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Reportajes y análisis

Cuatro soluciones de gestión de servicios de campo

Para mantener sus puestos de trabajo encaminados

[16/12/2013] La gestión de una empresa de servicios de campo puede ser una pesadilla logística. Si no tiene un sistema adecuado para el seguimiento de las facturas y los pagos, podría estar perdiendo ingresos de facturas perdidas o tardías. Peor aún, los empleados pueden ser capaces de embolsarse fácilmente dinero de los clientes, o irse con el inventario o equipos de la empresa. Y el servicio al cliente puede verse afectado si no tiene un sistema de gestión de relaciones con clientes (CRM) que almacene información de contacto e historial de servicios. Afortunadamente, hay muchas opciones para ayudar a simplificar el proceso para cualquier tipo de negocio de servicios de campo, ya sea que se dedique a la limpieza de ventanas, plomería, reparación de electrodomésticos, o soporte de TI.
Aquí se revisan cuatro diferentes soluciones para la gestión de servicios de campo, todas ofrecen pruebas gratuitas con precios que comienzan en los 39 dólares/mes e incluso una solución totalmente gratuita.
Mhelpdesk
Mhelpdesk ofrece una prueba gratuita de 14 días, luego los precios comienzan en 75 dólares al mes para el primer usuario y 25 dólares al mes por cada usuario adicional. En la primera sesión se le pedirá que complete una configuración basada en asistentes. Permite la importación de datos de los clientes a través de CSV (con sus nombres específicos de campo/cabecera) o QuickBooks.
La creación de servicios y la introducción de inventario de productos es fácil, y permite realizar un seguimiento de precios al por mayor y un reordenamiento. Aunque la lista de productos y servicios se pueden exportar, no se pueden importar los datos.
Mhelpdesk seguimiento de todo, desde la programación a los materiales a la facturación.
 
Al introducir la información del cliente, se pueden definir campos personalizados para todos los datos específicos que desee almacenar. Además, puede fácilmente crear y enviarle al cliente un nombre de usuario y contraseña mediante correo electrónico, con lo que les permite entrar para que vean el historial de servicio.
La creación de órdenes de trabajo se realiza a través de una interfase optimizada que le permite moverse fácilmente desde un estimado de la factura y el pago, con la posibilidad también de ingresar el tiempo y materiales, registros/notas, mensajes para el cliente, y cargar archivos relacionados. Aquí sería genial ver una mayor flexibilidad en la entrada y el seguimiento de campo de la disponibilidad de tecnología y la capacidad de enviar alertas SMS a los trabajadores de campo.
Mhelpdesk ofrece una aplicación móvil gratuita para dispositivos iOS y Android. Puede ver y editar las órdenes de trabajo y los datos del cliente. Ofrece casi la misma funcionalidad que la interfase basada en la web para las órdenes de trabajo, pero la edición de facturas y estimaciones podrían ser más fáciles de usar.
En general es un servicio sólido, que ofrece la mayoría de las características de lo que probablemente necesita. También ofrece una gran disposición y opción de soporte: un único pago de 350 dólares para la ayuda de uno a uno en la personalización del servicio, e incluso la capacitación de los empleados sobre la solución. A pesar de que no proporciona una forma directa para rastrear los tiempos de indisponibilidad de los trabajadores de campo más que ver los trabajos asignados, se puede hacer fácilmente a través de la creación de eventos en el calendario.
Connect2Field
Connect2Field ofrece una prueba gratuita de 14 días, luego de la cual puede contratar el servicio por 65 dólares/mes por cada administrador y 10 dólares al mes por cada trabajador de campo. La documentación en línea le guiará en la configuración inicial. Connect2Field cuenta con la importación y exportación de clientes, productos/servicios, empleos y proveedores. Se requiere que los datos estén en su formato pero ofrece plantillas para copiar o escribir los datos.
Introducir los servicios y los productos no es difícil, aunque sería agradable ver algunos servicios o atributos específicos. Dispone de un gran sistema de seguimiento de inventario que soporta la asignación de artículos a los almacenes con la capacidad de transferirlos entre ellos.
Cuando se crea una orden de trabajo en Connect2Field, la dirección del cliente se verifica y la distancia de viaje aparece.
Agregar clientes y la creación de órdenes de trabajo es sencillo, tanto con mensajes SMS y el correo electrónico para la notificación de alertas a los trabajadores de campo. Las direcciones de los clientes son inmediatamente verificadas y se visualiza la distancia desde su oficina. Sin embargo, con las funciones de calendario y programación no se puede especificar fácilmente la falta de disponibilidad de los trabajadores de campo, además de ver los trabajos asignados o aquellos que están completamente disponibles cuando se han marcado como inactivos. Si un trabajador quisiera ingresar un tiempo de no disponibilidad en el calendario, tendría que crear un trabajo en blanco durante el tiempo deseado.
Los trabajadores de campo pueden acceder a través del navegador web o utilizar una aplicación móvil para iOS o Android. Ellos pueden ver y actualizar los trabajos, introducir pagos, capturar firmas y facturas completas. Una función muy útil es la capacidad para que puedan realizar un seguimiento de su tiempo/distancia de viaje y las veces que trabajan. Las cotizaciones, facturas, órdenes de trabajo y cuestionarios de trabajo son todas personalizables.
Connect2Field ofrece un par de informes para los puestos de trabajo, clientes y trabajadores, además de la posibilidad de crear informes dinámicos personalizados. También ofrece integración con varios sistemas de contabilidad, incluyendo QuickBooks, Saasu, Xero, MYOB y KashFlow. Como Mhelpdesk, Connect2Field también ofrece un portal para clientes, donde pueden iniciar sesión para ver su historial de servicio.
Encontré que Connect2Field es una solución rica en características, a pesar de que carece de la capacidad para que los trabajadores de campo configuren fácilmente el tiempo de no disponibilidad. Ofrece una gran personalización y es compatible con muchos sistemas de contabilidad.
Jobber
Jobber ofrece una prueba gratuita de 30 días, luego de la cual los precios empiezan desde 39 dólares/mes por los dos primeros usuarios y nueve dólares por mes por cada usuario adicional. Un asistente le ayuda a configurar los ajustes básicos, y una sección de cómo empezar le muestra una lista de pasos de configuración. Puede importar y exportar datos de los clientes a través de formatos CSV o vCard.
La creación de productos y servicios es simple, pero no soporta ningún inventario o la funcionalidad de reordenamiento. Sin embargo, sí ofrece el seguimiento de las compras y el reembolso de los empleados. La creación de clientes, trabajos y facturas fue sencillo. Sin embargo, sería bueno si la descripción del trabajo soportara varias líneas de texto y la capacidad de enviar alertas SMS a los trabajadores de campo. Jobber ofrece una función de ruta para ayudar a generar direcciones de conducción y rutas óptimas.
Jobber le permite crear productos y servicios, pero no ofrece la gestión de inventarios.
 
