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Reportajes y análisis

Software de colaboración para pequeñas empresas: Seis buenas elecciones

[05/12/2013] El software de colaboración permite compartir ideas de negocio e información entre las personas y en toda una organización. En una época en la que los contratistas y los trabajadores a distancia son la norma para las pequeñas empresas, es fácil ver por qué el software de colaboración puede ayudar a conectar a las personas y la información cuando más se necesita.
El software de colaboración permite la comunicación, pero hay muchos otros beneficios a considerar: Mejora de la gestión de proyectos, da un mejor flujo de trabajo, mejora la gestión de la facturación y el conocimiento de que los empleados y los socios tienen acceso inmediato a la información crítica para el negocio y los documentos cuando lo necesitan.
Muchos sistemas de colaboración están diseñados para satisfacer las necesidades de la mayoría de las pequeñas empresas. Muchos son también accesibles al bolsillo, disponibles como aplicaciones alojadas en la nube que las empresas cobran en función del número de empleados que utilizan el software.
Aquí hay seis opciones con todas las funciones para cualquiera que quiera invertir en software de colaboración de la pequeña empresa. La mayoría se integra con sus herramientas existentes de productividad de oficina y de comunicación; en caso contrario, pueden migrar los datos existentes de una serie de fuentes y programas.
AffinityLive: Indexa a todos los clientes e interacciones
AffinityLive es un sistema empresarial personalizable diseñado para ayudar a las empresas en la gestión de clientes y proyectos. Ofrece herramientas para organizar los contactos de negocios, correo electrónico y calendarios, así como para compartir información y documentos con sus colegas.
AffinityLive puede ayudar a las pequeñas empresas para que organicen sus contactos de negocios y compartan información desde un índice central.
 
Las características clave incluyen el seguimiento de tareas, gestión de proyectos, programación, integración de contabilidad y el correo electrónico, las notas y la colaboración. Los usuarios pueden crear un índice central de todas las interacciones de los clientes de correo electrónico, almacenadas en contra de la venta, proyecto, problema o cliente con el que se relacionan. AffinityLive se integra con herramientas de negocio en línea, como Google Apps, Exchange Server, Yammer, Intuit, Twitter y MailChimp.
Precio: AffinityLive ofrece planes desde 29 dólares por usuario al mes, con su primera plataforma de nubes a partir de 59 dólares por usuario al mes.
Box: Centralice, comparta datos en línea
El servicio Box ofrece compartir en línea y colaboración para cualquier negocio, desde las pequeñas oficinas de las escuelas a los departamentos empresariales de TI. Utilizando Box puede almacenar de forma segura el contenido en línea para acceder, gestionar y compartirlo desde cualquier lugar.
La función de colaboración de proyectos está diseñada para centralizar archivos en un solo espacio de trabajo en línea para que los compañeros de trabajo, contratistas o cualquier otra persona a quien le otorgue acceso pueda ver, editar o cargar archivos y colaborar en proyectos o tareas específicas. Las cuentas de negocios y empresarial de Box, por su parte, proporcionan un lugar central para las ventas y las perspectivas para compartir información crítica. Box integra Salesforce.com, Google Apps y otros servicios empresariales.
Precio: Los planes de negocio que ofrecen contenido de la colaboración y la gestión de usuarios comienzan a partir de 15 dólares por usuario al mes. Un plan para empezar a cinco dólares por usuario al mes también está disponible.
DeskAway: gestión de proyectos basado en web
El software de colaboración de proyectos basado en web, DeskAway ayuda a sincronizar los diferentes equipos en su negocio, proporcionando una ubicación central para organizar, gestionar y rastrear trabajo. La aplicación ofrece respaldo seguro en línea y tiene permiso para darle a los usuarios control sobre qué información es privada, pública o compartida.
El equipo de DeskAway permite que las pequeñas empresas añadan rápidamente a los usuarios y permitan el acceso a los proyectos en los que está involucrado el individuo.
 
Con DeskAway, puede gestionar la actividad del grupo como proyecto y seguirla en línea, registrar los cambios y los hitos del proyecto, establecer tareas recurrentes, seguir las hojas de vida de los empleados, compartir documentos y archivos, y también añadir comentarios y asignar tareas dentro de DeskAway o del correo electrónico. El software automáticamente produce análisis e informes y se integra con una serie de herramientas, como Google Apps, Freshbooks, Twitter y Facebook.
Precio: Las cuentas profesionales para 20 usuarios comienzan en 25 dólares por mes y llegan hasta los 179 dólares por mes para los usuarios y proyectos ilimitados.
Google Apps: Colaboración con Ediscovery, Archivo
La suite de productividad Google Apps, basada en la nube, ayuda a que los equipos se conecten y realicen su trabajo desde cualquier lugar en cualquier dispositivo. La suite incluye Gmail, Calendar, Docs, hojas de cálculo, diapositivas y Google Drive para almacenar y compartir documentos en la nube.
Con Google Apps, puede compartir archivos y carpetas de documentos con individuos, clientes o con todo el equipo. Varias personas pueden trabajar en el mismo documento al mismo tiempo y ver los cambios que otros hacen. Otras característicaso de Google Apps for Business incluye características de Google Hangouts (para chats grupales y videoconferencias) y Google Vault (una herramienta opcional de archivo y e-discovery).
Precio: Google Apps para empresas cuesta cinco dólares por usuario al mes. Google Apps for Business con Vault comienza en 10 dólares por usuario al mes.
Huddle: Colaboración de equipo
El software de colaboración basado en la nube, Huddle, le permite compartir archivos con colegas, colaborar en el contenido y conectarse con las personas que contribuyen a un proyecto. Las características incluyen un tablero de instrumentos de colaboración para darle a los usuarios acceso inmediato a información importante, el intercambio seguro de archivos y almacenamiento, una pista de la actividad que registra automáticamente un historial de lo que hace el usuario, y versiones de documentos. Huddle también utiliza la tecnología inteligente de recomendación para proporcionar contenido actualizado a los dispositivos móviles. El software se puede utilizar para compartir y administrar archivos, administrar tareas y personas y compartir y realizar un seguimiento de las presentaciones basadas en la Web.
La pantalla de gestión de tareas de Huddle le permite fácilmente crear, asignar y editar tareas individuales o de equipo.
 
Precio: El plan básico de grupo de trabajo, que ofrece colaboración con el contenido del equipo, comienza en 20 dólares por usuario al mes. Los planes de uso empresarial e ilimitado también están disponibles.
Microsoft Office 365: Aplicaciones familiares de Office en la nube
Si sus empleados están familiarizados con la suite de productividad de Microsoft, Office, entonces Office 365 es digna de consideración. Esta versión basada en web de Microsoft Office se ejecuta en la nube solo en las versiones móviles y en los navegadores, dándole a las empresas un sitio para administrar y compartir correo electrónico y documentos del negocio. Las últimas versiones de los documentos están siempre disponibles en línea, y hay muchas opciones para el seguimiento de los cambios y para compartir.
Office 365 también ofrece gestión para equipos de proyectos, videoconferencias en línea, pantalla compartida y mensajería instantánea utilizando la aplicación web alojada de Lync. También están disponibles correo electrónico alojado y almacenamiento en línea. Las versiones actualizadas de Office 365 también ofrecen versiones de escritorio de Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Lync, Access Publisher y Lync.
Precio: Office 365 para pequeñas empresas cuesta desde 5,10 dólares por usuario al mes. Ofrece versiones basadas en web de las aplicaciones de Office. Los planes con actualizaciones incluyen versiones de escritorio de las aplicaciones de Office.
Vangie Beal, CIO (EE.UU.)