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Reportajes y análisis

De patito feo a cisne blanco: Aplicaciones sociales de gestión de tareas

Las aplicaciones sociales de gestión de tareas -que atienden tanto a jefes de proyecto como a los miembros del equipo- están ganando adeptos.

[16/06/2013] Consideradas durante mucho tiempo como herramientas de la vieja escuela, sin un lugar dentro de las brillantes suites de colaboración social de las empresas, el software de tareas está haciendo una reaparición con nuevos aires renovados de frescura, y un aprecio renovado por parte de los departamentos de TI de la empresa.
¿La razón? Ahora está claro que el software de redes sociales empresariales (enterprise social networking o ESN) ayuda a las personas a colaborar en los proyectos, pero no es particularmente bueno para la asignación y el seguimiento de quién es responsable de qué en una fecha específica.
Como resultado, en los últimos dos años, ha aumentado la demanda de un nuevo tipo de software de colaboración que combina las características sociales de la empresa, con funciones para que los líderes planifiquen y supervisen los proyectos y a los miembros del equipo, permitiéndoles realizar un seguimiento de sus tareas -lo cual se conoce como gestión de tareas sociales (STM).
"Sí, definitivamente hay una tendencia allí. Es una nueva categoría", señala Rob Koplowitz, analista de Forrester Research.
Los productos ESN han acaparado la atención del mercado de colaboración durante los últimos ocho años. Los fabricantes prometen mejorar la productividad a través de capacidades similares a Facebook y Twitter, adaptadas a los espacios de trabajo, argumentando con creciente éxito que el correo electrónico es usado en exceso y que es ineficiente para muchas tareas, mientras que sus productos son más adecuados para ello.
En consecuencia, cada vez son más CIO los convencidos cada día de que sus empleados trabajarán mejor con las suites ESN, pues les permiten ajustar sus perfiles, hacer microblogging, compartir archivos, co-editar documentos, participar en foros de discusión, crear wikis, así como comentar y calificar el contenido corporativo.
Pero cuando el software ESN surgió por primera vez y comenzó a ganar terreno en las empresas, muchos proveedores rechazaron la idea de incluir en sus suites una aplicación para identificar y estructurar las tareas del proyecto, diciendo que tal componente introduciría complejidad y diluiría el valor fundamental del ESN: facilitar la libertad de forma y la colaboración ad hoc. "Ahora la gente está regresando y diciendo: 'Hey, un poco de estructura no es algo malo", señala Koplowitz.
En la mayoría de los proyectos, los líderes deben esbozar un plan y asignar tareas a los miembros del equipo, y algunas de esas tareas pueden ser muy sociales por su naturaleza, como la colaboración en una presentación ante el directorio. Pero por lo general es necesario hacer un seguimiento estructurado de entregas y plazos.
"Así que los equipos se mueven entre las actividades estructuradas y las actividades sociales a medida que trabajan en un proyecto", señala Koplowitz.
Históricamente, ha habido aplicaciones de gestión de proyectos sofisticadas diseñadas para los jefes de equipo; y, en el otro extremo del espectro, se han producido aplicaciones ligeras y simples de gestión de tareas destinadas a las personas para que den seguimiento a sus deberes laborales. Los productos STM buscan llenar ese vacío.
A pesar de que no son homogéneos en el conjuntos de sus características, los productos STM generalmente están diseñados para servir tanto a los jefes de equipo, como a los participantes del proyecto, de una manera más intuitiva y más amable que las herramientas heredadas de gestión de proyectos, y que además son más potentes y colaborativas que las aplicaciones tradicionales independientes stand-alone.
También aprovechan e incorporan funciones de colaboración social, popularizadas por los productos de ESN, aunque no convierten esas interacciones sociales en la pieza central de su software.
El impulso para el software de STM se ha acelerado en los últimos dos años.
