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Reportajes y análisis

Herramientas de Google Drive Gratuitas

Que no está utlizando (pero debería)

[09/07/2013] A pesar de tener apenas un año, Google Drive ya es un servicio muy popular. Es fácil de usar si ya tiene una cuenta de Google, y sus precios pusieron a Dropbox en vergüenza. En Google Drive, 100GB cuestan solo cinco dólares al mes (y Google incluso aumenta su almacenamiento de Gmail a 25GB como un bono). Dropbox cobra el doble de precio por 100GB. Pero al igual que el navegador Chrome de Google, Google Drive puede convertirse más útil aún si toma ventaja de los complementos y servicios de terceros.
Estas cinco herramientas totalmente gratuitas y fáciles de usar le ayudarán a cifrar sus datos, reproducir música, colaborar en diapositivas, realizar copias de seguridad de forma automática, compartir archivos, y mucho más. Algunas residen en el escritorio, otras en Chrome, y algunas en línea, pero todas ellas trabajan para hacer que Google Drive sea un hogar más feliz para sus datos en línea.
BoxCryptor
Puede que esté muy preocupado por la privacidad y la seguridad de dejar los archivos por ahí en un servidor remoto. Eso es completamente justo, pero no deje que eso le impida usar la nube. BoxCryptor es una aplicación de escritorio de Windows que crea una carpeta cifrada que se puede colocar dentro de la carpeta de Google Drive.
BoxCryptor permite cifrar archivos y carpetas, no solo los contenedores y volúmenes.
 
Una vez creada la carpeta, asigne una contraseña, basta con arrastrar y soltar los archivos que desea proteger en esa carpeta. BoxCryptor encripta instantáneamente y protege mediante el estándar de cifrado AES-256. Para abrir la carpeta y ver sus archivos, simplemente ejecute BoxCryptor, navegue a la carpeta cifrada, e introduzca su contraseña.
Si alguien intenta abrir los archivos sin la contraseña, aparecerá un mensaje de error. Sin embargo, solo el contenido del archivo se oculta: El nombre del archivo y el formato del mismo se encuentran a plena vista. Así que por un poco de privacidad extra, cambie el nombre del archivo a algo neutral.
Tenga en cuenta que una vez que se establece la contraseña de la carpeta cifrada, no se puede recuperar o restablecer. Si olvida la contraseña, los archivos dentro de la carpeta se habrán perdido para siempre. Al crear una contraseña, elija algo complejo, pero inolvidable.
DriveTunes
El almacenamiento en la nube ofrece una manera muy sencilla de asegurarse de que su música siempre estará ahí, siempre que tenga una conexión a Internet disponible. Al escribir estas líneas, sin embargo, Google Drive no proporciona un reproductor de música por defecto. Para escuchar sus canciones hay que confiar en cualquiera de las aplicaciones de reproductor de música portátil, o lo que tenga instalado en la computadora host. Chrome App DriveTunes ofrece otra opción.
Con DriveTunes puede reproducir todos los archivos de música almacenados en Google Drive.
Si utiliza el navegador Chrome (ya sea la instalación completa o la versión portátil), puede instalar DriveTunes, que pone un reproductor de música dentro de la carpeta de Google Drive. Este detecta automáticamente todos los archivos de música MP3 y M4A dentro de su unidad y los enumera en una interfase con un formato fácil de visualizar. Basta con hacer doble clic en una canción para escucharla.
DriveTunes es un reproductor básico con solo un botón de reproducción/pausa, un botón de salto de pista, y un botón de volumen. No espere nada lujoso como el arte del álbum, ecualizadores o listas de reproducción. Reproduce su música y eso es todo.
El soporte de solo dos formatos de audio es una limitación actual, pero la página de descarga DriveTunes afirma que la próxima versión será compatible con archivos OGG y FLAC.
Google Slides
Mientras haya empresas, habrá presentaciones de diapositivas. Pero qué ocurre si tiene que desarrollar una presentación con un colega que está ubicado en otro lugar? Ahí es donde el poder de colaboración de Google Drive entra en juego, y las propias aplicaciones de Google Chrome Slides de Google hacen que la colaboración en presentaciones sea tan simple como sus colaboradores lo permitan.
Google Slides guarda las presentaciones en tiempo real, ahorrándole a usted y a sus compañeros de trabajo las lágrimas y recriminaciones por sobrescribir el trabajo del otro.
 
