Llegamos a ustedes gracias a:



Noticias

16 formas en que las TI pueden hacer menos con menos

Aunque le pidan que haga más con menos

[25/05/2009] Tiempos duros requieren de medidas duras. Los despidos y reducciones no tienen freno. Incluso si su presupuesto de TI es relativamente estable, probablemente le pedirán que haga más con menos.

Pero quizás una mejor solución sería hacer menos con menos -reducir la producción en servicios sobre-adjudicados, restringir gastos de capital innecesarios, y limpiar la casa de aplicaciones heredadas y software huérfano-. Esta podría ser su oportunidad para demostrarle a la organización cómo puede ahorrar dinero usando software de fuente abierta, virtualización, cómputo en la nube, o software como servicio (SaaS).
Empujados hacia el borde, los altos directivos pueden probar ser más receptivos a las ideas que usted se moría por implementar por largo tiempo. En resumen, ahora es cuando las TI pueden mostrar su verdadero valor.
Creo que este es el año que las TI se suben a la base y muestran cómo podemos hacer los negocios más eficientes, señala Patti Dock, COO de DataMotion, proveedor de servicios de gobierno de datos. Alguien tiene que hacerlo. Creo que los profesionales de TI pueden volverse evangelistas de la eficiencia en la organización.
Con un gran cambio, viene una gran oportunidad. Hay 16 maneras en las que puede lograr los mismos -o mejores resultados- haciendo menos, y mantener a su equipo cuerdo e intacto en el proceso.
1. Planéelo en blanco y negro.
El primer paso hacia hacer menos es resolver la carga real de TI. En otras palabras, tomar cuenta de todos los recursos que se necesitan para mantener las luces corriendo, así como esos proyectos de desarrollo en el quemador trasero.
Esto es más difícil de lo que suena, señala Jim Smith, CEO de Enterprise Management Group, el cual por años se especializó en resolver los problemas de departamentos de TI en dificultades.
Como una firma de servicios, el grupo Smith tomaría el control de las operaciones de TI dentro de grandes organizaciones, y haría que cada administrador diera cuenta de cada hora del tiempo de cada empleado por el siguiente año. Luego, Smith presentaría los resultados a la gerencia. La lista del proyecto siempre ha excedido el número de cuerpos necesarios para completar el trabajo. Los oficiales entonces serían forzados a tener un diálogo abierto sobre cuáles proyectos financiar y cuáles cortar.
Smith dice que su grupo rutinariamente lograba cortar 10 a 20% del presupuesto de TI de cada organización en menos de tres meses. Nosotros eliminamos el misterio de que las TI son alguna cosa amorfa que no pueden entender, señala Smith. Estas cosas no son humo, espejos y magia. Son trabajo, como cualquier otro departamento. Y una vez que el lado de negocios entiende lasTI, no pueden criticarlas más, porque ellos son quienes toman las decisiones.
2. Enfóquese en ganancias a corto plazo
Por años, a los gerentes de TI se les ha enseñado a pensar estratégicamente y a planear a largo plazo. Pero para muchas organizaciones, el futuro es ahora, señala Joe Wolke, director de estrategia de TI en Forsythe Solutions Group. "Un proyecto con un retorno significativo que no haya sido llevado a cabo por tres a cinco años no tiene sentido, si a un CIO se le da el encargo de reducir costos este año, señala.
Si usted está trabajando en un proyecto complejo que se extiende por varios años, divídalo en piezas, encuentre las partes con los mayores resultados inmediatos, e implemente esos primero, indica Wolke. El mundo cambia demasiado rápido para apostar en un retorno a largo plazo que quizás nunca se realice. Debe ser realista, dice. Existe el peligro de que pueda estar suboptimizando para el largo plazo, pero si le preocupa que su compañía pueda no estar aquí a largo plazo, tiene sentido tomar esa decisión.
3. Asesine su SLA
Al manejar las solicitudes de tecnología del lado de negocios, muchos CIO simplemente no saben decir no. El resultado: mantenimiento interno y acuerdos de servicio que van mucho más allá de lo que es necesario para mantener el negocio corriendo.
Encontramos muchas compañías gastando dinero en un mantenimiento que no se alinea con sus expectativas, señala Wolke. Si le preguntas al cliente qué nivel de servicio quieren, siempre te dirán 24/7. Tienes que sentarte con ellos y preguntar: Si este sistema se apaga a las 2 am de un domingo, ¿realmente necesitas que alguien venga a arreglarlo, o puede esperar hasta las 7 am del lunes?.
