoría. "Esto se puede evitar mediante la reducción de la cantidad de personalizaciones realizadas por su proveedor de ERP, o haciendo que estas personalizaciones estén escritas en un lenguaje sostenible (independiente del proveedor)".
10. Mida los resultados
"Defina métricas para determinar qué tan bien cumple el sistema con sus objetivos de negocio establecidos. A continuación, dé seguimiento al progreso y siga midiendo -incluso después de la aplicación", señala Erik Kaas, vicepresidente de gestión de productos del proveedor de soluciones de software Sabe.
11. Mantenga su software actual
"No deje de estar al día con los parches de software periódicos y los lanzamientos que su proveedor de ERP proporciona", señala Little. "No mantenerse actualizado hará que su sistema sea más difícil de ser soportado con el tiempo, y elevará el costo de propiedad. Esto también hará que sea más difícil y costoso actualizarse a la siguiente versión".
Jennifer Lonoff Schiff, CIO (EE.UU.)