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Reportajes y análisis

Google Apps para todos

[09/07/2013] Hace ya un buen tiempo que venimos escuchando de las bondades de las Google Apps; sin embargo, en ocasiones las reiteraciones del discurso son muy convincentes. Eso es lo que percibimos el pasado jueves cuando Soluciones Orión recordó algunas de las cosas que podemos hacer gracias a las funcionalidades de Google Apps.
Para ello presentaron a un expositor que le dio una nueva perspectiva a la forma de plantear el tema: nos dijo que él mismo no utilizaba productos de Microsoft desde hace más de un año. Luego desarrolló su propia experiencia.
Para qué usarlas
La reunión comenzó con una presentación de Pablo Massis, country manager de Soluciones Orión. El ejecutivo, además de ofrecer información sobre la empresa, presentó algunos motivos por los que una empresa podría usar Google Apps.
Así Massis indicó que las aplicaciones se pueden utilizar para proyectos de recursos humanos, dentro de los cuales se pueden generar el alineamiento organizacional, la sistematización de la evaluación del desempeño o el eLearning. También se pueden utilizar en proyectos de marketing y relaciones públicas como la gestión de las comunicaciones con los clientes, para lo cual se podría utilizar la red Google+; y, por supuesto, también se puede utilizar en proyectos de gestión comercial y de ventas, como el monitoreo de la fuerza de ventas, acceso remoto a los datos del cliente o una extranet.
El ejecutivo también indicó que otro de los usos se puede dar en los proyectos de gestión de procesos, en los cuales se puede utilizar las aplicaciones en la gestión documental y en sitios de gestión de riesgo operativo. Y, por supuesto, estas herramientas también se pueden emplear en los proyectos de gestión de tecnologías e innovación, en donde pueden generarse con ellas sitios de gestión de la innovación, automatización del ingreso de nuevo personal a los sistemas TI de la compañía e incluso banca móvil.
En general, son varios los campos de uso y muchos más los proyectos específicos en los que Massis encontró alguna forma de empleo de las Google Apps, pero era también necesario que alguien nos recordara todas aquellas pequeñas pero muy útiles funcionalidades con las que Google Apps se enfrenta a las soluciones ofimáticas de Microsoft.
Ahí fue que se produjo la confesión.
Herramientas
Bien es sabido que Google Apps es un conjunto de herramientas de Ofimática (Gmail, Calendar, Drive, Docs, Sites y Grupos) que se enfrenta a las herramientas que ofrece Microsoft. Así que siempre es bueno darle una visión distinta a lo que ofrecen y fue Oliver Hartley, CTO de Soluciones Orión, el encargado de hacerlo.
Mi nombre es Oliver, tengo 40 años, dos hijos y llevo un año y cinco días sin usar ni un solo producto de Microsoft, afirmó el ejecutivo para iniciar su presentación. Hartley utiliza una Chrome Book que utiliza el sistema operativo Chromium y, por supuesto, realiza todas sus actividades con las herramientas que le proporciona Google Apps, desde el conocido correo electrónico hasta funcionalidades más avanzadas como el uso de Sites.
Para ello tiene en su cuenta personal una capacidad de almacenamiento de 1 Terabyte que comparte con el almacenamiento que su propia compañía tiene para él. Su misión aquella mañana fue mostrar, de manera ágil y entretenida, todas las posibilidades que tiene Google Apps, y lo hizo con una demostración, pero no de aquellas preparadas, sino simplemente mostrando cómo usa él las herramientas.
Como era de esperar comenzó con el correo electrónico. Además de recordar que tiene una capacidad de almacenamiento superior a la de cualquier sistema on premises, indicó las funcionalidades que se tienen para colocar etiquetas, y distribuir los correos a través de cinco diferentes pestañas ( principal, social, promociones, notificaciones y foros) a los que automáticamente el correo va a ir dirigiendo los mensajes para poder concentrarnos en lo más importante (principal) o aquellos servicios a los que nos hemos suscrito y que se dirigen a algunas de las otras cuatro pestañas.
Recordó además que si se desea una interacción inmediata con alguna de las personas que tenemos en nuestra lista de contactos, podemos formar inmediatamente una videoconferencia con varias decenas de personas al mismo tiempo, sin importar la calidad de conexión que éstos tengan. Para demostrarlo se conectó con dos personas, una en Santiago de Chile y otra en Lima, pero esta última conectándose desde un teléfono celular.
En cuanto al procesador de texto mostró, aprovechando a los amigos con los que se conectó en la video conferencia, la capacidad que tiene Apps para ofrecer colaboración en tiempo real a los equipos de trabajo. Para ello abrió una hoja de cálculo y pidió a uno de sus amigos que sumara las cifras que encontró en las tablas de la hoja, mientras que al otro le pidió que creara un pye estadístico en base a las mismas cifras. Se podía ver en la pantalla como los cursores de diferentes colores iban ejecutando los pedidos que había realizado Hartley a sus amigos.
Algo similar ocurrió con un archivo de texto. Mientras el escribía algo, sus colaboradores podían modificar (editar) lo escrito por él en tiempo real, pero a través de cursores de diferentes colores, lo cual indicaba quién estaba realizando cuál acción. Este tipo de herramientas hacen posible que varias personas modifiquen un documento pero que este siga siendo único, y no quedar confundido con las varias versiones que se pueden generar con cada modificación que hace un miembro del equipo.
El calendario fue otra de las herramientas de las que mostró sus capacidades. Al compartir el calendario, un equipo no solo puede ver qué están haciendo sus miembros sino que también ofrece la capacidad de que sea la propia Apps la que determine el mejor momento para hacer una reunión, tomando en cuenta, automáticamente, los espacios en blanco que tienen los miembros en sus calendarios individuales. De esa forma, ya no se tienen que realizar innumerable llamadas de coordinación, Apps se encarga de ello.
Pero además, si se introduce una dirección, Apps proporciona un mapa del lugar de reunión y si uno cuenta con un smartphone con Android puede ingresar para que la aplicación de mapas le señale el mejor camino para llegar a esa dirección, ya sea que se encuentre yendo a pie o en automóvil.
En realidad, fue todo un pase por las funcionalidades que Apps ofrece desde hace un buen tiempo. Hartley le imprimió un sello de originalidad a su presentación, pero dejando en claro que estas aplicaciones de nube han llegado para quedarse.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú