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Reportajes y análisis

Poniendo en forma a SharePoint

A menudo las tiendas necesitan añadir funcionalidad al software principal.

[02/07/2013] Para muchas empresas, SharePoint de Microsoft es una gran plataforma básica para la colaboración y el intercambio de archivos. Sin embargo, el software no siempre puede hacer todo lo que los clientes desean sin tener una asistencia. De hecho, según un estudio de Forrester Research, el 65% de todas las tiendas de SharePoint añade funcionalidad al software principal.
Las extensiones de SharePoint incluyen código que se genera en la empresa, o con la ayuda de consultores, o complementos especialmente diseñados por una amplia gama de proveedores de terceros. (Y no son los mismos que los complementos disponibles de SharePoint en la tienda de Microsoft). Es el mismo tipo de ecosistema que rodea una gran variedad de aplicaciones de gran tamaño, desde Lotus Notes de IBM hasta bases de datos de Oracle y suites de negocios de SAP.
Vea también: Add-ons comunes
SharePoint debutó en el 2001 principalmente como una plataforma para empresas y para impulsar la intranet corporativa. Según un estudio de enero del 2013 hecho a 651 empresas por la consultora Prescient Digital Media, Microsoft "sigue dominando" la colaboración empresarial o de mercado intranet 2.0, pues alrededor de la mitad de las organizaciones afirman utilizar SharePoint "en una forma u otra", señala el estudio.
"Me gusta decir que SharePoint es un hombre orquesta y maestro de muy pocos", señala Toby Ward, presidente de Prescient. "Tiene una milla de ancho, pero no es tan profundo".
Dicho esto, el nuevo SharePoint 2013 es mucho más completo que las versiones anteriores, como SharePoint 2010 y sobre todo 2007, señala Ward, con capacidades y características de colaboración y medios sociales, así como la búsqueda y publicación de características mejoradas.
Pero incluso, aunque la versión de 2013 es "un punto de partida, tiene que adecuarlo a su gusto y tiene que hacer que haga lo que quiere que haga", señala Ward. Eso no es una gran sorpresa en las empresas de TI, donde muchas grandes aplicaciones tienen que ser personalizadas para satisfacer las necesidades de los exigentes clientes corporativos.
En el caso de SharePoint, algunas de estas tareas adicionales incluyen una mayor colaboración, búsqueda empresarial, análisis e inteligencia de negocios, redes sociales y de documentos, activos, flujo de trabajo y gestión de contenidos. (Véase el recuadro de arriba.)
Un estudio a 153 usuarios empresariales de SharePoint hecho por Forrester Research en agosto del 2012 encontró que el 65% aumentó sus implementaciones originales mediante complementos de terceros, según el analista Rob Koplowitz. De los cien que estaban usando las extensiones de terceros, el 43% dijo que había esperado tener este tipo de ayuda desde el principio, mientras que el 40% señaló que los adoptaron porque SharePoint no cumplía con sus expectativas iniciales. Otro 13% dijo que extender SharePoint no era parte del plan original, pero lo hicieron a medida que sus estrategias de SharePoint cambiaron.
 
En la encuesta, el flujo de trabajo y la administración fueron los terceros add-ons más populares.
"Microsoft invierte en las zonas de SharePoint que son utilizados por el mayor número de usuarios", explica Koplowitz. "Siempre han dejado mucho espacio en blanco para que las empresas de terceros cubran un nicho de mercado. Es una parte muy importante de su estrategia".
Y ahí es donde los complementos o extensiones de terceros entran en juego. "Este producto no es solo una aplicación o una plataforma - es ambas cosas a la vez", comenta Koplowitz.
Esa flexibilidad es lo que hace que SharePoint sea una buena plataforma sobre la cual construir, agrega. "Si quiere un proceso de gestión de documentos específicos para las evaluaciones de los empleados especializados, SharePoint no va a hacerlo por su cuenta", señala Koplowitz. "Por otro lado, podría ser el lugar perfecto para construirlo -y ya tiene implementado SharePoint".
Traiga las extensiones
En Eastman Chemical Co., una firma de productos químicos especializados, SharePoint ha sido una aplicación clave, desde que la empresa se inició por primera vez en el 2005, señala Jim McGuire, supervisor del equipo de colaboración global y arquitectura del portal.