Un proveedor muy conocido en este mercado, Producteev, que lanzó su producto en el 2008, fue adquirido el año pasado por Jive Software. Jive está ahora ocupado trabajando para integrar la herramienta con su suite central de ESN.
En el 2009, el cofundador de Facebook Dustin Moskovitz, cofundó Asana, un proveedor STM, que ha recaudado ya 40 millones de dólares en financiación y ha reclutado clientes como Virginia Tech, GoodData, Pinterest, Foursquare y Dropbox. En mayo de este año, Asana comenzó a hacer un empuje más fuerte para los clientes más grandes y despliegues, con el lanzamiento de un nuevo conjunto de características de la empresa.
En septiembre del 2011, VMware lanzó una herramienta social de gestión de tareas para empresas llamada Strides, integrada con su suite Socialcast ESN. En abril de este año se había convertido en un nuevo componente de Socialcast llamado Projects. A finales del 2011, Salesforce.com anunció su propio producto de este tipo se llama Do, mientras que Deltek anunció su producto STM, Kona.
El software de administración de tareas (STM) de Asana ayuda a los líderes y empleados a dar seguimiento al cumplimiento de las tareas de proyecto.
 
IBM, por su parte, se adelantó a la tendencia, después de haber tenido un componente STM en su producto Conections ESN durante años, mientras que SAP fusionó recientemente su producto STM StreamWork en su suite más amplia Jam ESN.
Alan Lepofsky, analista de Constellation Research, ve una tendencia de consolidación a medida que estos productos se integran en plataformas de colaboración más amplias, y en forma simultánea evolucionan para trabajar con aplicaciones del núcleo del negocio que los empleados usan diariamente.
"Estas integraciones son necesarias o de lo contrario la herramienta de gestión de tareas sociales solo se convierte en otro destino que la gente tiene que usar", señala por correo electrónico.
De hecho, la necesidad de software empresarial STM es en parte el resultado de un mayor uso de software ESN, que da a los empleados una variedad de herramientas con las cuales colaborar, más allá del correo electrónico, creando un conjunto nuevo de retos para mantenerse organizados, y equilibrando las prioridades, de acuerdo a Lepofsky. Ahí es donde el software STM puede ayudar a mantener los proyectos en marcha.
En Hitachi Data Systems, donde la suite ESN de Jive es utilizada por cerca de seis mil empleados a nivel mundial, los equipos de ventas han comenzado a complementarla con éxito con Producteev. Hitachi está a la espera de una implementación más amplia del producto STM cuando se integra con el software de Jive.
Aunque la suite ESN de Jive ha sido un éxito con Hitachi Data Systems y se ha convertido en la principal herramienta de colaboración de la empresa, desde su implementación en toda la compañía en abril del 2011, los empleados necesitan una herramienta de gestión de tareas y proyectos.
"Todavía realizamos mucha de nuestra toma de decisiones y proyectos en hojas de cálculo", señala Nick Howe, vicepresidente de aprendizaje y colaboración de Hitachi Data Systems.
Producteev, el software gestión social de tareas de Jive, ayuda a los líderes y empleados a dar seguimiento al cumplimiento de las tareas de los proyectos.
En su implementación inicial para los vendedores, Producteev ha demostrado ser una buena opción para ayudar tanto a los jefes de proyecto como a los miembros del equipo a administrar las tareas en una compañía que Howe señala que promueve una cultura de trabajo empresarial descentralizada y dinámica.
Producteev es ligero e intuitivo, pero es lo suficientemente potente para la gestión de tareas distribuidas a través de un equipo o varios equipos, lo cual puede ser un reto para los gestores de proyectos y jefes de equipo, según Howe.
El sistema de CRM que la empresa utiliza es ideal para la gestión de un contrato de 10 millones de dólares a un cliente importante, pero no está construido para el seguimiento de los miles de puntos de acción que el equipo de ventas necesita para permanecer en la cima manteniendo contentos a los clientes, señala.