John Baschab, director administrativo de Technisource Management Services, recomienda que los gerentes de TI se reúnan con los stakeholders de negocios armados con un menú a la carta de ofertas de servicios, respaldadas por los costos y las estadísticas de uso de cada uno.
Quieres ir y decir algo como Nuestra recomendación es deshacerse del soporte de los fines de semana y de la madrugada porque estamos gastando mucho dinero y solo estamos respondiendo cuatro llamadas por hora, añade. Si les das la oportunidad de elegir y escoger, es mucho más probable que tenga una conversación exitosa.
Wolke señala que racionalizar las expectativas de servicio interno también puede reducir el desgaste del equipo de TI: Si le pides a la gente que cubra sistemas 24/7 o cargue pagers a todos lados, vas a consumir a tu equipo de operaciones TI.
4. Maximice su almacenamiento
 Aun cuando las necesidades de datos de su compañía están creciendo, las probabilidades son que posiblemente no tenga que invertir ahora en más almacenamiento, especialmente cuando el ROI está a años de distancia.
Richard Clark, CEO del fabricante de software de almacenamiento APTARE, nota que la mayoría de las empresas usa solo 30 a 45% del almacenamiento que ya tienen asignado -dejando cantidades significativas de lo que Clark llama bolsillos escondidos o almacenamiento sin reclamar-.
Las compañías inteligentes se volverán muy analíticas en la comprensión de cuánto almacenamiento tienen disponible realmente, indica. Dadas las enormes inversiones que las organizaciones hacen en almacenamiento, la visibilidad en cuánto realmente está siendo usado -versus solo asignado- puede hacer una diferencia significativa en los costos.
La segunda mitad de la ecuación es deshacerse de los rastrojos, señala Sunny Gupta, CEO de Apptio, proveedor de soluciones TI para la optimización de costos.
Todos saben esto, pero es políticamente difícil hacer algo al respecto, señala. Necesitas conseguir que la gente vaya por toda la red de almacenamiento o la aplicación de almacenamiento, y deseche o archive ítems que ya no se necesitan. El almacenamiento es costoso -7 a 12 dólares por gigabyte administrado- y está creciendo al 30 o 50% por año. Ganar de vuelta algunos gigabytes por empleado puede traer ahorros de 200 mil dólares o más, dependiendo del tamaño de su organización.
5. Vaya a la fuente abierta
Los beneficios de irse hacia las aplicaciones de fuente abierta son bien conocidos, igual que los riesgos. La buena noticia es que el software de fuente abierta ha recorrido un largo camino hacia estar listo para las empresas, señala Amit Pandey, CEO de Terracotta, fabricantes de un producto de clustering de fuente abierta para aplicaciones Java.
"Hay muy buenas alternativas de fuente abierta a los monolíticos servidores de aplicación JEE como Weblogic, señala Pandey. Los componentes ligeros como Spring, Jetty y Tomcat no solo salvan costos directos, sino que pueden ahorrar un significativo esfuerzo de desarrollo. De manera similar, las bases de datos de fuente abierta como MySQL, cuando se complementan con soluciones de manejo de datos con memoria interna de alto rendimiento, pueden reemplazar bases de datos costosas, ahorrando una considerable cantidad en pagos de licencias y costos de soporte continuo.
Por ejemplo, cuando la firma de construcción comercial Balfour Beatty necesitó integrar sus aplicaciones JD Edwards EnterpriseOne y AutoDesk Constructware en un nuevo sistema ERP, se volvieron hacia una solución de integración de fuente abierta llamada Jitterbit.
"La solución de Jitterbit proveyó la misma arquitectura robusta que sus competidores, y a un costo total de propiedad mucho más bajo, señala Kasey Bevans, CIO de Balfour Beatty Construction. "Además de la integración de ERP, nuestro equipo de TI fue capaz de usar Jitterbit de manera creativa, con entrenamiento limitado, para automatizar el proceso de las transacciones bancarias.
Que el software de fuente abierta sea correcto para su organización depende de varios factores, incluyendo su cumplimiento de estándares y los requerimientos de seguridad, y qué tan ampliamente es soportada la aplicación, señala J Schwan, un socio administrativo de Solstice Consulting.