Eastman utiliza SharePoint para la gestión de activos, gestión de flujo de trabajo, desarrollo de aplicaciones y otras tareas relacionadas con sus aproximadamente 13.500 empleados a nivel mundial.
Desde ese primer despliegue, Eastman se trasladó de SharePoint 2003 a SharePoint 2007, y luego a la versión 2010, cada vez con la adición de nuevas capacidades, pero aún en busca de otras características que no estaban disponibles con la versión de fábrica.
"La mayoría de nuestras extensiones son de la casa y llegaron como solicitudes avanzadas de desarrollo", explica McGuire. "A medida que más personas ingresan al marco que tenemos, más personas entienden que no es solo un lugar para colocar los documentos, sino que también es un lugar donde pueden hacer más trabajos".
Rebecca Dietrich, analista senior de sistemas y desarrolladora de SharePoint en Eastman Chemical, señala que los usuarios finales de la compañía a menudo pueden mejorar la aplicación a través de las extensiones creadas por los desarrolladores de Eastman que están a disposición de los empleados.
Gran parte de la personalización se realiza con la herramienta SharePoint Designer Tool, que viene como parte del paquete básico de SharePoint y se utiliza para escribir código para muchos otros procesos de flujo de trabajo, y que no están incluidos en la aplicación básica de SharePoint, explica. "La capacidad de crear pequeñas aplicaciones que utilizan listas y flujos de trabajo ha sido enorme para nosotros", agrega Dietrich. "Nuestros usuarios son capaces de crear aplicaciones sin la necesidad de intervención de TI".
Un área en la que Eastman hizo traer un producto de otro fabricante para extender SharePoint 2010 fue en la gestión de flujo de trabajo, donde Black Pearl de K2 ayudó con proyectos avanzados que no se pueden agregar a través de SharePoint Designer, señala McGuire.
"Cada vez que haga algún cambio en el flujo de trabajo hay muchas aprobaciones que deben llevarse a cabo", explica. "Utilizamos algunas de estas extensiones para que nos permitan hacer eso".
Adición de integraciones, personalización
Otro viejo usuario de SharePoint es Fitness International, que dirige los clubes LA Fitness, en unas 500 localidades en 22 estados de Estados Unidos y en Canadá. LA Fitness utiliza SharePoint para su intranet, las tareas de flujo de trabajo y colaboración. La compañía ha estado utilizando todas las versiones de SharePoint desde el 2003, y está previsto que complete su despliegue de SharePoint 2013 a finales de mayo.
Con el tiempo, Fitness International ha tenido que empujar SharePoint para que se extienda más allá de las capacidades que tiene directamente de Microsoft, señala George Bedar, CIO de la empresa localizada en Irvine, California.
Algunas de las áreas en las que el producto fuera de la caja se quedó corto para Fitness International se relacionaban con su integración con las bases de datos y con las personalizaciones de formularios para los empleados en sus gimnasios, señala Bedar. El software también necesitaba ayuda en el manejo de las tareas de flujo de trabajo más allá de la creación de listas, explica.
Mejora de la gestión de activos y más
Black Elk Energy, una empresa de exploración y producción de petróleo y gas, ha estado ejecutando SharePoint 2010 Enterprise para unos 240 usuarios, pero necesitaba más para atender plenamente las necesidades de su personal, señala Ronald McAdams, ex administrador de SharePoint en la empresa y ahora analista de negocios y software.
Uno de los requisitos principales es la capacidad de utilizar SharePoint como repositorio de gestión de activos, a partir de sus funciones de gestión de contenidos, agrega McAdams. Los activos que necesitan gestión incluyen carpetas, cajas, registros legales, teléfonos y computadoras portátiles - tanto en la oficina principal de la empresa como en las sucursales. "También estamos empezando a trabajar en la gestión de activos, como plataformas de producción y buques de perforación, y ampliando la gestión de documentos, lo cual se espera que esté terminado dentro de un año", explica.
Para ayudar a que SharePoint maneje la carga, Black Elk agregó extensiones de FileTrail. En la compra estaba incluida una aplicación de etiquetado RFID, RF Express, que le permite a Black Elk poder etiquetar artículos para que puedan ser fácilmente rastreados y localizados.
