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Diez consejos para dominar Microsoft Outlook 2013

[05/06/2013] Hacer un seguimiento de mensajes de correo electrónico, calendarios y contactos puede consumir gran cantidad de tiempo de cualquier día de trabajo. Si utiliza Outlook, cualquier cosa que acelere su trabajo puede impulsar su productividad mediblemente. Imagine si su bandeja de entrada solo mostrara los mensajes que quiere ver. Considere si puede localizar la información de contacto vital en segundos. ¿Qué pasaría si finalmente sabe por qué algunas de las características promocionadas de Outlook no funcionan como se anuncian?
Estos diez consejos le ayudarán a moverse entre sus mensajes y su agenda y a trabajar con mayor eficacia en general.
Vea su bandeja de entrada a su manera
La primera vez que abra su bandeja de entrada, aparece la vista predeterminada de su correo electrónico, pero no tiene que verse de esa forma. Para ver las muchas opciones de personalización de Outlook, haga clic en la pestaña Ver en la barra de herramientas de la cinta, y seleccione Cambiar vista. Hay varias vistas predefinidas que puede elegir, como una que muestra los mensajes más recientes solamente.
Una vez que organice la pantalla de la forma en que quiere que se vea, guarde los ajustes de Vista para que pueda volver a ellos en cualquier momento.
También en la pestaña Vista, puede seleccionar vista previa de mensajes o seleccione Desactivar para desactivar la vista previa. O bien, elija ya sea 1, 2 o 3 para ver que el número de líneas del mensaje debajo de su cabecera. Puede configurar cualquiera de estas opciones, ya sea para la carpeta actual o para todos los buzones.
Haga clic en Ver Configuración para ver las opciones para personalizar una vista, como agregar columnas o reorganizar su orden. Las opciones de organización permiten ordenar los correos electrónicos por fecha, asunto, etc. Las opciones de diseño que le permiten personalizar el panel de carpetas y el panel de lectura.
Una vez que haya organizado la bandeja de entrada según su agrado, haga clic en Cambiar vista* Guardar Vista Actual Como una Nueva Vista. A continuación, escriba un nombre para la vista, y especifique qué carpetas se pueden utilizar y por quién. En el futuro, regrese a esta pantalla, seleccionando Cambiar vista y eligiendo la vista guardada.
Redefina lo que define como un email ya leído
Outlook colorea los mensajes no leídos de forma diferente a los que ya leyó. Sin embargo, es muy fácil que un correo electrónico sea marcado como leído cuando apenas le ha dado una mirada de pasada, que puede hacer que se pase por alto algo importante.
Marque automáticamente los mensajes como leídos si aparecen en el panel de lectura durante más de un lapso de tiempo prefijado.
 
Para evitar esto, se puede hacer que Outlook sea menos sensible. Para empezar, seleccione Archivo* Opciones* Correo y, a continuación, haga clic en el botón del Panel de Lectura. Marque la casilla Marcar los elementos como leídos cuando se vean en el panel de lectura, y ajuste el número de segundos que desea que el mensaje aparezca en el panel de lectura antes de que Outlook lo marque como leído. El valor predeterminado es cinco segundos.
Después de eso, al previsualizar los mensajes en el panel de lectura, solo los mensajes de correo electrónico que aparezcan allí más tiempo que el lapso de tiempo predeterminado se marcarán automáticamente como leídos.
Aplique el formato condicional a los mensajes
Outlook 2013 tiene una nueva forma de indicar que los mensajes han sido leídos. Hay una barra azul a la izquierda del mensaje en su bandeja de entrada, y la cabecera del mensaje también aparece azul.
Los mensajes no leídos están marcados en azul de forma predeterminada, pero se puede cambiar esto.
 