Aquél en el que usualmente puedes colgar tu sombrero es el tamaño y la actividad de la comunidad que soporta una aplicación de fuente abierta, indica Schwan. ¿Qué tan activos son los foros de discusión y de soporte? ¿Qué tan rápido aparecen nuevos lanzamientos o nuevas características? Cuanto más involucrada está la comunidad de fuente abierta, más segura es la inversión.
6. Considere hardware restaurado
Los presupuestos de capital son más estrechos que nunca, así que esa reparación total de su datacenter puede tener que esperar. Pero todavía puede impulsar su capacidad dentro de un presupuesto utilizando equipos restaurados o usados.
Refrescar servidores y redes es un compromiso de mucho tiempo, sin mencionar costoso -así que más y más administradores de TI están escogiendo maximizar lo que tienen, en lugar de optar por una actualización completa-, señala Corey Donovan, VP en Vibrant Technologies, un vendedor mundial de hardware de red usada. La demanda de partes como memoria, drives y CPU ha superado grandemente las RFQ (solicitudes de presupuesto) de sistemas completos. Nuestros clientes están maximizando su base instalada, y ahorrando 50% o más al comprar esas partes en el mercado de equipos usados.
Si restaurar sus viejos sistemas no es una opción, quizás sea capaz de estirar sus dólares de TI eligiendo los recursos de tecnología de negocios fallidos, señala Baschab de Technisource. Ingrese a la base de datos federal PACER para encontrar compañías locales que han solicitado el Capítulo 7, y contacte a los fiduciarios y liquidadores. Los liquidadores están motivados a vender, y el mercado para estos bienes no es muy eficiente ni competitivo, señala Baschab. Puede explotar esta situación para encontrar algunos tratos muy buenos.
7. Vuélvase virtual, pero elija sus puntos
Virtualizar, incluso parte de su datacenter, puede ahorrarle dinero de espacio de racks, electricidad y enfriamiento, mantenimiento y recuperación de desastres, así como darle más flexibilidad, señala Wolke de Forsythe Solutions. Pero no todo puede ser virtualizado, advierte.
Virtualizar bienes que no están al final de su vida, o cuya vida está siendo extendida para evitar gastos de capital, no cortará sus costos de hardware, indica Wolke. Los servidores que están cerca del fin de sus ciclos de vida son los mejores candidatos para virtualización.
Pero no espere un arreglo rápido del presupuesto al volverse virtual, advierte Gupta de Apptio. Tratar de adoptar un ambiente virtual no es cosa fácil, dice. Tienes que invertir más por adelantado, y el retorno sucede en un período de tiempo más largo. Puedes terminar gastando más en los primeros dos años lidiando con gente y temas de servidores, licencias de software, y administrando el ambiente. Cuando se emplea como un medio para una estrategia de largo plazo; sin embargo, está ahorrando el dinero de nuestros clientes.
8. Limpie las aplicaciones con telarañas
¿Las buenas noticias? Los presupuestos ajustados son una oportunidad para deshacerse de aplicaciones redundantes o heredadas a las que los usuarios todavía se aferran, pero en la que ya no puedes gastar más para soporte, apunta Gupta de Apptio.
El primer consejo de Gupta para administradores de TI que quieren cortar costos es encontrar aplicaciones que ya no se usan -o que se usan raramente- y que todavía están ocupando infraestructura, gente de soporte, precios de licencias y gastos administrativos. Apáguelas, recupere los costos de licenciamiento y saque eso del presupuesto.
Un lugar con el que TI siempre ha luchado ha sido la racionalización de aplicaciones, añade Wolke de Forsythe Solutions. ¿Cuántos sistemas de planillas o CRM tiene? En realidad, muy poco se apaga. Pero los ambientes económicos como éste, generalmente empujan a los líderes de las empresas a poner los pies en el suelo y decir, No nos interesa si te gusta esta aplicación, se va. Es realmente una oportunidad de retirar costos de hardware, liberar bienes raíces en su datacenter, y no tener que mantener más ciertos juegos de habilidades in house.
9. Revoque licencias que no se usan
Ahora es el momento de extirpar las aplicaciones que está pagando pero que nadie está realmente usando, señala Rathin Sinha, CMO de NaviSite, un proveedor de hosting y administración de aplicaciones.
¿Tiene un sistema de generación de boletines, pero no ha salido ningún boletín en seis meses?, señala. Cancele la suscripción. ¿Ha comprado 50 licencias de una aplicación de software pero solo 10 están siendo usadas? Recórtelas.
