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Casos de éxito

San Fernando implementa SAP

Pensando en su expansión hacia otros países.

[16/09/2013] Las implementaciones de SAP nos ofrecen la posibilidad de sumergirnos en la vida diaria de muchas grandes empresas. Y es que la implementación de estos sistemas, en ocasiones, implica tal grado de complejidad que los casos de éxito representan una guía que otras organizaciones pueden considerar para sí mismas.
Uno de esos casos fue el que desarrolló San Fernando. La empresa que conocemos por sus productos pecuarios ha implementado el ERP de SAP con éxito, a pesar de contar con antecedentes negativos debido a intentos anteriores y a las particularidades de la industria en la que San Fernando se encuentra.
En una reunión en la que se expuso su caso pudimos conocer la forma en que se realizó esta implementación y todo lo que implicó este proceso. SAP fue el que proporcionó la solución, pero fue IBM el que realizó la implementación para San Fernando.
Fue por ese motivo que Mariano Zegarra, partner de Global Business Services de IBM Perú, inició la reunión presentando a los actores principales que expondrían sus experiencias. IBM y SAP, no siempre compiten, también son socios en ocasiones como ésta.
La implementación
Las implementaciones siempre son un trabajo de muchas personas, y por ello es que al momento de mostrar la experiencia de San Fernando en la implementación de SAP, la exposición estuvo a cargo de dos personas.
La primera de ellas fue Andrés Colichón, gerente corporativo de Administración y Finanzas de San Fernando, quien expuso las consideraciones estratégicas de la implementación; y la segunda fue Juan Arias, gerente de Tecnología de la Información de la misma empresa, quien presentó los detalles finos del proceso.
Colichón explicó que la decisión de implementar el ERP de SAP no se tomó en base, al costo sino con el objetivo de tener una plataforma de clase mundial que ayudara a la empresa en su expansión hacia otros países.
Pero por supuesto, había algunos antecedentes que había que considerar.
El ejecutivo sostuvo que la implementación iba a ser particularmente complicada ya que la empresa venía de haber realizado ya una implementación de un ERP que no llegó a cumplir sus expectativas. Proponer una nueva implementación iba a generar, con seguridad, la resistencia de las personas que iban a considerar el esfuerzo como otro intento fallido, pero por supuesto éstas no eran las únicas consideraciones a tomar en cuenta.
Colichón tenía que ocuparse de tres frentes al mismo tiempo: la organización, la información y la tecnología; cada uno con una problemática en particular.
En el caso de la organización, la empresa estaba pasando por un rápido proceso de transformación -de empresa familiar en empresa con una gestión basada en un buen Gobierno Corporativo.
En el frente de la información, era evidente que la organización tenía una capacidad limitada de capitalizar la información existente para la toma de decisiones; además algunas operaciones que no estaban siendo soportadas por el ERP exigían una operativa muy manual y ofrecían poca trazabilidad.
En el frente tecnológico, la organización contaba con unas 18 bases de datos y múltiples hojas de cálculo; es decir, había una escasa integración entre las múltiples bases de datos. Por otro lado, la excesiva customización del ERP anterior dificultaba su escalamiento y mantenimiento.
En base a estos frentes, Colichón identificó algunos retos que tendría que resolver con la implementación.
Uno de ellos, como ya se mencionó, fue la resistencia de la propia organización al cambio. Los antecedentes poco favorables de la implementación previa jugaban en contra de una nueva implementación.
Otro de los retos estaba dado por el hecho de que se tenía que implementar no solo el ERP sino también, en paralelo y al mismo tiempo, una solución vertical especializada en industrias pecuarias que sería la que se encargaría de la parte operativa de San Fernando.
Y, por si fuera poco, había una restricción en el tiempo en el que se podía realizar la implementación. Dadas las características de la empresa, desde mediados de noviembre de cada año toda la organización se vuelca a la campaña de fin de año en la que se tienen que vender entre 1,5 a dos millones de pavos. La implementación se debía completar antes de esa fecha, lo cual implicaba hacerla en siete meses. Un lapso breve para una implementación de SAP.
Una importante consideración adicional: los procesos de la empresa debían adaptarse a SAP, y no al contrario. Ello implicaba cambiar procesos y establecer la mínima customización posible.
Para enfrentar estos retos Colichón planteó una estrategia que se focalizó en cuatro áreas: asegurar una fase cero rigurosa, adecuar la empresa a la herramienta -y no al revés-, alinear la infraestructura TI y gestionar proactivamente el cambio.
De la fase cero Colichón recuerda: Me pedían cambios y eso me costó fricciones inclusive con la dirección. Ello es una muestra de la importancia del sponsor del proyecto quien tiene que enfrentarse con lógica a los usuarios para evitar que ocurran cambios. Aquí se fue una buena parte del tiempo.
