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Reportajes y análisis

Ocho consejos para organizar su oficina

Y para organizarse para una mejor productividad

[29/01/2014] ¿Pasa más tiempo buscando documentos, suministros, correos electrónicos o el cargador de su teléfono, del que pasa trabajando? Si eso es así, está perdiendo productividad valiosa. Sin embargo, la buena noticia es que volver a la pista necesita poca planificación, compromiso y consistencia.
Estas ocho recomendaciones fueron seleccionadas por la National Associatios of Professional Organizers (NAPO), y Simplify Me Now puede ayudarlo a transformar su lugar de trabajo de algo súper estresante a algo sereno, y ayudar a aumentar su productividad haciendo que sea mucho más fácil encontrar archivos, documentos, suplementos y mantener los proyectos y plazos en curso.
1. Purgar el espacio de trabajo
Enfrentémoslo. Si está leyendo esto, es porque probablemente está luchando por controlar el caos de su espacio de trabajo. Pero, ¿por dónde comenzar?
Según la NAPO, el primer paso a seguir es deshacerse de todo lo innecesario. Revise esos montones de papeles y deshágase de los duplicados. Limpie los cajones de su escritorio y bote (o recicle) todo lo que no ha usado en los últimos seis meses.
Cuando solo tenga los objetos necesarios y haya removido todos los excedentes, podrá organizar fácilmente lo que falta.
2. Reordene su oficina
Luego, evalué la distribución de los muebles en su espacio recién purgado, basándose en su manera de trabajar. Si tiene que pararse cada vez que necesita botar algo o reemplazar un archivo, es muy probable que su escritorio y el piso se conviertan en un tacho de basura, señala NAPO. Reordene los muebles, archivos y los tachos de basura para que sea mucho más fácil acceder a ellos.
3. Organice su escritorio
Conserve solo los suministros y los gadgets que necesita diariamente en su escritorio y manténgalos cerca, para que los pueda alcanzar cuando los necesite. Actualmente, en este mundo tan digital, probablemente no necesitará tener un vaso lleno de lápices, lapiceros y liquid paper, según la NAPO, pero lo que sí debe tener al alcance de la mano es su computadora, teléfono, unos cuantos lapiceros, una libreta de notas y un engrapador.
Patty Kreamer, una entrenadora de organización certificada, autora, oradora y presidenta de Kreamer Connect, señala que hay que pensar en ello como si fueran círculos de amigos.
Los elementos que más usa deberían de estar muy cerca a usted, al alcance de su mano; los elementos que usa menos seguido (cada mes o periódicamente) deberían estar cerca, pero para acceder a ellos deberá pararse; y los elementos que casi nunca o nunca usa, pero que debe conservar, deberían estar fuera de su oficina, señala.
Simplify Me Now sugiere la creación de un sistema de flujo de trabajo para cualquier documento nuevo o entrante. Una bandeja de entrada es para los artículos que aún no han sido revisados; y un in-process box o el recuadro para los trabajos en curso, es para los artículos en los que está trabajando; y su sistema de archivo (ver el siguiente consejo) o los recipientes de basura se harán cargo de los elementos conforme los vaya terminando.
Tenga cuidado de no revisar los documentos y colocarlos nuevamente en su mesa. Tome una decisión, tome acción y siga adelante. Por supuesto, cuando esto no es inmediatamente posible, señala Kreamer, pase al siguiente paso y ponga el documento ahí. No se trata de donde lo ponga, sino de en donde lo busca, agrega.
4. Desarrolle un sistema de archivo
No existe ni bien ni mal cuando se trata de desarrollar un sistema de archivos, siempre y cuando coincida con su forma de trabajar y pueda ser mantenido fácilmente, señala Kreamer. Dependiendo de sus preferencias personales, puede archivar en orden alfabético, por proyecto, por cliente, o cualquier otro método que funcione.
La NAPO sugiere usar el mismo método tanto para papeles electrónicos como para los físicos. Regularmente clasifique, archive y purgue documentos electrónicos y físicos para evitar el desorden.
Una lista maestra (índice) de los nombres de los archivos puede ayudarlo a evitar crear duplicados a la hora de agregar nuevos archivos, y ayudarlo a mantener la organización de los nuevos archivos, clientes y proyectos. Asimismo, es una gran herramienta para que otros utilicen en su ausencia, anota Kreamer. No más llamadas de ¿Dónde está ese archivo…? que interrumpen sus vacaciones.
Conserve los documentos recientes al principio del archivo para poder acceder a ellos más rápidamente, y asegúrese de revisar la política de retención de registros de su compañía para asegurarse de que no está botando a la basura registros muy importantes. Archive los documentos más antiguos en cajas o invierta en un scanner digital para almacenar los documentos de forma electrónica.
5. Gestión del tiempo