El etiquetado RFID ha ayudado a resolver un problema con un equipo caro que a veces desaparece, señala David Cantú, vicepresidente de TI de Black Elk. "25 mil dólares en válvulas acaban de desaparecer", agrega Cantú. "Lo trajimos para resolver este problema en particular, pero luego se identificaron otros lugares donde podíamos utilizarlo", incluyendo el seguimiento de los activos físicos de alto valor, tales como materiales industriales y "cosas que son grandes, están oxidadas y son pesadas pero también muy caras. Está más allá de la gestión de documentos" que viene integrada con SharePoint.
Otras extensiones de fabricación casera se están creando para conectar SharePoint con aplicaciones de contabilidad y producción de energía que ya están siendo utilizadas por la empresa para mejorar la inteligencia de negocios, comenta Cantú. "Hay requisitos internos y reglamentarios para informar acerca del petróleo y el gas que producimos por razones de regalías y de contabilidad", añade. "Estamos tratando de agilizar ese proceso, porque hasta ahora es un proceso manual e ineficiente.
Otra área clave donde Black Elk necesitaba ayuda era en la gestión de los grandes volúmenes de datos, señala Cantú. "Uno de nuestros impulsos para el 2013 es la eliminación de la sopa de letras de nuestras unidades de red compartidas, y poner la mayor parte de los datos en la plataforma SharePoint", explica.
Conforme se necesiten más extensiones, la compañía las añadirá, señala Cantú. "Nunca vamos a terminar", agrega. Los proyectos que están actualmente en marcha se deben completar a finales de año.
Extender SharePoint a través de la nube
Alex Alexandrou, vicepresidente de servicios globales de información y tecnología de Internet en D & M Holdings, un mayorista global de gama alta de equipos de audio y video, obtuvo un poco de ayuda con su implementación de SharePoint, cuando la empresa quiso hacer algunas mejoras de colaboración y flujo de trabajo a partir de mayo del 2010.
Anteriormente, la compañía había estado utilizando Google Apps para la colaboración de archivos y flujo de trabajo en línea, pero eso causó preocupaciones sobre el gobierno, señala. "Encontramos que miles de páginas no estaban siendo manejadas adecuadamente. Necesitábamos que todo fuera más estructurado". El Control de seguridad y de la versión, y el seguimiento fueron algunas de las preocupaciones.
Para lograr esto, D & M amplió su acuerdo de licencia con Microsoft para tener SharePoint Online, que añadió gran parte de la tecnología necesaria, agrega. "Encontramos otra manera de obtener el valor de nuestra inversión en SharePoint".
En agosto del 2012, D & M migró por completo de Microsoft Business Productivity Online Standard Suite (BPOS), incluyendo SharePoint; a la versión Office 365 de Microsoft basada en la nube, que incluye Exchange Online, SharePoint Online y Lync Online.
No todo lo que D & M ha hecho con SharePoint necesitaba extensiones, señala. A veces los proyectos solo requieren una mirada a SharePoint de una manera que antes no se había considerado. Ese fue el caso cuando D & M decidió renovar por completo la gestión de sus muchos sitios web de productos en todo el mundo. Al utilizar las herramientas de gestión de administración de contenidos que viene con SharePoint, D & M fue capaz de consolidar el contenido de la web y de los propios sitios para hacer que todo sea más fácil de actualizar, administrar y modificar, explica Alexandrou.
La empresa quería utilizar SharePoint y no una aplicación de gestión de contenidos por separado, debido a que la plataforma ya es una base fiable y probada, agrega.
Decenas de sitios web de la compañía en todo el mundo, que previamente habían sido administradas por separado y de manera ineficiente, fueron tirados en un repositorio de contenidos para que pudieran ser gestionados centralmente.
"Utilizábamos las mismas plantillas de los sitios, independientemente del país en que estaban, para que se vean y se sientan igual". Como no se necesitaron grandes extensiones de terceros para el proyecto de consolidación de página web, Alexandrou dice que él y su equipo ganaron una nueva apreciación de la inversión que ya habían hecho en SharePoint.
Consejo: Tenga cuidado
Chris Beckett, un experto certificado por Microsoft en SharePoint que ha escrito dos libros sobre la versión 2013 de la suite, así como un blog sobre SharePoint, aconseja a los usuarios que tengan cuidado y planifiquen el futuro al considerar los complementos o add-ons.
El problema es que la personalización, incluidos los complementos, pueden hacer que sea difícil la actualización a la siguiente versión, señala.
Beckett sugiere adoptar una estrategia de implementación de avances cuidadosos y pequeños pasos. Pilotee la instalación de los add-ons y, cuando se hacen cambios, sepa por qué los está haciendo, agrega.
Otro buen consejo que Bedar de LA Fitness tiene para las empresas que buscan ampliar sus implementaciones de SharePoint es: Haga que su gente sea experta en SharePoint, para que pueda hacer la mayoría de las extensiones por su cuenta.
"No contrate consultores", señala. "Consiga algo ya hecho y aprenda de ello. Gane algo de experiencia. Entonces es posible que desee gastar un poco de dinero haciendo algo que no se puede hacer fuera de la caja. Eso es lo que hicimos aquí".
SharePoint 2013 invita
Los clientes señalan que están emocionados con SharePoint 2013. Eastman Chemical está evaluando la nueva versión y planea desplegarla a finales de este año, comenta McGuire. Con la última versión, Eastman está buscando ampliar el alcance de su inversión en SharePoint hacia más medios sociales y más movilidad para sus usuarios.
"No podemos llegar a SharePoint 2013 lo suficientemente rápido, porque queremos ser capaces de entregar los documentos" a través de dispositivos móviles con mayor facilidad, a través de características tales como SkyDrive Pro, que sustituye la funcionalidad del espacio de trabajo que existía en SharePoint 2010, señala McGuire.
SkyDrive Pro es una biblioteca o carpeta especial que permite a los usuarios conectarse a ella desde múltiples dispositivos móviles. Puede ser sincronizado con otras bibliotecas y archivos para compartirse con otros usuarios. "Creemos que nuestros usuarios realmente van a aprovechar esa oportunidad", agrega McGuire. "Lo que realmente ayudará a nuestra fuerza de trabajo móvil".
LA Fitness está trabajando en un proyecto para renovar y reconstruir su intranet para más de 25 mil usuarios que utilizan SharePoint 2013, y los equipos de TI necesitaban codificación personalizada para las extensiones de distribución y las páginas maestras, señala Jim Zhang, gerente de desarrollo de SharePoint. Una ventaja importante que LA Fitness ha visto ya con SharePoint 2013 con respecto a la versión 2010 es que la codificación y extensiones personalizadas en general, son mucho más fáciles de lograr en la edición más reciente, señala Zhang. Todavía son necesarios en la edición 2013, pero son más fáciles de hacer.
Las extensiones personalizadas también se han hecho para conectar SharePoint 2013 con otras aplicaciones de Microsoft, como el producto de gestión financiera y ERP, Great Plains. No era fácil hacerlo con SharePoint 2010. "Tuvimos que construir una gran cantidad de servicios web y flujos de trabajo" para que fuera posible, señala Zhang.
Otra área en la que se necesitaban extensiones era en el control de la disponibilidad de contenidos para los usuarios que inician la sesión en la intranet, con el fin de asegurarse de que solo pudieran ver el contenido que estaban autorizados a ver.
Se necesitan extensiones similares y código adicional para proporcionarles a los usuarios búsqueda personalizada de la intranet y de los datos disponibles dentro de SharePoint, señala Kathleen Cramm, directora de inteligencia de negocios para la empresa.
Además, la creación de flujos de trabajo muy sofisticados, como las cosas que se basan en una serie de condiciones, requiere extensiones que se construyen por los equipos de TI de LA Fitness, agrega Bedar. "Es fácil hacer algunos flujos de trabajo limitados fuera de la caja, como alertar a alguien que algo ha cambiado. Pero si realmente quiere poner un poco de lógica Booleana... entonces eso requiere más sofisticación".
En general, los grandes cambios globales de diseño en SharePoint 2013 hacen que sea mucho más seguro de ejecutarse con las extensiones, señala el consultor Beckett. Ahora, en lugar de que las extensiones se ejecuten en SharePoint, corren junto a él, haciéndolas menos problemáticas para la aplicación principal.
"Esto es mejor", agrega Beckett. Parece estar bastante bien integrado, pero el código real se ejecuta en otro lugar. "Esto mitiga muchos de los caprichos y hace que para las organizaciones sea mucho más fácil gestionarlo y controlarlo".
Sin embargo, incluso con la nueva versión, no siempre van a haber casos en que se necesitará que los usuarios amplíen las capacidades integradas de SharePoint, señala Beckett. "Las empresas siempre van a empujar los límites".
Todd R. Weiss, Computerworld (EE.UU.)