10. Únase a la multitud de la nube
La computación en la nube puede proveer los beneficios de un datacenter completamente equipado a una fracción del costo. Pero como la virtualización, puede no ser la mejor opción para cada aplicación o empresa con requerimientos muy pesados de acatamiento de estándares o seguridad.
Creo que hay oportunidades muy reales de ahorrar dinero impulsando la nube, pero no es un argumento en blanco y negro, señala Gupta. Si eres una compañía de servicios financieros o una de las Fortune 100, necesitará echar un mayor vistazo a la seguridad de los datos, su confiabilidad y a la disponibilidad de la nube.
Si decide moverse hacia la nube, empiece con ambientes poco utilizados de alto costo, sugiere Ian Knox, director de administración de producto de Skytap, un proveedor de labortorios virtuales basados en la nube. "Los ambientes dinámicos como desarrollo y prueba de aplicaciones son los candidatos ideales para migrar a la nube, ya que la capacidad y el gasto fácilmente suben y bajan basados en la demanda.
Schwan de Solstice Consulting dice que su firma usa cloud computing para replicar los ambientes de prueba de software de sus clientes, a una fracción del costo de las soluciones tradicionales.
En el pasado teníamos que adquirir servidores e instalar el software del cliente en ellos, señala. Ahora, puedo arrancar un servidor virtual desde GoDaddy por menos de 40 dólares al mes, o pagar menos de un dólar la hora por un servidor Microsoft SQL completo en EC2 de Amazon. Eso es tremendo. La habilidad de hacer eso, y pagar solo por el tiempo que necesitas es definitivamente algo que la gente puede aprovechar inmediatamente.
¿Si espero que Citigroup o Starbucks se deshaga de su infraestructura empresarial y se mueva hacia la nube en los próximos dos o tres años? Probablemente no, añade Schwan. Pero pienso que las grandes organizaciones empezarán a hacer inversiones en la nube a través de sus ambientes de prueba.
11. Cubra su SaaS
Igual que con la computación en la nube, usar software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés) para reemplazar aplicaciones empresariales puede ayudarlo a reducir sus costos fijos, dándole más flexibilidad cuando los presupuestos son apretados.
Pero SaaS es usualmente una mejor opción para organizaciones más pequeñas que no han hecho todavía inversiones significativas de infraestructura en aplicaciones, como aquellas que ofrecen los proveedores de SaaS, señala Gupta de Apptio.
Si estás mirando una nueva categoría de aplicación donde todavía no tienes la gente o la experiencia, ¿por qué querrías construir una organización interna con una estructura de costos fijos cuando puedes mantenerla variable?, pregunta. Es mucho más fácil reducirse usando SaaS.
Pero algunas aplicaciones SaaS -como CRM y automatización de la fuerza de ventas- están más maduras que otras, anota Schwan. Él advierte a los administradores de TI que empiecen con aplicaciones SaaS que se integran bien con lo que la organización ya está usando, de modo que puedan acomodarse con el ambiente.
12. Reduzca sus ciclos de desarrollo
Las metodologías de desarrollo rápido de software como las ágiles pueden darle resultados más rápidos con menos costo y esfuerzo, señala Ryan Martens, CTO de Rally Software, un proveedor de administrador ágil de ciclo de vida.
"Al adoptar enfoques de desarrollo de software ágiles, las compañías han incrementado su colaboración y productividad, han acelerado su tiempo hacia el mercado, y se han alineado mejor con las necesidades generales del negocio en comparación con los proyectos tradicionales de cascada, dice.
Las metodologías ágiles evitan hitos y planeamientos a largo plazo para las reuniones diarias con los interesados en el negocio (stakeholders), enfocándose en producir un producto listo para ser embarcado cada mes, si no antes. Una encuesta encargada por Rally Software y conducida por QSM Associates encontró que los equipos que usan prácticas ágiles entregan software al mercado 37% más rápido, con el mismo nivel de defectos que los métodos de desarrollo más tradicionales.
Pero el desarrollo rápido tiene sus desventajas, particularmente en industrias altamente reguladas, anota Baschab de Technisource. La opción de trabajar con metodologías ágiles depende de los riesgos involucrados y del acatamiento de estándares requerido.
Las metodologías ágiles trabajan mejor para algunas compañías que para otras, anota. Necesita asegurarse de que cumple con todos los requerimientos de compliance primero. No quisiera que la NASA o una compañía de servicios financieros las usara.
