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Dropbox: Cinco herramientas gratuitas que no está usando (pero debería)

[10/09/2013] Dropbox es muy útil, pero puede hacer que sea aún más fácil de usar con una amplia gama de productos y servicios que trabajan mano a mano con el almacenamiento basado en la nube, la sincronización y el servicio de uso compartido. Échele un vistazo a estas cinco herramientas para explotar al máximo su Dropbox.
DropItToMe
Dropbox permite compartir fácilmente archivos con otras personas, pero es difícil que otros suban archivos a su cuenta -a menos que tenga el servicio gratuito DropItToMe.
La interfase de DropItToMe es fácil de entender, profesional y atractiva.
 
Para usar DropItToMe, tiene que permitir el acceso del servicio a su Dropbox y crear una carpeta DropItToMe en su cuenta. Luego, solicita su nombre de usuario, el cual se convierte en parte del link que DropItToMe crea para usted. Yo puse Liane como nombre de usuario; con este enlace, cualquiera me puede mandar archivos, los que luego aparecen en la carpeta DropItToMe en Dropbox.
Me gusta que DropItToMe proporcione una URL fácil de recordar en vez de cualquier link. También puede crearse una contraseña, la cual es necesaria a la hora de subir contenido a su cuenta de Dropbox, y proporciona una medida de seguridad. (Al igual que con cualquier contraseña, compártala con cuidado.)
DropItToMe requiere una contraseña antes de que cualquier persona pueda subir contenido a su cuenta.
 
DropItToMe también ofrece una forma cómoda de subir archivos a su propia cuenta de Dropbox. Puede utilizar la aplicación web de Dropbox cuando esté en una computadora sin el programa instalado, pero el enlace upload de DropItToMe hace las cosas más simples.
Comparado con Dropbox, DropItToMe le permite subir archivos siguiendo menos pasos y haciendo menos clics. Sin embargo, le permite colocarlos solo en la carpeta DropItToMe que ha creado, y pone un límite de 75MB por cada archivo que quiera subir. No obstante, ofrece una forma simple y gratuita de permitir que otras personas compartan contenido con usted sin tener que registrarse en Dropbox.
BoxCryptor
Los riesgos de seguridad de Dropbox hacen que algunos usuarios se muestren indecisos frente al hecho de almacenar sus datos ahí, especialmente si se trata de documentos confidenciales, tales como declaraciones de impuestos o estados de cuenta bancarios. El servicio gratuito de BoxCryptor cifra automáticamente sus archivos antes de ser subidos a su cuenta de Dropbox. También es compatible con Box.net, Google Drive y Microsoft SkyDrive.
Para cifrar una archivo haga clic derecho sobre él.
 
Una vez que haya descargado e instalado el cliente de Windows, BoxCryptor automáticamente le agrega una unidad virtual a su computadora. Encuentra su servicio de almacenamiento en la nube y los jala hacia la carpeta de BoxCryptor. Usa el cifrado AES de 256 bits para asegurar sus archivos.
Puede ver todo su contenido en la carpeta de BoxCryptor, pero también puede utilizar todavía la carpeta original de Dropbox. Para cifrar una carpeta, tiene que hacer clic derecho y seleccionar la opción de Cifrado. Si ve el archivo a través de Dropbox, éste es ilegible. A través de BoxCryptor, sin embargo, se obtiene el archivo original y sin cifrar.
Los archivos y carpetas que han sido cifrados están marcados con texto verde.
 
Puede elegir cifrar archivos individuales o carpetas completas. Una vez que una carpeta está cifrada, cualquier nuevo contenido es cifrado mientras se sincroniza con Dropbox. Usando BoxCryptor, puede identificar los archivos y carpetas que están cifradas por sus etiquetas verdes. En Dropbox, va a ver una extensión .bc añadida al nombre del archivo cifrado.
BoxCryptor se hace llamar el software de conocimiento cero, que significa que no tiene acceso a ninguno de sus datos. Todo el proceso de cifrado se realiza en su computadora y no en los servidores de BoxCryptor. Este enfoque de no intervención también significa que la compañía no tiene acceso a su clave, así que si se la olvida, puede olvidarse también de acceder a sus datos cifrados. Haga su contraseña memorable.
BoxCryptor es gratuito para uso personal, el cual incluye un servicio de almacenamiento en la nube y acceso a las aplicaciones móviles (iOS y Android). La cuenta Unlimited Personal, de 48 dólares al año, añade cifrados de nombres de archivo y acceso ilimitado a servicios en la nube. La cuenta Unlimited Business, de 96 dólares al año, añade la posibilidad de crear grupos para compartir archivos y carpetas.
BoxCryptor logra un buen equilibrio entre seguridad y comodidad a la hora de asegurar Dropbox. Se añade un nivel adicional de seguridad sin la molestia de cambiar a un servicio basado en la nube totalmente diferente.
DropTunes
Dropbox es un buen lugar para almacenar su colección de música digital, pero sus características de reproducción de música son limitadas. Puede utilizar Dropbox para acceder a los archivos de música almacenados en el servicio, pero si quiere escuchar las canciones, tiene que bajarlas a su computadora -malogrando el propósito de almacenarlas en la nube.
La aplicación web gratuita DropTunes sirve como un reproductor de música de los archivos de audio en su cuenta de Dropbox. (Puede descargarse la aplicación móvil para iOS por un dólar, pero todavía no existe una versión móvil para Android.) Simplemente, dirija su navegador hacia la página web droptun.es, y dele permiso a la aplicación web para acceder a su cuenta de Dropbox. Encuentra automáticamente todos los archivos de audio almacenados ahí, y le permite reproducirlos sin tener que descargarlos.
DropTunes muestra sus carpetas de Dropbox en una columna al lado izquierdo de la pantalla. Haga clic en una carpeta y todos los archivos de audio que ésta contenga aparecerán en la página principal en el centro de la aplicación web. DropTunes carece de funciones avanzadas (como la de crear listas de reproducción o mezclar el orden de las canciones que está escuchando) pero funciona para la transmisión básica de música.
La interfase es sencilla y la aplicación para web carece de características avanzadas y profesionales, pero DropTunes hace que la transmisión de música sea mucho más sencilla.
 