Como lo especifica la página de descarga de Google, Slides es bueno para una presentación de seis o de 600 páginas. En otras palabras no hay restricción en el tamaño del archivo (siempre y cuando tenga el suficiente espacio en Google Drive). Puede crear presentaciones de diapositivas con una variedad de temas y animaciones enriquecidas. Puede dejar comentarios en el archivo para sus colegas -lo cual es mucho más productivo que entablar interminables cadenas de correo electrónico y tediosas conferencias telefónicas.
Lo mejor de todo: Nunca tendrá que usar el botón Guardar. Google Slides guarda automática e instantáneamente todo lo que hace, en tiempo real. Supera eso, PowerPoint.
IFTTT
El envío de archivos y copias de seguridad de almacenamiento en la nube es una gran idea, pero es una tarea que con demasiada frecuencia olvidamos o evitamos. La web gratuita de servicio IFTTT (que significa Si esto, entonces esto, en inglés) tiene como objetivo facilitar el trabajo, mediante la automatización de todas estas tareas en segundo plano, por lo que no tendrá que pensar en ello y hacerlo usted mismo.
IFFTT automatiza las tareas de Google Drive, así que ni siquiera tiene que pensar en ellas.
 
El servicio necesita un poco de configuración, pero una vez hecho eso, puede sentarse y dejar que haga el trabajo.
La sección de Google Drive de IFTT está llena de automatismos (llamadas recetas) de otros usuarios. Estas recetas son de libre acceso para copiar y modificar. Si no puede encontrar lo que está buscando, y no se puede modificar una receta existente para que satisfaga sus necesidades, entonces puede comenzar su propia receta desde cero.
Suponga que desea que cada tweet que hace se almacene en un archivo CSV en su cuenta de Google. Primero inicie su Twitter y autorice a que IFTTT acceda a sus tweets. Luego le dice a IFTTT que envíe el(los) tweet(s) a Google Drive (al que también tendrá que dar autorización de IFTTT).
Las recetas de IFTTT cubren la mayor parte de los servicios web más populares. El desarrollador agrega nuevas todo el tiempo, por lo que vale la pena visitar el sitio IFTTT con frecuencia.
Open Drive
Muchos usuarios de Google Drive permiten el acceso público a sus archivos, lo que significa que pueden utilizar Google Drive como una red de intercambio de archivos enormes. Pero aunque puede solicitar una copia de un archivo que puede serle útil en el futuro, primero tiene que asegurarse de que esté ahí. Esa es la parte difícil.
Open Drive hace fácil la búsqueda en Google Drive, que normalmente es difícil.
 
Irónicamente, para una empresa cuya actividad principal se centra en la búsqueda, no se puede buscar directamente dentro de los archivos de alguien con Drive, ni puede buscarlos usando una búsqueda regular de Google. Mcom Multicartes creó una extensión de Chrome llamada Open Drive para ofrecer una interfase de búsqueda para esos archivos públicos, así podrá encontrarlos más fácilmente.
Lo que es más, con Open Drive, también puede buscar simultáneamente otros sistemas de almacenamiento en la nube (como Dropbox, Skydrive, Evernote, y Box) y puede enviar a su cuenta de Google Drive. Cuantos más servicios en la nube busque a la vez, más tiempo tardará.
Una vez que obtenga los resultados, puede descargarlos, enviarlos a su Google Drive, obtener un enlace al documento, o simplemente abrir lo que encuentre. Si la búsqueda no produce nada útil, puede unirse a la comunidad Google Open Drive Plus para pedir lo que necesita a los demás miembros.
Al igual que con los resultados de los motores de búsqueda, hay algo de paja mezclada con el trigo. Hay que anotar que Open Drive encontró contenidos relevantes en la mayoría de mis búsquedas.
Google Drive puede ser más que un archivador
Hay todo tipo de formas de impulsar el potencial de su almacenamiento en la nube y maximizar el almacenamiento gratuito en la nube. Como un usuario devoto de Google Drive utilizo estas herramientas de forma regular. Me han cubierto cuando he necesitado encriptación en línea, escuchar música, búsqueda de archivos públicos, automatizar y vida personal y profesional, y hacer presentaciones atractivas.
Mark O'Neill, PC World (EE.UU.)