En ventas, la compañía tiene "un flujo constante de administración de tareas relativamente sencillo pero bastante masivo, distribuido en un amplio rango de grupo de personas, agrega Howe.
Con los administradores liderando múltiples proyectos, y los empleados participando también en varios proyectos, con una herramienta como Producteev dentro de la suite de Jive, será más fácil para todos los involucrados administrar tareas, proporcionar actualizaciones de estado y colocar avisos de finalización de tareas.
Jive ya ha comenzado a añadir algunas de las funciones de gestión de tareas a su suite, y está trabajando para ir hacia una plena integración con Producteev más adelante. "Hemos posicionado a Jive principalmente como un lugar para hacer el trabajo, así que Producteev absolutamente apunta a eso", señala Howe.
Otros creen que las herramientas empresariales STM se saltarán las suites ESN, demostrando ser más efectivas en ayudar a las organizaciones a concluir los proyectos. "No creemos que la parte de redes sociales de los productos ESN sea suficiente o incluso que las empresas realmente las necesiten", señala Kenny Van Zant, quien está a cargo de las operaciones de negocio en Asana.
"Creemos que lo que los equipos necesitan resolver el problema central de la gestión del trabajo, y eso requiere una plataforma que ponga las tareas en el centro de la gráfica", agregó.
No todo el mundo está de acuerdo. Brian Murray, director de estrategia empresarial en Yammer de Microsoft, señala que la base para hacer las cosas en un entorno de trabajo es la comunicación. "Ahí es donde entra Yammer", agrega. "Eso no quiere decir que no haya espacio para la funcionalidad de la gestión de tareas, pero ese no es nuestro objetivo. Estamos a punto de compartir información en torno a un proyecto".
Yammer se puede utilizar para la gestión de tareas y proyectos con las características que tiene hoy en día, comenta. Además, Microsoft está en proceso de una profunda integración de Yammer con su servidor de colaboración SharePoint, que tiene la capacidad de gestión de tareas, y con una variedad de otros productos de la compañía, como Office y Dynamics. Además, la integración con Microsoft Project puede estar en el horizonte, como parte de ese esfuerzo global, de acuerdo con Murray.
El que una herramienta STM por sí sola sea suficiente, o en su lugar deba ser parte de una suite ESN más amplia, depende en última instancia de las necesidades de cada empresa, de acuerdo con el analista de IDC, Michael Fauscette.
La adopción de las herramientas sociales de la empresa, en general, requiere de un cambio cultural en el funcionamiento de las organizaciones, ya que los empleados tienen que aprender a cambiar las tareas que han utilizado por correo electrónico a través de los años, a los wikis, microblogs, los flujos de actividad, los documentos compartidos, los foros de discusión y similares.
La implementación de este cambio de cultura es más complicada y más importante que la implementación en sí del software social empresarial que se elija, señala.
"Esto representa una nueva forma de trabajar", señaló Fauscette. "Las empresas líderes de TI necesitan encontrar la manera de soportar el negocio y sus metas con estas nuevas herramientas sociales empresariales".
Si los empleados están pidiendo, o necesitan, una herramienta de STM empresarial y la organización no tiene una suite de ESN, podría ser suficiente traer una herramienta independiente, como la de Asana, señala Koplowitz. Sin embargo, si la organización ya tiene una suite de ESN, los CIO deben mirar primero lo que ofrece ese proveedor o tiene previsto lanzar en un futuro próximo para la gestión de tareas, agrega.
Jive está convencido de que el software de STM se está convirtiendo en un componente esencial de las suites de ESN, y es por eso que la compañía compró Producteev el año pasado. "La visión que Jive posee sobre la manera en que la productividad sucede, es que es una combinación de conversación y de colaboración, así como de tareas y proyectos estructurados", señala Nathan Rawlins, vicepresidente de marketing de producto de Jive.
"Ahí es hacia donde nos dirigimos a continuación: a llevar la gestión de tareas directamente a Jive", agregó.
Juan Carlos Pérez, IDG News Service