Aunque Jobber no ofrece aplicaciones móviles, su sitio web es amigable con los móviles.
Jobber ofrece un par de informes dinámicos en dinero, servicios, trabajo y clientes. También ofrece algunos complementos gratuitos y de pago para el seguimiento de los gastos, la gestión del tiempo de los trabajadores, pagos electrónicos, optimización de rutas, integración web, QuickBooks sincronización, y más.
En general, Jobber es una solución económica con la mayoría de las características que pueda necesitar, además de carecer de gestión de inventario. A pesar de que no proporciona una forma directa para rastrear los tiempos de indisponibilidad de los trabajadores de campo que no sea la de ver los trabajos asignados, esto se puede hacer fácilmente a través de la creación de eventos en el calendario.
AceRoute
AceRoute es actualmente un servicio gratuito, pero ofrece un conjunto limitado de características en comparación con las otras soluciones. No proporciona el asistente de configuración, pero las preguntas frecuentes (FAQ) le guían a través de la configuración inicial. A pesar de que ofrece la importación de datos (a través de CSV o QuickBooks), para la exportación, solo ofrece la impresión de datos.
Puede crear servicios y productos, pero es un sistema simple con ningún inventario o seguimiento de pedido. Ingresar los datos del cliente y la programación de citas es fácil, y ofrece retroalimentación y validación de direcciones de Google. Su optimización de rutas inteligente puede generar automáticamente las mejores rutas para múltiples puestos de trabajo en un día si los tiempos en el sitio son flexibles. Aunque puede generar e imprimir informes de facturación que muestran partes y mano de obra para los trabajos, no soporta plenamente la facturación y puede que tenga que introducir los datos en otro sistema de facturación.
AceRoute genera las mejores rutas para múltiples puestos de trabajo en un día.
 
AceRoute no proporciona ninguna aplicación móvil y su interfase web no está optimizada para dispositivos móviles, por lo que las actualizaciones en el campo de trabajos sería mejor hacerlas a través de una computadora de escritorio o portátil.
Encontré que AceRoute es una solución simple y económica para las empresas muy pequeñas. A pesar de que carece de muchas características, todavía puede trabajar para las grandes empresas con otro sistema de facturación y con aquellas que no requieren acceso móvil para los datos de empleo en el campo.
Eric Geier, PC World (EE.UU.)