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Cinco nuevos consejos para usuarios avanzados de Gmail

[30/05/2013] Aunque no hay escasez de proveedores de correo electrónico, el diseño simple de Gmail, la facilidad de uso y las características interesantes, siguen atrayendo a los usuarios. Ya sea que esté navegando entre cientos de correos electrónicos de trabajo al día o utilice el servicio para mantenerse en contacto con amigos y familiares, estar al día en sus últimas funciones puede ayudarle a sacar el máximo provecho del mismo.
He aquí un vistazo a las cinco funciones más nuevas de Gmail, incluyendo la incorporación rápida de citas a su calendario, la personalización de la imagen de fondo y el uso de la búsqueda avanzada para encontrar el correo electrónico que está buscando.
1. Cómo agregar eventos al calendario desde Gmail
Si utiliza Gmail para coordinar o planificar reuniones, Google ha facilitado la tarea de añadirlas a su calendario, sin salir de Gmail.
Desde la primera quincena de mayo de este año, todas las fechas y horas en mensajes de correo electrónico aparecen subrayadas. Coloque el cursor sobre ellas para pre visualizar su calendario para ese día y cambie el título, la fecha o la hora del evento. Hacer clic en "Añadir al calendario" realizará eso precisamente. La entrada en la agenda también incluirá un enlace al mensaje original, haciendo que los detalles sean fácilmente referenciados.
Debido a que esta característica es nueva, puede que no esté disponible para usted todavía. Google señala que está desplegándola hacia los usuarios en las próximas semanas, con más idiomas a continuación.
2. Cómo personalizar el fondo de Gmail
Cuando Gmail dio a conocer su nuevo diseño en noviembre, también introdujo una serie de temas en alta definición (HD) que se puede añadir a personalizar su fondo de Gmail. Ahora, si desea personalizar el fondo de la bandeja de entrada con sus propias fotos, también puede hacerlo.
Para añadir sus propias imágenes como fondo de Gmail, haga clic en el ícono de engranaje y seleccione "Temas". Desplácese hasta la parte inferior de la página y elija "Light" o "Dark" en "Temas personalizados". En la página siguiente, puede optar por subir una foto de "Mis fotos" en Google+, fotos desde el teléfono Android, una URL o subir una nueva imagen.
3. Cómo utilizar Google Drive para enviar archivos de gran tamaño
Si resulta que un archivo es demasiado grande para enviarlo como adjunto en el correo electrónico, Google Drive ofrece una solución. La función de almacenamiento en la nube, que ahora contempla durante un año el uso de archivos de hasta 10 GB, lo cual es 400 veces más grande que lo que puede enviarse como un archivo adjunto tradicional.
Para enviarlo, haga clic en el ícono de unidad de Google Drive y seleccione el archivo que desea enviar. Gmail comprueba que los destinatarios tengan acceso a los archivos. De lo contrario, le pedirá que cambie la configuración que tenga fijada en los ajustes de uso compartido sin salir de Gmail.
Otra posibilidad es publicar el enlace al archivo de Google Drive en el cuerpo del correo electrónico. De este modo Gmail adaptará las medidas necesarias para garantizar que los destinatarios puedan acceder al contenido.
4. Cómo utilizar las búsquedas avanzadas
Como el espacio ya no es un problema, la acumulación de miles de correos electrónicos en nuestras bandejas es muy habitual, lo que dificulta poder encontrar la foto que estábamos buscando. Para estos casos, desde Google nos recomiendan el uso de palabras de consulta avanzadas en Gmail, para encontrar lo que queremos rápidamente.
Las nuevas posibilidades de búsqueda de Google añadidas a su lista incluyen la posibilidad de búsqueda por tamaño de archivo específico (busque 5m para un correo de 5MB); o la búsqueda cronológica por tiempo (más antiguo a 1año para un correo enviado hace más de un año).
Puede encontrar la lista completa de los las palabras clave de Google aquí.
5. Cómo añadir múltiples bandejas de entrada
Multiples bandejas de entrada de Gmail Labs, es una característica que le permite agregar listas adicionales de e-mails en su bandeja de entrada para ver más de una a la vez. Esto podría incluir, por ejemplo, etiquetas, mensajes destacados, borradores o cualquier otra búsqueda que desee.
Para habilitar esta función, visite la página de Ajuste haciendo clic en el ícono de rueda y elija Labs. Busque Añadir múltiples bandejas de entrada, haga clic en Habilitar y luego Guarde los cambios en la parte inferior. Cuando regrese a Gmail, la página se refrescará, mostrándole, por ejemplo, su bandeja de entrada, los elementos destacados y los borradores, todo en una sola página.
Para personalizar qué bandejas de entrada desea ver, regrese a la página de ajustes y haga clic en la pestaña Múltiples bandejas de entrada. Puede elegir hasta cinco paneles para agregar a la vista de su bandeja de entrada principal. También puede elegir cuántas conversaciones por bandeja de entrada desea ver y agregar paneles adicionales.
Kristin Burnham, CIO (EE.UU.)