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Lexmark presenta su estrategia "Imprima menos, Ahorre más!"

[22/05/2009] Lexmark, presentó en el Perú su estrategia Imprima menos, Ahorre más!, con la cual las empresas pueden obtener mayor eficiencia en sus procesos de trabajo y gastos operativos mediante la aplicación de cuatro pasos que les permite mejorar drásticamente su forma de trabajar y de imprimir. Según lo señalado por Julio Tuñón, director de soluciones corporativos de Lexmark América Latina, el problema real de la impresión descentralizada es que una de cada cinco páginas se tira a la basura, por lo que si nos enfocamos en imprimir menos —es decir, en el papel- se puede reducir más la huella de carbono, reducir los desperdicios y ser más eficientes. Al imprimir menos reducimos costos directos y operativos, ayudando a mejorar la eficiencia de la organización, indicó el ejecutivo.

Pero, ¿cómo se puede imprimir menos? Para Lexmark con la aplicación de cuatro pilares, la metodología Imprima menos, Ahorre Más permite que los clientes tengan como prioridad una reducción en sus costos, reevalúen su infraestructura de manejo de documentos, mejoren la gestión de sus dispositivos y transformen los procesos de flujo de trabajo.
Se trata de que las empresas apliquen una sencilla metodología que transforma sus procesos internos para optimizar el uso de plataformas y dispositivos, mejorar su administración y obtener ahorros considerables en impresión, indicó el ejecutivo. Este enfoque puede suponer un ahorro hasta del 40% en costos de impresión ((cifra basada en datos de Lexmark recopilados en las experiencias de los clientes de Lexmark Global Services), y una reducción del impacto medioambiental hasta del 65% (Encuesta de IPSOS/Lexmark en Europa "The State of Printing in 2007", diciembre de 2007).
El ejecutivo señaló que Los cuatro pilares sobre los que se fundamenta la estrategia Imprima menos, ahorre más! de Lexmark son:
1. Optimizar la arquitectura de sus dispositivos.
En este sentido, el ejecutivo señaló que Lexmark ayuda a sus clientes a instalar sus dispositivos en los lugares idóneos para garantizar que sus volúmenes de impresión sean los correctos. Una gestión proactiva de la base de impresoras puede suponer un ahorro hasta del 30% en costos (fuente: Gartner). Un componente esencial de la optimización de dispositivos proviene de la consolidación; con los dispositivos multifunción Lexmark es posible consolidar todas las funciones de manejo de documentos (impresión, copia, digitalización, fax) en un solo dispositivo compacto y de alto rendimiento, señaló Tuñón.
Sin embargo, el ejecutivo indicó que el objetivo no es solo reducir el número de dispositivos, sino también aumentar la productividad de los usuarios. Para ello, Lexmark ofrece un entorno de impresión distribuida más eficaz para los negocios entregando la mejor combinación de dispositivos: desde impresoras de escritorio a color y monocromáticas hasta dispositivos láser multifunción de alto rendimiento para grupos de trabajo.
2. Mejorar la administración diaria de los dispositivos.
El ejecutivo señaló que son muchas las empresas que aún no saben cuántos consumibles diferentes gestionan por mes; muchas de ellas tienen dificultad en encontrar los números de referencia de sus insumos, y la gran mayoría invierte mucho tiempo en ordenar los suministros. A todos estos negocios, Lexmark les ayuda a simplificar su trabajo diario, optimizando la arquitectura de sus dispositivos para ofrecer mejor eficiencia en sus procesos de servicio y mantenimiento. Además, la posibilidad de tratar con un único proveedor de confianza, les ayuda a simplificar considerablemente su gestión diaria. También es posible implementar un sistema de costo por página que incluya todos los elementos -hardware, consumibles, mantenimiento, leasing e incluso servicios de gestión de impresiones, en un único contrato global basado en una metodología precisa de facturación por página, indicó el ejecutivo.
3. Implementar prácticas eficaces.
Con un volumen de impresión medio de mil páginas mensuales por empleado (Fuente: IPSOS), es imperativo fomentar el ahorro e imprimir menos. Tuñón indicó que con las soluciones de Lexmark, es posible reducir el número de páginas impresas diariamente, y promover hábitos responsables que estimulen el ahorro de costos de impresión entre los empleados. 
Son muchas las tecnologías de Lexmark que facilitan este proceso, entre ellas, la impresión dúplex, los niveles de ahorro de tóner-que reducen hasta un 50% los costos-; cartuchos de alto rendimiento; vista previa en pantalla de la digitalización; escaneo directo a correo electrónico; tecnología ColorCare que permite decidir quién puede imprimir en color, funciones de seguridad, y programas de devolución de cartuchos que promueven el cuidado ambiental y un reciclaje efectivo, entre otros, indicó Tuñón.
En este sentido, el ejecutivo demostró una función de los equipos multifuncionales de Lexmark, denominada MyMFP, que es una llave USB que se le da a cada usuario y que almacena su perfil de lo que puede hacer. Al conectar el USB al multifuncional, se le presenta un menú personalizado con las opciones que el usuario tiene para esa impresora, por ejemplo podría no tener habilitada la función de imprimir a color. Adicionalmente, el equipo tiene un lector de proximidad que permite que una vez que el usuario pasa su tarjeta -que utiliza para ingresar a la empresa y marcar- cerca al lector, se le muestra en pantalla los trabajos que tiene para imprimir. Desde esa pantalla puede decidir qué imprimir, si hay algún documento que ya no necesita ser impreso, y una vez que decide cuáles de ellos imprimir, el equipo contabiliza las impresiones que ha realizado ese usuario.
4. Transformar los procesos de flujo de trabajo.
Tuñón indicó que el envío de documentos a múltiples destinos o la provisión de formularios pre-impresos entorpecen el flujo de trabajo; además, la ineficiencia causada por la pérdida de documentos y los errores derivados de la entrada manual de datos perjudican la productividad y debilitan la capacidad de reacción de una empresa
Es por ello que la optimización del flujo de trabajo y la eliminación de las limitaciones del papel adquieren hoy mayor importancia que nunca. Los dispositivos multifunción de Lexmark ofrecen una variedad de métodos que permiten optimizar los procesos de tratamiento de documentos, incrementar la productividad, imprimir menos y ahorrar más, señaló el ejecutivo.
Optimizar significa tener los equipos correctos, la cantidad correcta, en los sitios correctos, finalizó el ejecutivo.
CIO, Perú