Este azul se aplica mediante un formato condicional. Sin embargo, puede cambiar el color y tipo de letra. Mejor aún, puede escribir sus propias reglas y dar formato a sus mensajes de correo electrónico utilizando colores de su elección.
Puede asignar un color a los correos electrónicos basados en quien los envió, o en base a las palabras que aparecen en la línea del asunto. Para ello, seleccione Ver* Vista de Configuración* Formato Condicional. Verá la regla de Mensajes no Leídos y el color azul. Aquí puede cambiar la fuente o el color que desee.
También puede hacer clic en Añadir una nueva regla. Comience a escribir un nombre para la regla en el cuadro Nombre. A continuación, haga clic en Fuente y seleccione una fuente y color de letra para aplicar a la cabecera del correo. Por último. Haga clic en el botón Condición. Cuando se abra el cuadro de diálogo Filtro, seleccione las opciones que describen qué correos electrónicos serán formateados con los nuevos ajustes. Haga clic en Aceptar tres veces para guardar la configuración.
Restablezca la barra de tareas
Outlook 2013 desactiva la barra de tareas de forma predeterminada, pero es fácil de recuperarla. Haga clic en la pestaña Ver, seleccione Barra de tareas, y en la lista desplegable, seleccione los elementos que deben aparecer en la barra de tareas. Las opciones son Apagar la Barra de Tareas (por defecto) o mostrar una combinación de Tareas, Contactos y Calendario. El orden en que se seleccionan estas opciones determina el orden en que aparecen en la barra de tareas. Por ejemplo, Tareas, seleccionada en primer lugar, está en la parte superior. El segundo elemento, Contactos, que aparece a continuación y el tercero, Calendario, aparece en la parte inferior de la barra.
Puede mostrar la barra de tareas en Outlook 2013, pero no funciona tan eficazmente como en el pasado.
 
Sin embargo, la barra de tareas ya no funciona como lo hacía en versiones anteriores de Outlook. Independientemente de cuál sea la anchura de la barra es, solo verá un mes de calendario. Además, si no tiene citas programadas para hoy, entonces no se mostrará ninguna cita, incluso si tiene programada alguna para mañana.
Conéctese a sus cuentas de redes sociales
Al conectar Outlook a sus cuentas de redes sociales, el módulo People puede mostrar datos sobre sus contactos y sus actividades.
Utilice los diálogos de las cuentas de redes sociales para enlazar Outlook con LinkedIn y Facebook de forma que los detalles de su contactos sean accesibles desde Outlook.
 
Para enlazar una cuenta de red social a Outlook 2013, seleccione Archivo* Información * Configuración de la cuenta * Cuentas de redes sociales. Conéctese a LinkedIn y Facebook seleccionando el servicio deseado, escribiendo los datos de su cuenta, y dando permiso a Outlook para que acceda a su cuenta. Ahora los detalles de las personas en su lista de contactos que utilizan el sitio social que ha añadido aparecerán en el área Contactos de Outlook.
Limpie los contactos
Las nuevas características de módulo Contactos de Outlook le permiten acceder a la información sobre los contactos de lugares como Facebook y LinkedIn. En algunos casos, tendrá múltiples entradas de contactos en la lista de contactos para una sola persona, con detalles diferentes en cada lugar.
Puede vincular estas entradas múltiples de un solo contacto para unificar los datos en un solo lugar. Haga clic en el contacto que le interesa y vea su información seleccionando Inicio *  Contactos.
A la derecha de la pantalla, haga clic en Vincular contactos, y se abrirá un diálogo que muestra la entrada del contacto o las entradas para esa persona. En el cuadro Buscar personas escriba algunos datos identificativos de la persona y Outlook traerá otras entradas de contactos que puedan estar ser de la misma persona. Si son la misma persona, haga clic en la entrada correspondiente para enlazar los datos.
Controle donde busca Outlook de forma predeterminada
Al buscar mensajes de correo electrónico en Outlook, la ubicación predeterminada es el buzón actual. Sin embargo, esto es a menudo demasiado limitado. Si desea realizar una búsqueda para obtener todas las entradas coincidentes en todos los buzones de correo, por ejemplo, tendrá que seleccionar la opción de la lista en el cuadro de búsqueda para cada búsqueda que realice.
Puede configurar Outlook 2013 para que por defecto a busque en las carpetas de su elección.
 