En cuanto a adecuar la empresa a la herramienta, ello supuso que se tenía que identificar los procesos de negocios que debían ser modificados. El esfuerzo era grande pero como recompensa se prometía reducir el riesgo de adecuar la herramienta a malas prácticas del negocio y reducir, también, el riesgo de conflictos críticos al momento de la salida en vivo.
Alinear la infraestructura TI era algo obvio pero que se tenía que hacer. No era posible que en algún momento de la implementación se dieran cuenta que les faltaba un servidor u otro hardware para poder realizar las acciones necesarias.
En lo concerniente a la gestión del cambio, Colichón explicó que se generó un plan de comunicación, se mapeó a los stakeholders y se comunicó con todos ellos.
Los detalles
Juan Arias, luego de la presentación de Colichón, dio mayores detalles de lo que significó la implementación.
La implementación buscaba colocar el ERP de SAP en el medio de la nueva plataforma TI de San Fernando. El ERP se implementaría con los módulos de gestión comercial, gestión de la cadena de suministros, control de producción industrial, gestión financiera, contabilidad y costos.
Pero junto al ERP se implementaría una solución de control de producción pecuaria -una solución vertical muy especializada- que se llama Mtech. Estos dos nuevos elementos se unirían al Siscam, que es el sistema encargado de las ventas de campañas; y una actualización de Meta4 – People Net, que es una solución de recursos humanos. Estos cuatro elementos conformarían la plataforma TI de San Fernando.
La implementación en sí comenzó con una fase pre operativa que se inició en octubre del 2011 en la que se obtuvo la aprobación del proyecto, se contrataron licencias, infraestructura y consultoría, y se realizó la constitución y entrenamiento del equipo implementador, el cual llegó a estar conformado por unas cien personas, 60 internas y 40 externas.
La fase 0 de diseño de procesos de inició en enero del 2012 y en ella se realizó la definición de los procesos de negocio y la identificación de los desarrollos. Además, aquí se realizó la identificación de las necesidades de ajuste a los procesos críticos. Esta fase duró 13 semanas hasta abril del 2012.
En abril del 2012 se dio inicio a la fase 1 de implementación propiamente dicha que duró 27 semanas hasta octubre del 2012, y unos días después, el 2 de noviembre del 2012 se salió a producción.
Luego de ya de unos meses de pasada la implementación se ha logrado bases de datos integradas, con trazabilidad, mínima intervención manual y mayor confiabilidad.
Los cierres contables que antes podían brindar información luego de 20 días, ahora pueden hacerlo en ocho, y la auditoria anual ahora se cierra en febrero.
Con el ERP de SAP ahora se tiene un esquema de seguridad robusto y 100% auditable; además, ahora los procesos de negocio se encuentran alineados con las mejores prácticas brindadas por SAP, y la plataforma tecnológica es estable y escalable.
Luego de su presentación conversamos con Colichón sobre el momento en el que ahora se encuentra. Estamos en la fase de estabilización del sistema, nos encontramos en un 70% y creemos que vamos a terminarla en el plazo que nos establecimos de 12 meses. Luego montaremos cosas más complejas, finalizó el ejecutivo.
Las razones de SAP
Ya que se trataba de una reunión en la que se mostraría una implementación de SAP, esta empresa fue invitada también a presentar las ventajas que podía ofrecer a las organizaciones.
Esto lo hizo a través de Ricardo Gargurevich, gerente de canales de SAP, quien ofreció una presentación en la que destacaba las razones por las que los clientes eligen SAP.
Una de las razones que esgrimió Gargurevich fue el liderazgo. De acuerdo al ejecutivo, SAP es el proveedor líder de aplicaciones empresariales con una participación de mercado de 36,1% a nivel mundial y de 49,3% a nivel local. La empresa germana, además, atiende a 120 países en 25 industrias en 37 idiomas con 75 oficinas a nivel mundial y más de 2.700 asociados.
Específicamente hablando, Gargurevich indicó que su firma es el proveedor líder de aplicaciones empresariales ERP de midmarket, y mostró un cuadrante mágico de Gartner en el que se veía que el SAP Business All in One era la solución que se encontraba más arriba a la derecha del gráfico.
Una segunda razón presentada por el ejecutivo fue la oferta de innovación. De acuerdo a Gargurevich, SAP es un único proveedor que asegura la consistencia a través de todas las aplicaciones, diseñando y orquestando una verdadera red de soluciones.
Nuestra estrategia de productos incorpora tecnologías in memory, computación en la nube, y tecnología móvil en una sola plataforma de aplicaciones que minimiza las interrupciones, indicó.
Otra razón más es la experiencia y el expertise en la industria. SAP se encuentra presente en la mayoría de las empresas de la lista Forbes 2000, llegando a 83% de ellas en el sector de Manufactura Discreta, o 57% en el de Servicios Financieros.
Junto con estas razones Gargurevich presentó otras tantas como la analítica o la movilidad; y hacia el final de su presentación destacó la presencia de IBM como un viejo socio que viene acompañando a la firma europea por más de 40 años. Para SAP, IBM es un consultor líder, indicó el ejecutivo.
Jose Antonio Trujillo, CIO Perú