No importa que esté utilizando un cuaderno y un lapicero, un software de PC o una aplicación en su smartphone, manteniendo en ejecución una lista de cosas por hacer, se asegurará de que está a tiempo para todas sus reuniones y que está dentro del plazo de tiempo para entregar cualquier trabajo, señala la NAPO.
Separe al menos una hora al día para concentrarse en sus proyectos, y la NAPO sugiere asignar el doble de tiempo para cada tarea por todas las interrupciones. Kreamer recomienda hacer un seguimiento de su tiempo por una semana para tener una mejor idea de cuánto tiempo le toman algunas tareas antes de comenzar a programar estrictamente su tiempo.
Y si está usando un smartphone o alguna herramienta electrónica, asegúrese de que se ha sincronizado, señala Kreamer. No hay nada más inútil que un Android o iPhone que no le habla al calendario de su computadora o que no se sincroniza. La tecnología es tan simple que muchos simplemente la ignoran, agrega.
Dividir los grandes proyectos en pasos más pequeños y programar el tiempo en el día para trabajar en cada uno de estos pasos, puede significar un trabajo corto con tareas muy largas. Para eso, tiene que programarse, anota.
Sorprendentemente, la herramienta más descuidada y olvidada a la hora de gestionar y organizar el tiempo es el calendario. He hablado con miles de audiencias y he trabajado con muchos clientes en sus oficinas, y he encontrado que el hecho de planear y organizar no es una parte importante de su día. La mayoría de personas que planean, lo hacen solo para reuniones y citas. No programan el tiempo que necesitan para realizar un trabajo. Crean una lista de cosas por hacer en un papel o en sus cabezas, pero nunca piensan ni planean cómo hacerlas y llevarlas a cabo. Así, la lista de tareas se convierte en una lista que todos quieren evitar, señala Kreamer.
6. Haga un horario
Programe y organice su tiempo en su lista de cosas por hacer para poder enfrentarse correctamente a los mensajes y devolver las llamadas telefónicas. La NAPO sugiere hacer esto tanto en la mañana como en la tarde para una mayor eficiencia.
Ponga una alarma para cada incremento de 10 o 15 minutos y haga lo que tenga que hacer como si estuviera en una carrera y contra el reloj. Todos sabemos que el tiempo más efectivo es 15 minutos antes de tener que salir a una reunión o cita, señala Kreamer. A eso se le llama un plazo límite -esos 10 o 15 minutos de plazo límite pueden traer increíbles resultados.
Escriba en su agenda cada llamada telefónica que hace para que no se olvide de algunas cosas importantes, y si tiene que dejar algún mensaje, escriba exactamente la respuesta que necesita para que los demás puedan traerle la información exacta necesaria para completar su tarea.
7. Organice digitalmente
Ser organizado electrónicamente es tan importante como ser organizado físicamente, señala la NAPO. Cree diferentes folders y sub folders en la bandeja de entrada de su correo electrónico para cada cliente y proyecto. Así, cuando le lleguen nuevos correos electrónicos pueda organizarlos y archivarlos en el folder apropiado.
Si tiene un atraso de mensajes en la bandeja de su correo electrónico, cree folders para cada año y arrastre todos los correos electrónicos a su folder respectivo. Asimismo, no deje que hayan correos electrónicos sueltos en su bandeja de entrada a menos que esté trabajando con ellos, señala Kreamer. Una bandeja de entrada solo debe contener correos electrónicos en los que se está trabajando o que requieran acción. No es una unidad de almacenamiento.
El almacenamiento de documentos digitales debería ser configurado para que refleje su sistema de archivos físicos, con folders y sub folders para almacenar documentos y proyectos. Para los materiales archivados, un proveedor de almacenamiento con base en la nube puede ser una gran manera de almacenar proyectos completos que no necesita usar a diario.
Finalmente, Kreamer señala que es necesario minimizar distracciones. Apague todas las posibles notificaciones del correo electrónico: el sonido, el ícono de carta en el área de notificaciones, el cambio en el cursor del mouse y especialmente la alerta en el escritorio de Nuevo Correo Electrónico que aparece y desaparece, anota. Puesto que ha configurado tiempos específicos para revisar y responder los correos electrónicos, todas estas notificaciones le serán inútiles. No va a creer la cantidad de tiempo que va a ahorrar, agrega.
8. Convierta su jornada de trabajo en un ritual
La organización no es una propuesta de un día y ya, se acabó. Debe mantenerse al día con la afluencia de documentos, archivos, proyectos y comunicaciones. Cuando haya terminado el trabajo del día, dedique 15 minutos de su tiempo a actualizar su lista de cosas por hacer y los proyectos de archivo completados. Eso hace que llegue al trabajo al día siguiente y encuentre todo limpio, ordenado y fresco como para comenzar un día excelente.
Sharon Florentine, CIO (US)