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Casos de éxito

La transformación de Montana

Aplicaciones para la fuerza de ventas y trazabilidad de los productos

[21/01/2014] Hace cuatro meses Montana inició un proceso de cambio que la llevaría a poder desarrollar procesos de trabajo desde cualquier lugar. Los tiempos han cambiado y era necesario que la firma ingrese al mundo de los dispositivos móviles, específicamente de las tabletas.

La empresa inició entonces un cambio que consistía en dotar a su fuerza de ventas con una tableta para que desde ahí no solo pudiera ver su correo electrónico, sino también ingresar órdenes e incluso determinar el estado de un pedido. La experiencia fue positiva para la compañía; sin embargo, es tan solo la primera etapa de su proyecto. Y no es el único proyecto.

Masashi Takahashi, gerente de Tecnología de Información de Montana.

Movilidad para la fuerza de ventas
La necesidad era evidente, ya que con el sistema convencional que se manejaba en la empresa los vendedores no podían acceder a su información directamente, debían realizar una llamada para hacer la consulta e informarle al cliente que visitaban. Lo que se desea son operaciones en tiempo real.

En verdad, la única forma en que la fuerza de ventas consumía un servicio de TI era estando dentro de Montana. Eso limitaba su accionar en campo, señala Masashi Takahashi, gerente de Tecnología de Información de Montana, quien gestionó la última etapa de la implementación.

La empresa entonces conformó un equipo de cinco programadores al mando de un jefe que se encargarían de realizar el desarrollo in house de la herramienta. Por otro lado, adquirió 80 tabletas con acceso 3G como dispositivos para la fuerza de ventas.

El equipo de desarrollo creó un portal en .NET que puede ser consultado a través de web por los vendedores, y desde el cual se puede acceder a la información que ellos requieran. Igualmente, pueden acceder a su correo electrónico utilizando también el navegador.

El que se haya decidido conformar un equipo y no evaluar una herramienta ya creada le permitió ahorrar tiempo y ofrecer la solución en pocos meses.

El proyecto nos tomó tres meses implementarlo, fue un desarrollo in house porque evaluar una herramienta nos iba a tomar mucho más tiempo y la inversión iba a ser mucho mayor, afirma Takahashi.

Ahora los vendedores pueden acceder a la información a través de web y han comenzado a percibir los beneficios que la herramienta les ha proporcionado. Como señala el ejecutivo, gracias a esta implementación.

Hoy en día cotizamos tres veces más rápido que antes, estamos dando respuestas hasta cinco veces más rápido que antes, estamos imprimiendo menos papeles que antes -porque todo ahora es a través de un flujo de aprobación electrónico-, y nos ha servido, al momento de mapear los procesos, para detectar los puntos que se tienen que mejorar en el flujo de la información, indica el ejecutivo.

Quizás el desafío más grande que hayan tenido que enfrentar fue el paso tan rápido -en solo tres meses- del papel a las tabletas.

Los primeros meses solo usaban correo. Lo que pasa es que se dieron pasos muy rápidos, de una agenda en papel y computadora a una tableta. Hubo muchos temas, pero cuando vieron todo el potencial que tiene el sistema, pusieron su mejor esfuerzo por adaptarse. Además, comienzan a ver que pueden hacer más negocios con el sistema; lo ven más atractivo, comenta el ejecutivo.

El portal fue el desarrollo de una primera etapa. En una segunda etapa, que se iniciará en febrero, van a crear aplicaciones para que los vendedores puedan acceder a la información a través de una aplicación en Android. Con la primera etapa se van a determinar cuáles funciones son las más consumidas, y éstas serán las que conformen la nueva aplicación que se va a desarrollar.

Además, como siguiente paso, se tiene planeado ofrecer la aplicación a los socios comerciales de la compañía, para que desde ella también puedan realizar pedidos y otros procesos y así agilizar el negocio, aún más.

La trazabilidad de la información
La movilidad no fue el único proyecto que está llevando a cabo Montana. Desde hace aproximadamente un año, Montana comenzó a definir proyectos para trazar la información de los productos que adquieren como materia prima.

Hace un año las áreas de abastecimiento, gestión de la calidad y planificación comenzaron a crear soluciones para poder realizar la trazabilidad de la información; sin embargo, eran esfuerzos que no se comunicaban. El proyecto los ha agrupado en un esfuerzo común que ya ha dado como fruto una primera etapa.

Como en el caso anterior, el equipo de desarrollo interno ha generado una herramienta desde la cual se puede apreciar dos módulos que entregan dos tipos de información: la documentación técnica de la materia prima y el análisis de calidad de esa materia prima.

Esta primera etapa concluyó en setiembre del año pasado y es también una consecuencia del hecho de que Montana haya ganado la certificación FSSC 22000, que es la ISO 22000 de la industria alimentaria.

En mayo, Montana planea concluir con la segunda etapa del proyecto que consistiría en crear una plataforma unificada para la información.

No solo es útil para la información interna y tener la tranquilidad de que estamos trabajando con productos de calidad, sino también para que nuestros clientes accedan a esa información, pues nuestros productos son insumos para ellos. Entonces, apuntamos a que esa información también la compartamos con los clientes. Eso nos va a dar una ventaja competitiva muy importante, indica Takahashi.

El futuro
En el camino, Takahashi también comparte otros proyectos que podría implementar Montana. Uno de ellos consiste en reemplazar los códigos de barras con etiquetas RFID; además, van a trabajar en la implementación de un proyecto de continuidad del negocio y seguridad de la información. Aunque por el momento Montana se encuentra evaluando Office 365.

Montana es una empresa peruana con presencia también en Chile y Ecuador. Y aunque, por lo pronto, cada quien baila con su propio pañuelo, llegará el día en que los países no solo compartan las aplicaciones que se crean en el Perú, sino también incluso su infraestructura.

Montana se encuentra en estos momentos mejorando su infraestructura para poder servir mejor a sus 450 usuarios en el Perú, pero también podría en el futuro utilizar esa misma infraestructura para convertirse en un hub de la empresa y atender también a los 60 usuarios de Ecuador y a los 100 de Chile.

Esta empresa, que se encuentra enfocada en el desarrollo y aprovisionamiento de insumos y soluciones productivas para los sectores alimenticio, farmacéutico y agropecuario, cumple 50 años este año y por ello era tiempo de un cambio TI.

Jose Antonio Trujillo, CIO Perú