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Reportajes y análisis

eTask-it, la automatización de los proyectos

[18/06/2013] En ocasiones podemos encontrarnos con casos de compañías transnacionales que adquieren pequeñas startups con el objetivo de ingresar a un terreno (tecnología) que aún no dominan. Sin embargo, también se puede encontrar casos en los que una empresa latina adquiere a una similar europea, ya no para ingresar a un terreno desconocido sino para complementar la solución que ya tienen.
Ese es el caso de eTask-it, un producto netamente producido en América Latina -en Colombia para ser precisos- que fue al viejo continente para unirse a Hydra, y potenciar su presencia en el competitivo mundo de las soluciones para la gestión de proyectos.
La presentación
A través de un desayuno con clientes, Eduardo Castillo, director gerente de Metanoia Consultoría, empresa que tendrá la representación de la solución en nuestro país, introdujo a Francisco Manrique quién se encargaría de presentar la solución eTask.
Francisco Manrique, empresario colombiano que forma parte del grupo que promueve la ciencia y la tecnología a través de una organización que está compuesta por 24 universidades y 120 empresas en Colombia, comentó que empezaron a desarrollar la solución cuatro años atrás. Comentó, asimismo, que recientemente adquirieron Hydra, una compañía de origen británico que tiene 17 años en el mercado y que desarrolla software de gestión de proyectos, para complementar su solución. Hydra tiene más de 100 empresas como clientes y más de 40 mil usuarios de su producto. A estas cifras agregaron las más de 270 mil horas de desarrollo colombiano para presentar el producto eTask-it.
Nuestra misión es ofrecer tecnología y gestión del conocimiento al servicio de la gerencia inteligente de proyectos, como fuente de la estrategia y los resultados de la organización, sostuvo Manrique.
Básicamente, lo que propone la solución es un manejo inteligente de los proyectos; sin embargo, el problema que se ha detectado es que existe una brecha entre los diferentes niveles de una organización, el nivel de estrategia, táctico y operación. No se reconoce el papel de la gestión de proyectos en la ejecución de la estrategia, se le considera un tema del área de tecnología o del área de operaciones.
¿Por qué están pasando estas cosas? Primero porque no se están utilizando estándares, que son parámetros que sirven para poder orientar la gestión. El otro tema que se ha encontrado es que hay una ausencia de una plataforma tecnológica que de la visibilidad central, colaboración y optimización que se requieren para el manejo de los proyectos.
Hay un elemento central, lo que uno encuentra es que el conocimiento reside normalmente en las personas y cuando las personas se retiran, la organización pierde ese conocimiento. Y lamentablemente hoy en día, entre lo que conocemos en el mercado internacional, no hay manera de mantener ese conocimiento, señaló Manrique.
También existen problemas de comunicación y coordinación de los interesados, los proyectos cada vez requieren más, no solamente de la coordinación interna de la organización, sino de la participación de muchos actores externos que se vuelven cada vez más críticos.
Finalmente, un punto fundamental que también encontraron es que hay un bajo conocimiento y preparación en la gestión de los proyectos. Es normal ver que en muchas organizaciones le asignan la responsabilidad de manejar un proyecto a una persona; sin embargo, esa persona en ocasiones no tiene la capacidad y el conocimiento necesarios.
La solución
La pregunta que viene entonces a continuación es ¿cómo construir una cultura de gestión de proyectos? Y básicamente la respuesta es desarrollar un esquema de madurez, los momentos por lo que una organización tiene que transitar para poder efectivamente llegar a un punto de mejoramiento continuo de lo que está haciendo; en este caso, los proyectos.
Básicamente lo que nosotros vimos, y es la razón por la cual se compró esta empresa, es porque creemos que alrededor del concepto de la gestión inteligente de proyectos, es posible que las grandes áreas de la gestión: la estratégica, la táctica y la operativa, se conecten entre sí de una manera fluida y que no existan esos rompimientos que no permiten lograr los resultados, indica Manrique.
Lo que presentaron fueron dos plataformas que son soluciones que se complementan: eTask-it, una plataforma en la nube, que ofrece conocimiento, estandarización y colaboración; e Hydra que ofrece la optimización de la capacidad de recursos y visibilidad del portafolio de proyectos. Estas dos ofrecen la Gestión Inteligente de Proyectos.
Como señala uno de los documentos alcanzados durante la reunión, eTask-it está diseñada para ayudar a las organizaciones a avanzar por el camino de la madurez, logrando excelencia operativa y financiera. Características tales como Gestión de Proyectos, Gestión de Recursos, Gestión Documental, Tableros de Control y Reportes permiten a las empresas de baja madurez establecer mejoras inmediatas en la entrega de sus proyectos. Mientras que gracias a características únicas como las que posee la tecnología BlueTec, el cumplimiento y la mejora del proyecto en tiempo real, permiten a las empresas de un nivel alto de madurez, acelerar su crecimiento hacia la máxima eficiencia y rentabilidad, indicó el ejecutivo.
Esta herramienta permite, por ejemplo, crear una tercera dimensión de control y gobierno, a las métricas tradicionales de costo y tiempo, agregando calidad, y capturando el cómo un servicio es entregado. Calidad en el gobierno, significa controlar errores mientras se están produciendo, y así poderlos corregir antes de que tengan un impacto significativo.
eTask-it también permite ofrecer un sistema de gestión de conocimiento en vivo, donde toda la información y documentación no solo se almacena, sino que es entregada a la persona correcta en el momento adecuado, señaló Manrique.
Por último, eTask-it ofrece una vista de todos los proyectos que se ofrecen en el portafolio. Con tableros de control en tiempo real y reportes configurables a las necesidades específicas de una organización, tanto el gerente de proyecto, como un director o un ejecutivo tendrán siempre una idea precisa de lo que está sucediendo y sus causas.
La propuesta de valor que nosotros planteamos es ofrecer soluciones tecnológicas de gestión inteligente y de adopción rápida, con un acompañamiento profesional y orientadas fundamentalmente a permitir la gobernabilidad de los proyectos, alrededor de estos elementos: Gestión del conocimiento y mejores prácticas; Planeación inteligente de los recursos; Estandarización y repetividad en la ejecución; Visibilidad, trazabilidad y transparencia de los proyectos, y colaboración, y todo esto orientado a que haya una mayor posibilidad de obtener resultados predecibles y controlados en función de los objetivos estratégicos, tácticos y operativos, finalizó Manrique.
CIO, Perú