13. Refrene su adicción al correo electrónico
Exprima mayor productividad de su gente quitándoles la costumbre del correo electrónico. De acuerdo con Osterman Research, el trabajador de oficina promedio pasa 847 horas al año -o más del 40% de un típico año de trabajo- solo manejando su correo electrónico.
El problema no es solamente que los empleados gastan mucho tiempo usando su correo electrónico; es que ellos lo usan para las tareas equivocadas, señala Krishen Kota, presidente de AdminiTrack.com, la cual provee una aplicación basada en línea para rastrear problemas y defectos.
Ellos tienen complejas discusiones de grupo por correo electrónico, luego tratan de rastrear tareas por correo en lugar de usar un sistema centralizado, indica Kota. El resultado es una cadena de intercambios por correo que se vuelve más confusa e improductiva -lo que yo llamo ping-pong multidimensional-. Es como un grupo de bolas de ping-pong lanzadas por numerosos jugadores, rebotando desde múltiples superficies a velocidad warp. ¡Dejen que los malentendidos vuelen!.
Una mejor idea, dice, es usar reuniones cara a cara, o llamadas de conferencia para administrar mejor el tiempo de todos: No siempre se puede evitar las comunicaciones improductivas, pero pensar mejor en el método de comunicación antes de comunicarse, puede incrementar su productividad notablemente.
14. Premie a los empleados con regalos de los fabricantes
Si no han regresado ya a los fabricantes clave y negociado mejores tratos, ciertamente ahora es el momento. Incluso si sus fabricantes alcanzaron su máximo, todavía podrían tener cosas que ofrecerle que no les cueste nada -como entrenamiento extra, invitaciones a eventos o incluso dedicar servicios de consultoría, señala Baschab de Technisource.
Si su fabricante ya está ofreciendo una sesión de entrenamiento para 10 personas, probablemente no le costará mucho añadir una undécima persona, comenta. Podrían estar patrocinando un evento o convención y tener pases extra que pueden compartir con usted. Puede pasarle estas cosas a sus empleados, quienes apreciarán que todavía esté dispuesto a invertir en ellos, a pesar de los tiempos difíciles.
Entretanto, su firma de consultoría puede tener expertos sentados en la banca, trabajando en proyectos internos mientras esperan por una asignación, añade. Pregunte si puede hacer uso de su pericia ahora, y retribúyalo después cuando tenga más flujo.
15. Dele a su gente un aumento virtual
Si su firma no está aumentando los salarios este año, busque formas para equilibrar lo que le cuesta a los empleados llegar a trabajar diariamente. Reducir los costos de transacciones de los empleados tiene el efecto de darles un aumento virtual, anota Baschab.
Por ejemplo, días de vestimenta casual puede reducirle las cuentas de la lavandería a los empleados, en tanto que cada día con teletrabajo es un día menos gastado pagando por gasolina y cargos de peajes. Aplicaciones como las Soluciones de Reunión TelePresencia de Cisco, o incluso Skype 4.0 y una cámara web pueden traer a los empleados que trabajan desde su hogar al mismo cuarto cuando necesite algún tiempo cara a cara, añade Baschab.
Además de hacer al planeta un poco más verde, más teletrabajo puede también aumentar la productividad, añade Patti Dock de DataMotion.
"Los trabajadores de Estados Unidos gastan un promedio de 47 horas al año viajando de su casa al trabajo a través del tráfico de las horas pico. Esto añade hasta 3.7 mil millones de horas y 23 mil millones de galones de gasolina desperdiciados en el tráfico cada año, nota Dock, citando estadísticas de Planet Green. "Las empresas necesitan adelantarse a la curva e implementar tecnologías eficientes que faculten a sus empleados a trabajar remotamente, de manera segura y más costo-efectiva.
16. Compre donouts
Los equipos de TI están acostumbrados a tener jefes que los lleven a almorzar o a ser enviados a reuniones anuales, pero gracias a los recortes de presupuesto, muchas compañías ya no están haciendo eso. Así que los gerentes de TI necesitan encontrar formas fáciles de recompensar a los empleados por su trabajo duro en tiempos difíciles, señala Baschab.
"Yo traje donouts para algunos de mi equipo el otro día, señala. Me costaron 20 dólares. Es una manera costo-efectiva de levantar la moral, y la gente realmente lo apreció.
Dan Tynan, InfoWorld (USA)