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Reportajes y análisis

El customer innovation tour de SAP

[07/10/2013] Hace un par de semanas se llevó a cabo un tour de prensa en el que SAP buscaba mostrar a un grupo de periodistas la forma en que las compañías y organizaciones brasileñas han adoptado la innovación para hacer frente a los desafíos más grandes de la región, y para ser más competitivas también.
La reunión se realizó en Brasil y fuimos invitados a ella con el objetivo de presenciar la forma en que las empresas de una de las actuales potencias emergentes del mundo, utilizan la tecnología de la corporación germana. Petrobras fue, sin duda, la empresa más grande de la cual recopilamos información durante el viaje, aunque por supuesto, no fue lo único interesante que se pudo ver.
Brasil
Sin duda, el que SAP haya realizado el esfuerzo de invitar a un grupo de periodistas de diversas partes del globo, tiene que ver con el lugar elegido para la reunión. Brasil se ha constituido recientemente en una de las potencias emergentes del mundo y sus empresas no son sino el reflejo de esa preponderancia.
Por ello al reunir a hombres y mujeres de prensa de China, Sudáfrica, Australia, Estados Unidos, Reino Unido, Alemania, Colombia y Perú, SAP no solo habló de sí misma o de las empresas que son sus clientes, sino también del desarrollo del país en el campo de las tecnologías de la información y comunicaciones.
Para ello, una de las reuniones, la que se produjo el primer día, en Sao Paulo, fue con Brasscom, una organización que representa a las compañías más importantes de Brasil en la industria TIC, y que trabaja de nexo entre los sectores público y privado. Brasscom trabaja en cinco áreas (Institucional, Desarrollo de Mercado, Educación y Recursos Humanos, Infraestructura y Convergencia Digital, y Regulaciones) y promueve la excelencia y la innovación en la industria TI brasileña.
Esta organización presentó un programa mediante el cual envían a jóvenes brasileños a estudiar a las mejores facultades de tecnología del mundo. El esfuerzo implica enviar a literalmente miles de estudiantes a estos centros de estudio de manera gratuita.
El objetivo es incrementar la participación de Brasil en el PBI global de 5% a 8% para el 2022. Para ello se va a seleccionar a un primer grupo de 100 mil jóvenes de entre 16 a 25 años a través de un portal en el cual se les realizará preguntas para determinar sus áreas de interés y, con ello, elegir las mejores universidades a las que podrían asistir.
Antonio Gil, jefe de Brasscom, ha señalado que aunque esto podría parecer una fuga de cerebros no hay nada más alejado de la verdad. China, indicó el expositor, se ha beneficiado en el pasado de una práctica similar. De hecho, el gobierno espera fomentar el programa incrementando en 10 veces el financiamiento del mismo. 
Por supuesto, SAP es uno de los miembros de Brasscom y, por ende, también uno de los promotores de esta iniciativa.
Petrobras
Sin embargo, la visita a Petrobras fue una de las más esperadas y se produjo el segundo día, luego de un corto vuelo hacia Rio de Janeiro. Petrobras casi no requiere de mayores presentaciones, es la empresa petrolera más grande de Brasil y una de las más importantes del país.
Con un tamaño tan grande no es de sorprender que una de las herramientas que se iban a ver sería HANA, la base de datos en memoria de SAP que ofrece rapidez en el procesamiento de grandes volúmenes de datos. Y, por supuesto, Petrobras tenía grandes volúmenes de datos que procesar.
Pero, además, con operaciones en 27 países y el puesto número siete entre las empresas de energía más grandes del mundo que cotizan en bolsa, Petrobras ofreció otro caso de uso de la tecnología de SAP: el monitoreo continuo con GRC Process Control.
El primero de ellos fue un caso en el que se decidió utilizar HANA para aligerar la carga del procesamiento de los impuestos federales que tenía que pagar la corporación. Los cálculos de lo que se debe pagar se deben realizar entre los días 5 a 25 del mes, siguiente al periodo fiscal. Por ejemplo, si el periodo fiscal es enero, entre el 5 al 25 de febrero se debe realizar el cálculo.
El día final del cálculo -el 25 de febrero en el ejemplo- se debe realizar el pago de los impuestos, y 10 días después -el 7 de marzo en el ejemplo- se debe realizar la entrega el documento que sustenta el cálculo. Adicionalmente, se debe entregar luego los documentos contables digitales.
Debido a este proceso el cliente, es decir, Petrobras, requería la creación de un sistema para la extracción y generación de los archivos digitales contables; además, debía cumplir con los requerimientos de la autoridad impositiva de Brasil y asegurar que los datos generados sean consistentes para evitar ajustes posteriores y minimizar el riesgo de multas por la calidad de los mismos.
Esto implicaba ciertos desafíos. Uno de ellos era, por ejemplo, la pertinencia tecnológica ante la realidad de la compañía, pero también se debía de tomar en consideración el cumplimiento de los requerimientos legales en un corto plazo, la integración de los varios frentes involucrados, la integración con otros grandes proyectos de la compañía, y el despliegue de una tecnología sin precedentes en Brasil.
Como era de esperarse, el proyecto se llevó a cabo y dio como resultado una serie de beneficios para el negocio: disponibilidad de los datos para su análisis en tiempo real, identificación y corrección temprana de los problemas en los procesos, cumplimiento de los requerimientos legales de la autoridad impositiva de Brasil, automatización de los procesos de extracción de datos de los sistemas fuente, y generación y envío de los archivos a la autoridad impositiva de Brasil. Además, se consiguió la reasignación de los recursos que se tenían destinados a las tareas manuales de los antiguos procesos ahora automatizados.
La solución proporciona los archivos en aproximadamente cinco minutos, la replicación de los datos ocurre inmediatamente después del evento, y los costos operativos de la compañía se han reducido.
La participación de HANA, sin embargo, no fue la única. También el monitoreo continuo fue otra de las áreas en las que SAP intervino dentro de Petrobras.
El Monitoreo Continuo es la automatización de los procesos de control internos implementados por la gerencia para asegurar que las políticas, procedimientos y procesos de negocios funcionen bien.
Lo que hizo SAP fue la implementación de GRC Process Control, una herramienta mediante la cual la administración de la empresa recibe advertencias tempranas de los potenciales problemas que podrían ocurrir dentro del ámbito del control interno.
Esto ayuda a mejorar el gobierno corporativo de la organización al evitar las violaciones de las reglas de negocio o los procesos principales. También con la solución se pueden evitar ahora pagos duplicados, descuentos inapropiados, y violación de los límites de los presupuestos.
De hecho, la solución reduce el costo del cumplimiento regulatorio y hace más fácil la expansión del alcance de los procesos de cumplimiento, además de monitorear adecuadamente los indicadores de desempeño del negocio y optimizar el ciclo de gestión del riesgo.
Franca Cavassa, CIO Perú