Alternativamente, puede cambiar la ubicación predeterminada que Outlook utiliza para la búsqueda. Para ello, seleccione Archivo * Opciones * Búsqueda. En el área de resultados se puede elegir una de estas cuatro opciones: Carpeta Actual (la Carpeta Actual), Buzón Actual (cuando busca desde el buzón de entrada), Buzón Actual o Todos los Buzones. Seleccione la opción que desea usar y haga clic en Ok. Ese será entonces el lugar por defecto de las búsquedas de Outlook aunque claro que puede alterarlo cuando lo requiera.
Decida si desea utilizar los pasos o reglas rápidas
Los Pasos rápidos fueron introducidos en Outlook 2010 para darle un método para realizar rápidamente las tareas de Outlook. Sin embargo, uno podría preguntarse ¿por qué usaría un paso rápido en lugar de una regla? Los pasos rápidos son flexibles de manera que puede elegir aplicarlos cuando desee usarlo; las reglas son menos flexibles, y una vez que están fijadas se aplican automáticamente.
Los Pasos Rápidos y las Reglas realizan tareas similares, pero la elección de uno u otro dependerá del propósito.
La respuesta a cuál de ellas se debe utilizar depende de su tarea. Por ejemplo, utilice reglas cuando puede identificar un mensaje que siempre debe ser manejado de la misma manera. Así que podría usar una regla si desea mover todos los mensajes entrantes de su jefe a una carpeta determinada. Una regla funciona bien aquí, porque los correos electrónicos de su jefe serán fáciles de identificar por la dirección de correo electrónico única.
Por otro lado, si almacena notas de prensa entrantes en una carpeta especial, esto puede ser una tarea para un paso rápido, si no sabe de antemano de quién vienen estos correos electrónicos. Sin una manera de identificar de forma única un email que contiene un comunicado de prensa, no puede escribir una regla para procesar automáticamente el mensaje. Sin embargo, puede crear un paso rápido en el que puede hacer clic para mover cualquier mensaje seleccionado a una carpeta específica. El Paso rápido no puede identificar que un correo electrónico contiene un comunicado de prensa -usted tiene que hacer eso- pero acelerará el proceso de mover el correo electrónico si decide que necesita ser movido. Se pueden crear pasos rápidos y reglas en el área de Correo de Outlook usando las herramientas en la pestaña Inicio.
Haga uso de los favoritos
Si tiene algunas cuentas de correo electrónico, su panel de carpetas puede llegar a estar lleno por lo que demandará tiempo navegar para encontrar esas carpetas que usa frecuentemente. Puede simplificar la búsqueda de esas carpetas si las añade como Favoritos. Los Favoritos aparecen en la parte superior de la lista de carpetas cuando se encuentra en el módulo de Correo.
Convierta cualquier carpeta en favorita para que aparezca en la parte superior del panel de carpetas y sea fácil de encontrar y utilizar.
 
Si el área de Favoritos no aparece, cambie a Correo y seleccione Ver * Panel de carpetas y haga clic para activar los Favoritos. Ahora puede agregar cualquier carpeta de los favoritos con un clic derecho en el panel de carpetas y seleccione Mostrar en Favoritos. Incluso puede configurar una carpeta de búsqueda para que sea un favorito, para que sea fácil de encontrar y utilizar.
Comprenda las consecuencias del uso de IMAP
Si su cuenta de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP, ciertas funciones comunes no funcionan en Outlook 2013. Esto será un problema para un número creciente de usuarios de Outlook, ya que IMAP se utiliza para acceder al correo electrónico desde cualquier dispositivo. La mayoría de las personas que utilizan los servicios como Hotmail y Gmail, por ejemplo, usan IMAP para correo electrónico.
Si su servicio de correo electrónico utiliza el protocolo IMAP algunas características de Outlook no estarán disponibles, incluyendo las banderas detalladas de mensaje.
Cuando está utilizando IMAP, en Outlook ya no puede descargar solo los encabezados de los mensajes, y decidir a partir de ahí que mensajes descargar. En cambio, ahora todos los emails se descargan automáticamente. Además, con IMAP no puede agregar banderas detalladas a los mensajes. Las banderas están ya sea encendidas o apagadas, y no pueden ajustarse para que signifiquen cosas diferentes. Tampoco podrá asignar mensajes a Categorías, a excepción de los mensajes de la cuenta de Hotmail. Si tiene la opción de utilizar POP3 o IMAP, y si no necesita tener acceso a su correo electrónico desde múltiples dispositivos que puede considerar el uso de POP3 en lugar de IMAP.
Helen Bradley, PC World (EE.UU.)