IFTTT
Guardar información en su Dropbox no es difícil, pero puede hacer casi todo lo que hace en la web mucho más fácil con la ayuda de IFTTT, una herramienta gratuita muy útil que crea vínculos entre los servicios web. IFTTT significa If This Then That, que describe perfectamente lo que este servicio hace: Cuando algo pasa en alguno de los servicios que usa, IFTTT desencadena una reacción automática.
¿No está seguro de lo que puede hacer con IFTTT? Este servicio ofrece recetas de la comunidad que puede adaptar para su uso personal.
 
IFTTT le permite crear recetas utilizando canales, los cuales están compuestos de los servicios web que son componentes básicos de todo lo que el IFTTT puede hacer. Estos canales incluyen Facebook, Evernote, Correo Electrónico -y, por supuesto, Dropbox. Son 68 los canales disponibles en IFTTT. Para crear una receta, tiene que seleccionar el primer canal y luego el desencadenante (la parte If This). Una vez que ha elegido el canal, IFTTT muestra desencadenantes aplicables. El desencadenante es esa acción que debe ocurrir para que el resultado se pueda dar. En el caso de Dropbox, uno de los desencadenantes puede ser un archivo o foto llegando a su Dropbox.
Luego de seleccionar el desencadenante, elija el canal y la acción (La parte Then That) -lo que va a hacer el IFTTT cuando la acción desencadenante ocurra. Puede usar el IFTTT para automatizar gran parte del trabajo que realiza en Dropbox, o programarlo para que le avise cada vez que alguna acción ocurra. Puede, por ejemplo, programarlo para recibir un mensaje de texto cada vez que una foto sea guardada en su Dropbox. O puede salvar automáticamente todos los archivos adjuntos de Gmail a Dropbox, o salvar todas sus fotos de Instagram a Dropbox.
El IFTTT puede, por ejemplo, guardar las fotos de Instagram directamente en su Dropbox.
 
La lista sigue y sigue, pero al final los resultados son los mismos: Este servicio le permite ahorrar tiempo. IFTTT es un servicio complejo pero sumamente útil que puede hacer que su Dropbox se vuelva mucho más flexible. Sin embargo, entenderlo toma un poco de tiempo y recomiendo que navegue acerca de la amplia selección de recetas públicas que el servicio ofrece. Son muy útiles para demostrar justo lo que el IFTTT puede hacer, y puede usar cualquiera de ellas en su cuenta personal.
Send to Dropbox
IFTTT ofrece muchas opciones para añadir contenido a su Dropbox automáticamente -suficientes opciones como para abrumar. Si está buscando una manera más simple de enviar contenido directamente a Dropbox, Send to Dropbox es lo que está buscando. Este servicio gratuito genera una dirección de correo electrónico, y todos los archivos adjuntos mandados a esa dirección son salvados y guardados en Dropbox.
La versión gratuita de Send To Dropbox no le permite crear una dirección de correo electrónico personalizada.
Los primeros pasos son muy fáciles: Solo conectar Send to Dropbox a su cuenta de Dropbox para que genere de manera instantánea una dirección de correo electrónico para usted. Sin embargo, esto puede ser todo un desafío: Mi dirección de correo electrónico contenía una serie corta de números y letras elegidos al azar.
La actualización a la cuenta Pro, que cuesta 29 dólares al año, le permite personalizar su dirección de correo electrónico, que es una característica muy útil para los empresarios -especialmente para compartir esa dirección con los compañeros de trabajo. La cuenta Pro también proporciona varias direcciones y una lista blanca de correos electrónicos, para que asi pueda controlar quién puede mandarle archivos a su Dropbox.
De forma predeterminada, Send To Dropbox guarda los archivos en una carpeta que el servicio crea, pero puede crear sub carpetas dentro de ella.
 
De forma predeterminada, Send to Dropbox guarda sus archivos en una nueva carpeta llamada Apps/Attachments en su Dropbox. Si prefiere, puede cambiarle el nombre y agregar sub carpetas que contengan el nombre del remitente y el asunto. Sin embargo, no la puede compartir con otros usuarios de Dropbox, ya que es un tipo especial de carpeta para las aplicaciones de Dropbox.
En las pruebas que realicé, todos los archivos adjuntos enviados a mi dirección de correo electrónico Send to Dropbox, aparecían en Dropbox casi al instante y estaban organizados en las carpetas que había escogido. Si está buscando una manera rápida de mandar archivos a Dropbox, este es el servicio que está buscando.
Llevando a Dropbox hacia un mejor camino
Dropbox no necesita mucha ayuda. Después de todo, ya es fácil de usar e increíblemente práctico. Pero si está buscando acceder a más archivos, aumentar la seguridad, automatizar las tareas o escuchar música, hay aplicaciones de Dropbox que hacen su vida más fácil y es probable que la mayoría sean gratis.
Liane Cassavoy, PC World (EE.UU.)