Llegamos a ustedes gracias a:



Reportajes y análisis

Ya llegó la factura electrónica (para todos)

[18/06/2013] Desde hace un buen tiempo que en el Perú tenemos la opción de generar facturas electrónicas; sin embargo, éstas estaban dirigidas a los pequeños negocios o -en el caso de los recibos por honorarios- a los profesionales independientes. Desde el año pasado se designó un mecanismo dirigido a las grandes empresas que generan grandes volúmenes de facturación. La prueba piloto que se implementó concluye este mes, y se dará paso para que desde el 1 de julio cualquier empresa que así lo desee emita facturas electrónicas en gran volumen.
La firma TCI realizó recientemente una reunión en donde invitó a sus clientes y a posibles interesados a escuchar de los representantes de la Sunat y de sus propios representantes, los beneficios que este nuevo sistema ofrecerá a los contribuyentes de gran volumen. Nosotros estuvimos ahí y anotamos lo más resaltante de lo se dijo.
Tendencia e implementación
Gissela García, gerente comercial de TCI, presentó las exposiciones que se iban a realizar pero también indicó algunas cifras y datos interesantes sobre la factura electrónica a nivel mundial.
Así, la ejecutiva señaló que la factura electrónica, dentro del área hispanoamericana, se presentó por primera vez en España en el 2003, y que desde entonces han adoptado el documento Chile, Brasil, México, Argentina, Costa Rica y Guatemala, de manera obligatoria; y Uruguay, Colombia y ahora el Perú, de manera opcional.
Además, sostuvo que en Europa, los países que ya cuenta con el sistema son Dinamarca, Reino Unido, Alemania, Finlandia y República Checa.
Luego de brindar estos datos cedió el turno a la primera expositora de la mañana, Gisella Cuentas, jefa de Proyectos de Documentos Electrónicos de la Sunat. La funcionaria comenzó su exposición dando algunas indicaciones con respecto al inicio de la factura electrónica.
Cuentas sostuvo que en realidad se cuenta con un documento electrónico de este tipo desde julio del 2010. Se trata del Sistema de Factura Electrónica Mype, que se encuentra dirigido a los emisores con un bajo volumen de facturación; es decir, pequeñas empresas, empresas grandes que emiten pocas facturas, e incluso los profesionales independientes que emiten Recibos por Honorarios.
Esta segmentación se debe a que la herramienta básicamente es web; es decir, se encuentra en el portal de la Sunat y está hecha de tal manera que el emisor tiene que digitar todos los datos del comprobante de pago de forma directa, sin intervención de ningún sistema automatizado. Esta forma de emisión, obviamente, no es adecuada para una empresa que tiene que emitir miles de comprobantes. Por ello se creó la Factura Electrónica para Grandes Emisores. Ésta se enlaza con los sistemas automatizados de la empresa para emitir las facturas en grandes cantidades.
Su piloto se inició en noviembre del 2010, y va a concluir en el presente mes. Eso significa que desde el 1 de julio próximo, todos los contribuyentes que deseen emitir factura electrónica de forma masiva, pueden ingresar al portal de la Sunat para incorporarse al sistema.
Lo que se dijo por parte de la Sunat fue en buena medida lo que han señalado desde hace un buen tiempo cuando asistimos a los inicios del periodo de evangelización y que se puede leer aquí.
Lo interesante de este evento fue que se presentó el caso de una firma que se está preparando para su uso: la Universidad Peruana de Ciencias Aplicadas.
La UPC
Alessandra Ravettino, directora de Tesorería de la UPC, fue la que ofreció la perspectiva de la universidad. La representante de la UPC sostuvo que desde diciembre del año pasado decidieron apostar por el proyecto, y que una de las razones por las que eligieron a TCI para guiarlos en este proceso fue que la propia TCI es un emisor de facturas electrónicas.
Desde la perspectiva de la universidad existían una serie de factores que la animaban a involucrarse en la facturación electrónica. Por ejemplo, la universidad emite aproximadamente 50 mil comprobantes de pago (de papel) mensuales, lo cual implica un proceso muy complejo, tanto en su parte operativa como en la propia impresión de los documentos. Además el impacto ambiental que implicaría el ya no tener que imprimir sus documentos también sería significativo.
Actualmente, el proceso de facturación les toma 15 días, esto implica la impresión del comprobante, su desglose, el reparto, y demás elementos que convierten al proceso en una tarea de dedicación exclusiva durante ese periodo; tareas que son meramente operativas y que no generan valor a la organización.
La UPC aún no emite comprobantes electrónicos, pero sí ha realizado una evaluación del impacto que éste proceso tendrá cuando se encuentre en funcionamiento. Por el lado de los costos, se puede apreciar un ahorro al ya no tener que imprimir los comprobantes físicos; adicionalmente, también se ha contabilizado el ahorro que se produce al no tener que utilizar espacios físicos dedicados al proceso, además del uso de personal para taras muy operativas, e incluso desmotivadoras tal y como la propia expositora señaló.
Por otro lado, uno de los procesos más críticos que requiere realizar la universidad es el reparto de los comprobantes de pago a los alumnos; sin embargo, solo el 20% de los alumnos recogen la boleta. Esto se debe a que, al estar la universidad conectada con los bancos, los alumnos no necesitan del documento físico para realizar los pagos de sus pensiones. Esto hace que mensualmente se acumule en la universidad todos los comprobantes no recogidos, documentos que debido a las regulaciones tributarias deben seguir siendo custodiados.
Con la implementación de la factura electrónica el alumno tendrá acceso a su boleta a través de la intranet de la universidad y podrá imprimirla si así lo desea. De esta manera, la universidad ya no tendrá que hacerse cargo de la enorme cantidad de boletas no recogidas por los alumnos.
TCI
Luego de la presentación de Ravettino fue el turno de Renzo Alcántara, gerente general de TCI. El ejecutivo hizo un rápido recuento de la cronología de cómo se ha llegado hasta la factura electrónica y, por supuesto, de la herramienta que tienen para las empresas que se decidan por este tipo de documento.
La herramienta se llama e-f@cturación y fue presentada como una solución integral que permite emitir y recibir comprobantes de pago electrónicamente de forma fácil y segura con total validez legal. Esta solución utiliza una forma digital para cada documento electrónico como medida de seguridad.
Los beneficios para el emisor, desde la perspectiva de Alcántara, son la disminución del costo por factura emitida, mayor seguridad en el envío electrónico, mayor eficiencia en la auditoría e inspección, e inmediatez en la entrega del comprobante de pago.
Del lado del receptor se consigue una disminución de los costos por factura recibida, mejora de la eficiencia administrativa, visibilidad sobre el flujo de los comprobantes, ahorro de espacio y gestión más rápida y efectiva del archivo, y mayor seguridad y menor fraude.
Alcántara señaló, por ejemplo, que con el proceso tradicional, una factura podría demorar hasta cinco días en ser entregada, mientras que con el proceso electrónico este tiempo bajaba a un poco más de tres minutos. Para darnos una idea de lo que esto significa, nos dijo que mil comprobantes de pago electrónicos al mes significan un ahorro de más de 20 mil nuevos soles anuales.
Con la presentación de Alcántara concluyeron las exposiciones pero, con seguridad, en un futuro cercano tendremos más noticias del documento electrónico pues, como señalaron los expositores, desde julio comienza el proceso abierto.
La conclusión del piloto dará paso a que cualquier empresa pueda comenzar a emitir estos documentos. Con el tiempo veremos cuántas de ellas se animan a ingresar a este nuevo mundo.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú